Överföring i massdigitalisering

En myndighet kan överföra material i analog form till Riksarkivet som en del av tjänsten för massdigitalisering, där materialet digitaliseras centraliserat, förvaras och arkiveras i enbart digital form.

Överföringens olika skeden

Överföringen som inleds enligt färdplanen för massdigitalisering består av fyra olika skeden.

Mellan den överförande myndigheten och Riksarkivet ingås i samband med avtalet om överföring ett avtal där ansvar och rätt till överföring, mottagande och användning av material fastställs. I avtalet tar man ställning till exempelvis om det material som överförs är i förvarings- eller arkiveringsskedet. Dessutom utarbetas en överföringsplan, med hjälp av vilken man bildar sig en uppfattning om materialet som ska överföras och dess beredskap för överföring samt uppgör en tidsplan och reserverar resurser för överföringen. Vid behov kartläggs riskerna för materialet som ska överföras.

Myndigheten gör de nödvändiga beredningarna enligt Riksarkivets anvisningar. Ett viktigt skede i myndighetens beredningar är att i Riksarkivets AHAA-system katalogisera och beskriva det material som ska överföras. Katalog- och beskrivningsinformation är en förutsättning för materialets användbarhet. Efter myndighetens beredningar transporteras materialet till Riksarkivet.

I samband med mottagandet av materialet kontrollerar Riksarkivet att materialet uppfyller de krav som fastställts för överföringen. Riksarkivet skickar en skriftlig bekräftelse till myndigheten om att överföringen har blivit mottagen.

Det är bra att reservera tillräckligt med tid för hela överföringsprocessen. Nedan beskrivs tidslinjen för överföringen från avtal om överföring till den tidpunkt då materialet kan överföras till Riksarkivet.

Uppdaterat gallringsbeslut innan överföringen inleds

Myndigheten behöver i god tid, innan avtal om överföring ingås, ett uppdaterat gallringsbeslut för att avtal om överföring ska kunna ingås och myndigheten ska kunna göra de nödvändiga förberedande åtgärderna.

Myndigheten ska säkerställa att en värdebestämning har gjorts för det material som ska överföras och att det kulturhistoriska värdet för materialets analoga förvaringsform har bedömts som en del av beslutet om förvaringsform. Noggrannare anvisningar om att utarbeta gallringsframställningar finns under avsnittet om Riksarkivets bevarande- och gallringstjänst.

Överföringsanvisningar

Riksarkivet har utarbetat en överföringsguide för myndigheter, där allmänna principer för överföring samt överföringens olika arbetsskeden beskrivs. Läs mer om överföringsguiden (pdf, på finska). 

I instruktionsbanken (på finska) finns det andra anvisningar om överföring samt dokumentmodeller som används i samband med avtal om överföring, till exempel för avtal och överföringsplan.