Avtal om överföring

Har din organisation en eller flera digitala materialhelheter som med stöd av arkivlagen (831/1994) ska förvaras varaktigt, dvs. arkiveras enligt informationshanteringslagen, och vars informationsinnehåll inte längre behöver ändras? Vi ber dig att avtala om överföring genom att kontakta Riksarkivet (formuläret på finska) och på förhand ta del av överföringsavtalet och överföringsplanen.

Beakta dessa frågor innan du avtalar om överföringen

Det material som ska överföras ska ha ett aktuellt gallringsbeslut av Riksarkivet om den dokumentinformation som ska arkiveras och om varaktig förvaring av informationen enbart i digitalt format eller i digitalt och analogt format om det är fråga om material med kulturhistorisk värde.

Materialet kan vara offentligt eller åtkomstbegränsat och innehålla personuppgifter, särskilda kategorier av personuppgifter eller personuppgifter om fällande domar i brottmål och överträdelser. Säkerhetsklassificerat material kan dock inte överföras till tjänsten.

Överföringsavtal och överföringsplan fastställs i samarbete

Först tecknar överlåtaren och Riksarkivet ett överföringsavtal (pdf) om överföring, förvaring eller arkivering enligt livscykeln för informationsmaterial samt om ansvar för informationstjänster. Överföringsavtalet är inte materialspecifikt utan gäller för överföraren. Man kan göra flera överföringar Inom ramen för samma överföringsavtal.

Överlåtaren ska upprätta en överföringsplan (word, på finska) för informationsmaterial som ska överföras. I planet beskriver man material, schema för överföringen och andra uppgifter som är relevanta för materialet.

• I överföringsplanen ska överlåtaren också ange livscykelfasen av informationsmaterialet (pdf), framför allt tidpunkten när arkiveringen början och åtkomstbegränsningarna för materialet.
• Den personuppgiftsansvarige för materialet fastställs utifrån huruvida materialet är i förvaringsskedet eller i arkiveringsskedet (EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679). Den personuppgiftsansvarige ansvarar för informationstjänsten i anknytning till materialet och för kontrollen av säkerheten i informationsmaterialet.

Överlåtaren tar också fram beskrivningsuppgifter om materialet och eventuell annan kompletterande dokumentation. I diskussionerna kommer parterna även överens om andra administrativa frågor kring överföring av material.

Riskbedömning

Långvarig eller varaktig förvaring och arkivering av ursprungligen digitalt informationsmaterial kan medföra olika risker. Riskerna kartläggs alltid från fall till fall om överlåtaren eller Riksarkivet anser att det är nödvändigt. Ta del av riskbedömningsblanketten (excel) och bedöm behovet av att fylla i den för varje informationsmaterial.

Material som ska överföras och överföringsposter

När det material som ska överföras har specificerats i överföringsplanen mellan Riksarkivet och överlåtaren, avtalar parterna närmare om materialet utgör en eller flera överföringsposter, dvs. en logisk materialhelhet. Att uppdela informationsmaterialet, till exempel i årliga helheter, kan vara en motiverad lösning. Varje överföringspost utgör ett eller flera överföringspaket.