Fastställande av förvaringstiderna för socialvårdshandlingar
Informationshanteringsenheten ansvarar för att fastställa förvaringstiderna, såvida förvaringstiden inte har fastställts i lagstiftningen. Bestämmelser om förvaringstider för klienthandlingar inom socialvården finns i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården, som träder i kraft den 1 januari 2024.
- De förvaringstider som träder i kraft den 1 januari 2024 tillämpas retroaktivt på kundhandlingar för så lång tid som handlingar tillkommit.
- Det finns rekommendationer för fastställande av förvaringstider för andra än kundhandlingar.
- Ansvaret för att fastställa förvaringstiden kan ankomma på informationshanteringsenheten.
- Vid fastställandet av förvaringstiderna är det bra att begrunda det ursprungliga behovet av att använda handlingarna och i hur stor utsträckning informationstjänsten som gäller materialet används.
- Läs: Rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut (Finansministeriet 2023, på finska)
Förvaringstider för klienthandlingar inom socialvården
Bestämmelser om förvaringstiderna för klienthandlingar inom socialvården finns i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023, gäller fr.o.m. 1.1.2024). I ovan nämnda lag föreskrivs att de förvaringstider som anges i den också tillämpas på handlingar som har upprättats innan lagen träder i kraft. Dessutom tillämpas vad arkivverket och Riksarkivet särskilt bestämt om arkivering av handlingar.
Tabell: Förvaringstiderna för klienthandlingar inom socialvården från och med den 1 januari 2024 och retroaktivt för så lång tid som uppgifter har tillkommit.
| Kundhandlingar eller serviceuppgift där kundhandlingar upprättas | Förvaringstid |
|---|---|
| Klientrelationshandling och basuppgifter om klienten | 2 år efter klientens död |
| Serviceuppgift för barnfamiljer | 30 år efter att ärendet stängdes |
| Serviceuppgift för personer i arbetsför ålder | 10 år efter att ärendet stängdes |
| Serviceuppgift för äldre | 10 år efter att ärendet stängdes |
| Serviceuppgift inom missbrukarvården | 10 år efter att ärendet stängdes |
| Serviceuppgift inom funktionshinderservicen | 10 år efter att det sista ärendet stängdes, när behovet av funktionshinderservice har upphört |
| Serviceuppgift inom barnskyddet | 2 år efter klientens död |
| Serviceuppgift inom tillhandahållandet av familjerättsliga tjänster | I ärenden som gäller barn 120 år efter barnets födelse, i andra ärenden 10 år efter att ärendet stängdes |
| Verifikat | 3 år |
| Beslut om klientavgifter och handlingar som gäller inkomstutredningar | 12 år efter att beslutet upphörde att gälla |
| Kontakt eller korrespondens i anslutning till den klientspecifika servicen | 3 år efter dateringen av ett meddelande eller motsvarande |
| Kopior av utlåtanden och intyg som upprättats för andra aktörer | 5 år efter att intyget eller utlåtandet upprättades |
| Video- och ljudupptagningar som spelas in inom socialservicen | Får förstöras när användningsbehovet har upphört och behövliga anteckningar har gjorts i klienthandlingarna |
| Handlingar i anknytning till hanteringen av utlämnande av uppgifter | |
| Tillstånd för utlämnande, samtycken, förbudshandlingar | Den nyaste versionen 12 år efter dödsfallet, föregående 12 år efter att en ny version upprättats |
Förvaringstider för andra handlingar inom socialvården
I socialvårdens arkiv ingår i regel även andra handlingar än klienthandlingar inom socialvården. För att fastställa förvaringstiderna för andra handlingar än klienthandlingar kan man använda åtminstone följande gällande rekommendationer om förvaringstiden:
Informationshanteringsenhetens ansvar för fastställandet av förvaringstiderna
Informationshanteringsenheten ansvarar för att fastställa förvaringstiden för informationsmaterialet, om förvaringstiden inte har fastställts i lagstiftningen. Genom att fastställa när förvaringstiden löper ut fastställs samtidigt också när arkiveringsfasen för informationsmaterial som ska arkiveras inleds.
Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019, 21 § Definition av behovet att förvara informationsmaterial
Om det inte i lag föreskrivs om förvaringstiderna för informationsmaterial eller handlingar ska förvaringstiderna bestämmas med beaktande av
- i vilken utsträckning informationsmaterialet behövs i myndighetens verksamhet för det ursprungliga användningsändamålet,
- genomförandet och verifieringen av fysiska eller juridiska personers förmåner, rättigheter, förpliktelser och rättssäkerhet,
- rättsverkningarna av avtal eller andra privaträttsliga rättshandlingar,
- de skadeståndsrättsliga preskriptionstiderna, och
- de straffrättsliga preskriptionstiderna
Efter att förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialen utan dröjsmål arkiveras eller förstöras på ett informationssäkert sätt.
Mer information: Rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut