Pilotprojektet för massdigitalisering
År 2019 genomför Riksarkivet ett pilotprojekt för en ny process för massdigitalisering. Efter pilotprojektet fattas beslut om inledande av en mer omfattande massdigitalisering.
I pilotprojektet deltar fem myndigheter, nämligen Västra Nylands tingsrätt, Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea, Institutet för hälsa och välfärd, arbets- och näringsministeriet och Skatteförvaltningen.
Organisationerna överförde data till Nationalarkivet för att testa stadierna för massdigitalisering. Före överföringen såg aktuella gallringsbeslut att materialets analoga lagringsformat inte hade något kulturhistoriskt värde, vilket är en av förutsättningarna för materialets lämplighet för massdigitalisering.
Du kan läsa om pilotresultaten i slutrapporten (pdf).
Mål
Målet med pilotprojektet för massdigitalisering är att
- digitalisera cirka 450 hyllmeter handlingar som ska arkiveras av myndigheter, med ny teknik i en ny process enligt kraven på digitalisering med avsikt att förstöra
- få bevis på verkliga genomloppstider och kvalitetsnivåer för så många arbetsskeden som möjligt i digitaliseringsprocessen samt på hur tydliga de befintliga anvisningarna är och om det behövs ytterligare anvisningar.
Olika skeden av pilotprojektet
I det första skedet av pilotprojektet fastställdes utifrån en färdplan för massdigitalisering det material som skulle användas i projektet. Dessutom kom Riksarkivet preliminärt överens om materialet med de delaktiga myndigheterna. Därefter beredde varje myndighet sitt material i sådant skick att materialet kunde överföras, och katalogiserade det enligt de anvisningar som hade utarbetats för pilotprojektet. Anvisningarna uppdateras utifrån de erfarenheter som erhålls i projektet.
I det andra skedet överfördes materialet till Riksarkivet, och digitaliseringen av materialet inleddes.
För att användbarheten av materialet ska förbättras kommer även identifiering av maskinskriven text (OCR) att tas fram för de digitaliserade bilderna, vilket möjliggör fulltextsökning.
Efter att piloten slutfördes i november 2019 analyserades och rapporterades resultaten, och förberedelserna började för övergången till produktion.