Begrepp
I det här avsnittet förklaras de centrala begreppen. Begreppen förklaras kort i tabellen och vid behov ges en hänvisning till att läsa mer på styrningshelhetens sidor. Där förklaras begreppet i en mer omfattande kontext som anknyter till begreppet.
Klassificeringssystem för handlingsserier och -grupper som ska arkiveras.
Läs mer i styrningshelheten under Arkivschemat visar arkivets struktur.
Förteckning som möjliggör fysisk hantering av informationsmaterial som ska arkiveras och vid behov även förvaras under en lång tid.
Sammanslutning (ämbetsverk, inrättning, organisation e.d.) eller privatperson, dvs. en aktör vars uppgifter ger eller har gett upphov till en eller flera materialhelheter.
Bevarandeanalysen är en process för livscykelhantering av en handling där man fastställer vilka handlingar som arkiveras (förvaras varaktigt) och vilka handlingar som förvaras en viss tid samt hur länge de handlingar som förvaras en viss tid ska förvaras.
En klienthandling är en handling enligt 5 § 1 och 2 mom. i offentlighetslagen som innehåller klientuppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata (lagen om klienthandlingar inom socialvården 254/2015, 3 §).
En handling är beviskraftig information. Aktören har producerat eller tagit emot denna information som en del av sina uppgifter och förvarar informationen både som en informationsresurs och som bevis. En handling är en helhet av innehåll, struktur/uttryck och kontext. Den kan vara en skriftlig eller illustrerad framställning (informationsinnehåll) eller en framställning som åstadkommits elektroniskt eller på något annat motsvarande sätt och som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt förstås med tekniska hjälpmedel.
Varaktig förvaring innebär i fråga om behandling av personuppgifter att informationen ska förvaras för sitt ursprungliga användningsändamål så att den inte förstörs eller överhuvudtaget arkiveras i egentlig mening. För förvaringen ska då finnas en varaktig grund som anger intressena, rättigheterna eller skyldigheterna. (lagen om informationshantering, RP 284/2018 rd, s. 110).
Termen varaktig förvaring som används i arkivlagen innebär arkivering i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och lagen om informationshantering.
Gallring innebär verkställande av en bevarandeanalys. Den omfattar till exempel följande åtgärder:
- åtskiljande av arkiverade handlingar och handlingar som ska förvaras en viss tid
- utgallring/förstöring av handlingar efter förvaringstidens utgång
Läs mer i styrningshelheten under Gallring och förstöring (utgallring).
Riksarkivets beslut om vilken dokumentinformation som ska arkiveras och i vilken form.
Läs mer i styrningshelheten under Vad är ett gallringsbeslut.
Utgallring (förstöring) är fysisk (inkl. teknisk) förstöring av en handling som ska förvaras en viss tid samt förstöring av den analoga formen (uttrycket) på en handling som ska arkiveras.