Efter styrningsmötet – bedöm arkivvärdet och gör gallringsframställan

Bedöm informationsmaterialens arkivvärde i din organisation. Involvera även enheter som svarar för kärnuppgifterna: enheter och experter med ansvar för informationshantering och arkivering kan inte ensamma bedöma informationsmaterialens arkivvärde.

Ta del av Arkistoinnin toimenpidepolku, avsnittet Mitä arkistoit – määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja arkistointimuoto (finns för tillfället endast på finska, utges på svenska våren 2025)

När bedömningen av arkivvärdet har slutförts kan du upprätta gallringsframställan.

Inled upprättandet av gallringsframställan med att noggrant ta del av anvisningarna och exemplen på vår webbplats och i instruktionsbanken samt av blanketten för gallringsframställan och dess ifyllnadsanvisningar.

Gör framställan på blanketten för gallringsframställan (word). På blanketten hittar du närmare anvisningar om att använda och fylla i den. Använd vid behov bilagan för informationssystem, ifall de informationsmaterial som framställan omfattar inte specificeras eller beskrivs i t.ex. TOS-beskrivningen eller någon annan informationshanteringsbeskrivning.

Skicka utkastet till gallringsframställan till Riksarkivet för kommentarer, om detta har avtalats vid ett tidigare styrningsmöte. Gör klart gallringsframställan utgående från Riksarkivets kommentarer.
Se till att framställan innehåller all nödvändig information.

Bristfälliga framställningar fördröjer Riksarkivets beredning av beslutet. Riksarkivet uppmanar vid behov aktören att komplettera en bristfällig gallringsframställan med stöd av 22 § (434/2003) i förvaltningslagen (Komplettering av handlingar). Riksarkivet inleder inte beredningen av ett beslut förrän aktören har kompletterat framställan på det sätt som begärts.

Vi ger dig råd och anvisningar om upprättandet av gallringsframställan

Vid behov hjälper vi aktören att få tillgång till de tidigare gallringsbesluten om aktörens informationsmaterial. Lagstiftningen förutsätter att aktören vet vilka av dess informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras en begränsad tid.

Skicka den ifyllda blanketten för gallringsframställan jämte bilagorna till Riksarkivets registratorskontor ([email protected]). Använd vid behov säker e-post, som är ett tryggt sätt att skicka konfidentiell och sekretessbelagd information.