Anvisningar och exempel på gallringsframställningar i olika situationer

1. När aktören får nya lagstadgade uppgifter där det skapas informationsmaterial som inte har värderats.
2. När det inom aktörens uppgifter skapas nya informationsmaterial som saknar bevarandeanalys och på vilka gallringsbeslut som organisationen meddelats tidigare eller allmänna bestämmelser inte kan tillämpas.
   • Uppgifterna förändras betydligt och inom dessa skapas en stor mängd nytt informationsmaterial
   • Exempel: nya uppgifter och/eller ansvar för förvaltningen av informationsresurser eller register fastställs för aktören i lagstiftningen.
   • Exempel: väsentlig ändring i lagstiftningens definition av en lagstadgad informationsresurs eller ett register.
3. När informationsmaterial som redan skapats hos aktören saknar bevarandeanalys, antingen helt eller delvis (retroaktiv bevarandeanalys och gallring).
4. När aktören vill ändra (omvärdera) ett meddelat gallringsbeslut.​​​​​​​
   • Exempel: Vid digitala överföringar konstateras att ett meddelat gallringsbeslut inte är tillräckligt detaljerat det finns skäl att precisera beslutet i fråga om det informationsmaterial som ska överföras.
   • Exempel: Gallringsbeslutet är inaktuellt eftersom bevarandeanalysen gällt analoga handlingar och beslutet kan inte längre tillämpas då handlingarna och informationsmaterialen är digitala. Efterlevnaden och tillämpningen av denna typ av gallringsbeslut i den nuvarande digitala verksamhetskontexten motsvarar nödvändigtvis inte längre de gällande målen och kriterierna för bevarandeanalysen.

• ​​​​​​När aktören övertar uppgifter från en annan aktör inom den offentliga förvaltningen för vars informationsmaterial bevarandevärdet har fastställts. Här ska man dock beakta hur aktuellt det tidigare gallringsbeslutet är.
• När en aktör inför ett nytt informationssystem med vilket aktören utför samma uppgifter som med det gamla informationssystemet och de handlingar och informationsmaterial som behandlats i det gamla systemet har värderats.
• När titlarna på handlingar och informationsmaterial i en enskild ansvarsuppgift ändras men informationsinnehållet i huvudsak är oförändrat. Då kan man följa och tillämpa de gallringsbeslut som meddelats tidigare

Din organisation behöver inte göra gallringsframställan som gäller bevarandeform för ursprungligen digitala informationsmaterial och handlingar oavsett när materialen och handlingarna skapades.

Riksarkivet har fastställt bevarandeformen för ursprungligen digitala informationsmaterial och handlingar i föreskrifter och beslut som gäller flera aktörer samt i organisationsspecifika beslut.

Riksarkivet anser att man genom dessa föreskrifter och beslut fastställt att ursprungligen digitala informationsmaterial och handlingar alltid ska arkiveras i digital form och att aktörerna inte längre behöver göra gallringsframställningar om bevarandeformen.

De viktigaste föreskrifterna och besluten som gäller flera aktörer:

1. Riksarkivets föreskrift om formen för handlingar som ska arkiveras (KA/15906/07.01.01.00/2021, 22.12.2021)
2. Riksarkivets beslut 12.9.2016 (AL/16465/07.01.01.03.02/2016) Elektronisk förvaring av registreringsuppgifter och varaktigt förvarade handlingar som ingår i elektroniska diarier och ärendehanteringssystem​​​​​​​

Din organisation behöver i regel inte göra en gallringsframställan om bevarandeform för analoga handlingar.

Överväg att göra en gallringsframställan endast i följande undantagsfall.

Offentliga aktörers och Riksarkivets uppgift är att identifiera dessa redan digitaliserade handlingar och via samarbete bedöma om det är möjligt att ersätta analoga handlingar med digitaliserade. Målet är att i fortsättningen bara bevara de digitaliserade handlingarna.

Din organisation kan föreslå att analoga handlingar som ska arkiveras ersätts med dessa handlingar som digitaliserats tidigare. Organisationen ska i gallringsframställan visa att det är möjligt att ersätta de analoga handlingarna med tidigare digitaliserade beviskraftiga handlingar.

Ersättandet av analoga handlingar med motsvarande digitaliserade handlingar fastställs av Riksarkivet i gallringsbeslut som meddelas på din organisations framställan. Enligt Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy är bedömningen av ersättandet en del av den tillämpade modellen för bevarandeanalys och gallring.

Din organisation behöver inte digitalisera analoga handlingar på nytt, ifall de digitaliserade handlingarna kan fastställas som den primära bevarandeformen och den som ska arkiveras.

Din organisation kan förstöra analoga handlingar med stöd av Riksarkivets beslut ifall informationsinnehållet i de digitaliserade handlingarna motsvarar de analoga handlingarna heltäckande och att integriteten säkerställts.

I vilka fall är ersättandet inte rekommenderat?

Ersätt inte analoga handlingar med digitaliserade om det finns misstanke om att informationsinnehållet i de analoga handlingarna och de digitaliserade handlingarna inte motsvarar varandra och att informationens bevisvärde som handling är bristfälligt. Informationen har bevisvärde som handling när dess autenticitet, tillförlitlighet, integritet och tillgänglighet har säkerställts (ISO 15489-1).

I så fall är det motiverat att

• Digitalisera analoga handlingar på nytt i enlighet med Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer. I detta fall behöver gallringsframställan inte göras till Riksarkivet eftersom Riksarkivets beslut 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023) tillämpas på handlingarna

Observera att den aktör som svarar för handlingarna är ansvarig för att säkerställa omfattningen av samt beviskraften och användbarheten för de digitala handlingarna jämte metadata som denne innehar. Skyldigheten grundar sig på arkivlagen (831/1994 § 7, § 11 och § 12).

Beakta följande när du bedömer ersättandet:

1. Ta reda på om din organisation innehar digitaliserade handlingar som till sitt informationsinnehåll motsvarar analoga handlingar för vilka arkivering i endast analog form fastställts.
2. Bedöm möjligheten till ersättande, om det finns digitala handlingar. Motsvarar de digitala handlingarna de analoga till innehåll och kontext (metadata)?
3. Bestäm om du vill föreslå att handlingar för vilka arkivering i analog form fastställts ska ersättas med digitaliserade handlingar.

Kom ihåg att det är på ditt ansvar att säkerställa att de analoga och de digitaliserade handlingarna motsvarar varandra och att ersättandet är möjligt.

Gör så här om du bestämt dig för att göra gallringsframställan:

1. Kontakta Riksarkivet innan framställan görs
2. Anteckna resultaten av bedömningen och beslutsfattandet på blanketten för gallringsframställan
3. Anteckna följande på blanketten för gallringsframställan:
   • Uppgifter som anger metadata som beskriver den tekniska kvaliteten på de digitala uttrycken av handlingarna
   • Uppgifter som anger vilka metoder och åtgärder som använts för kvalitetssäkringen av digitaliseringsprocessen och i vilka lagringslösningar digitala versioner förvaras och hur de hanteras.

Gör gallringsframställan enligt anvisningarna på sidan Så här gör du en gallringsframställan och blanketten för gallringsframställan.