Avtal om överföring

Har din organisation en eller flera digitala materialhelheter som med stöd av arkivlagen (831/1994) ska arkiveras (i beslutet "förvaras varaktigt") och vars informationsinnehåll inte längre behöver ändras? Vi ber dig att avtala om överföring genom att kontakta Riksarkivet (formuläret på finska) och på förhand ta del av överföringsavtalet och överföringsplanen.

Beakta dessa frågor innan du avtalar om överföringen

Det material som ska överföras ska ha ett aktuellt gallringsbeslut av Riksarkivet om den dokumentinformation som ska arkiveras och om varaktig förvaring av informationen enbart i digitalt format.

Materialet kan vara offentligt eller åtkomstbegränsat och innehålla personuppgifter, särskilda kategorier av personuppgifter eller personuppgifter om fällande domar i brottmål och överträdelser. Säkerhetsklassificerat material kan dock inte överföras till tjänsten.

Överföringsavtal och överföringsplan fastställs i samarbete

Överlåtaren och Riksarkivet tecknar ett överföringsavtal (pdf) om överföring, förvaring eller arkivering samt om ansvar för informationstjänster. Som stöd för diskussionen används Riksarkivets dokumentmodeller för överföringsavtal och överföringsplan.

Utöver överföringsavtalet ska överlåtaren upprätta en överföringsplan (word) med specificerat material, schema för överföringen och andra uppgifter som är relevanta för materialet. Överföringsplanen är färdig när tjänsten för digital arkivering har godkänt den.

• I överföringsplanen ska överlåtaren också ange faserna i förvaringen och arkiveringen av materialet (pdf, på finska), framför allt tidpunkten när arkiveringen början och åtkomstbegränsningarna för materialet.
• Den personuppgiftsansvarige för materialet fastställs utifrån huruvida materialet är i förvaringsskedet eller i arkiveringsskedet (EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679). Den personuppgiftsansvarige ansvarar för informationstjänsten i anknytning till materialet och för kontrollen av säkerheten i informationsmaterialet.

Överlåtaren tar också fram beskrivningsuppgifter om materialet och eventuell annan kompletterande dokumentation. I diskussionerna kommer parterna även överens om andra administrativa frågor kring överföring av material.

Riskbedömning

Långvarig eller varaktig förvaring och arkivering av ursprungligen digitalt informationsmaterial kan medföra olika risker. Riskerna kartläggs alltid från fall till fall om överlåtaren eller Riksarkivet anser att det är nödvändigt. Börja med att fylla i riskbedömningsblanketten (excel).

Material som ska överföras och överföringsposter

När det material som ska överföras har specificerats i överföringsplanen mellan Riksarkivet och överlåtaren, avtalar parterna närmare om materialet utgör en eller flera överföringsposter, dvs. en logisk materialhelhet. Att uppdela materialet, till exempel i årliga helheter, kan vara en motiverad lösning. Varje överföringspost utgör ett eller flera överföringspaket.