Aktörer som gör gallringsframställningar: vedertagen praxis

I de följande kapitlen beskrivs vedertagen praxis inom olika sektorer och förvaltningsområden för gallringsframställningar till Riksarkivet.

Riksarkivet rekommenderar att aktörerna samarbetar när de bedömer arkivvärdet och gör gallringsframställningar, om de berörda informationsmaterialen skapas i processer med flera aktörer. Samarbetet mellan aktörerna bygger på frivillighet.

En aktör gör gallringsframställan för flera aktörers räkning

Inom vissa förvaltningsområden är det vedertagen praxis att den part som styr aktörernas informationshantering svarar för att gallringsframställningar görs. Dessa är bland annat

• Statsrådets kansli (statsrådet och ministerierna)
• Regionförvaltningsverket i Södra Finland (regionförvaltningsverken)
• NTM-centralernas samt AN-byråernas utvecklings- och förvaltningscenter UF (Närings-, trafik- och miljöcentralerna)
• Domstolsverket (allmänna domstolarna)
• Polisstyrelsen (lokala polisen)
• Social- och hälsovårdsministeriet (social- och hälsovården).

Det är typiskt fråga om aktörer som sköter samma lagstadgade uppgift och styrs av en s.k. centralaktör. Centralaktören gör en samlad gallringsframställan och gallringsbeslutet meddelas alla aktörer i ett enda beslut.

Flera aktörer som sköter samma uppgift upprättar gallringsframställan i samarbete

Samma uppgifter (verksamheter) har till exempel alla kommuner, yrkeshögskolor och landskapsförbund.

Ett vanligt tillvägagångssätt är att en eller flera aktörer gör gallringsframställan för flera sådana aktörers räkning som sköter samma uppgift. Förfarandet kräver samarbete och överenskommelser mellan aktörerna kring informations- och dokumenthantering samt arkivering. Riksarkivet rekommenderar denna modell för bland annat universiteten.

Samarbetsmodellen är också lämplig för aktörer som använder ett gemensamt informationssystem för att utföra sina uppgifter och producerar informationsmaterial för en gemensam informationsresurs i processer med flera aktörer. Då kommer aktörerna inte att göra var sin gallringsframställan för material inom den egna ansvarsuppgiften, utan det görs en gemensam gallringsframställan för informationsmaterialen inom hela uppgiftshelheten.

Aktören gör en självständig gallringsframställan för uppgifter den utför

Det här är hur aktörer i statsförvaltningen gör gallringsframställningar när aktören ensam sköter en viss lagstadgad uppgiftshelhet. Även de privata aktörer som sköter ett offentligt uppdrag följer detta tillvägagångssätt.