Förvaringsmaterialets betydelse ökar ju längre materialet ska förvaras. När det gäller analoga handlingar som ska arkiveras och vilkas förvaring i regel ska säkerställas för evigt, ska särskild uppmärksamhet fästas vid vilka slags skyddsmaterial som används.
Kraven på skyddsmaterial gäller enligt arkivlagen (813/1994) endast handlingar som ska arkiveras.
Riksarkivet upprätthåller inte längre förteckningar över arkivbeständiga material.
Med arkivbeständiga material avses till exempel material som anknyter till produktion av pappershandlingar, såsom kvaliteten på papper och bläck eller skrivredskap och andra redskap med vilka man strävar efter att garantera att materialet och anteckningar som görs i det bevaras. Skyddsmaterialen ingår också i den breda definitionen av arkivbeständigt material. Som de säger skyddar de informationsmaterialet. Olika skyddsmaterial är till exempel skyddspapper/aktomslag, arkivboxar och arkivlådor.
Vilka anvisningar ges om arkivbeständiga material?
I Finland har man redan länge, ända sedan 1800-talet, ställt krav på de papper och skrivmateriel som myndigheterna använder. Enligt arkivlagen (831/1994, 11 §) ska framställningen av handlingar och lagringen av information som ska förvaras varaktigt ske med användning av material och metoder för långtidsförvaring. Kravet i arkivlagen gäller således endast handlingar som ska arkiveras.
Enligt arkivförordningen från 1982 (1012/1982) överfördes ansvaret för att bestämma arkivbeständigheten till Riksarkivet. Riksarkivet skulle årligen publicera en förteckning i den officiella tidningen över arkivbeständiga papper och skrivmateriel som undersökts vid Statens tekniska forskningscentral (VTT).
Testkraven ändrades i början av 2000-talet så att arkivbeständigheten i Finland endast undersöktes enligt den internationella standarden ISO 11798. Fortfarande godkändes endast tester utförda av VTT i arkivverkets årliga beslut om arkivbeständighet.
Då Finlands anslöt sig till Europeiska unionen ändrades principerna för meddelande av bestämmelser om arkivbeständighet. EU:s rättsakter förutsatte principer för fri handel och reciprocitet, enligt vilka även tillämpningen av utländska standarder måste beaktas som ett tekniskt krav. Testerna ska utföras av ett ackrediterat (dvs. som godkänts av en opartisk aktör) forskningsinstitut som verkar inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Turkiet.
Innan en produkt beställs ska den som gör upphandlingen själv försäkra sig om att produkten uppfyller kraven på arkivbeständighet.
Skyddsmaterial
När handlingarna fortfarande finns i handarkivet, i ämbetsverkets kontorslokaler och behandlas relativt ofta, ska förvaringsutrustningen vara lätt att använda. I sådana fall kan man använda mappar eller fodral med en fästmekanism, hängmappar eller kartoteklådor för förvaring. Handlingar som överförts till slutarkivet förvaras oftast i arkivboxar.
Bild: Namngivna arkivboxar av olika storlek. (Riksarkivet)
Förvaringsenheterna (inbundna band, boxar eller lådor) förses med etiketter på vilka arkivbildarens namn, handlingsseriens namn, tidsomfång, skyddsklass samt enhetens övriga identifikationsuppgifter och eventuellt år då handlingen förstörts har antecknats. Papper och lim som används för att fästa etiketterna ska vara neutrala till sin surhet. Då det gäller färdiga etiketter ska dessa egenskaper säkerställas. Det ska också testas att etiketterna sitter fast. Märkningarna på etiketterna ska göras med en arkivbeständig metod.
En bra arkivbox skyddar handlingarna
Arkivboxen ska skydda handlingarna mot damm, ljus och i viss mån mot variationer i förhållandena.
Vid vattenskador eller släckningssituationer kan skyddsboxen till en början skydda handlingarna mot väta.
En bra arkivbox eller arkivmapp är av lämplig storlek och fullpackad, men inte överfylld. I för stora eller rymliga boxar hålls handlingarna inte på plats och i för små mappar böjs och skadas papperskanterna.
Skyddsutrustningens användningsändamål och kvalitet
Skyddsmaterial delas in i primärskydd och sekundärskydd
Primärskydd kallas de skyddsmaterial som är i direkt kontakt med handlingar, såsom skyddsomslag och skyddskuvert för fotografier.
Sekundärskydd är de skyddsmaterial som inte är i direkt kontakt med handlingar, såsom boxar och lådor.
När det analoga informationsmaterialet är något annat än papper ska man begrunda om förvaringen och arkiveringen kräver särskilda åtgärder. Till exempel ges anvisningar om att använda tjockare skyddspapper och skyddskuvert för att skydda fotografier. Kvalitetskriterierna för skyddsmaterial för fotografier är till sina krav noggrannare än skyddsmaterialet för pappersmaterial, vilket innebär att primärskydd som lämpar sig för fotografier även lämpar sig för alla arkivmaterial.
Exempel på olika förvaringsboxar och förvaringslådor
Högst upp finns en arkivbox i kartong med en knapp och ett band för vertikal förvaring av handlingar och under den en vågrät låda för horisontell förvaring, en kartong med lock och längst ner ett kartfodral.
