I samband med att arkivet ordnas ska arkivet gallras, om det inte har gjorts tidigare. När arkiv ordnas bör man förstå vad som avses med gallring och dessutom bör man känna till vilka av Riksarkivets beslut som gäller för gallringen av de handlingar som ska ordnas.
Klienthandlingar inom socialvården gallras sedan 2000 enligt Riksarkivets beslut från 2014 om varaktig förvaring av klienthandlingar och -uppgifter inom socialvården.
För gallring av klienthandlingar som bildats inom socialvården före år 2000 tillämpas Riksarkivets beslut från 1989 om utgallring av kommunala handlingar (Del 5 Socialvårdens och förmyndarväsendets handlingar).
Vad är ett gallringsbeslut?
Riksarkivets viktigaste samhälleliga uppgifter är att fastställa vilka av den offentliga förvaltningens handlingar som ska arkiveras och i vilken form (arkivlagen 831/1994, 8 §, 11 § och 14 a §). Dessa beslut kallas gallringsbeslut och de är bindande bestämmelser för myndigheterna. Riksarkivets gallringsbeslut grundar sig på myndigheternas gallringsförslag, där myndigheten bedömer vilka av de handlingar som tillkommer i dess uppgifter som ska förvaras en viss tid och vilka som ska arkiveras. Gallringsbesluten kan gälla en viss myndighet, ett visst förvaltningsområde eller till exempel alla kommunala aktörer.
Den nuvarande arkivlagen (831/1994) ger inte Riksarkivet behörighet att bestämma förvaringstidernas längd för de handlingar som ska förvaras en viss tid. Sedan arkivlagen från 1994 trädde i kraft har Riksarkivet i gallringsbesluten endast tagit ställning till vilka handlingar som ska arkiveras. Före det fastställde Riksarkivet också förvaringstiden för handlingar som förvaras en viss tid.
Tolkning av gallringsbesluten
Vid tillämpningen av Riksarkivets gallringsbeslut före 1994 är det bra att komma ihåg att bestämmelserna i gallringsbeslutet om förvaringstidens längd för handlingar som ska förvaras en viss tid numera är rekommendationer. Bestämmelserna om handlingar som ska arkiveras i besluten är fortfarande bindande föreskrifter för myndigheterna.
Gallringsbesluten innehåller också bestämmelser om dateringen för de handlingar från och med när besluten ska tillämpas och hur de förhåller sig till Riksarkivets tidigare gallringsbeslut.
Gallringsbeslut inom socialvården
Före 1989
Då det gäller kommunala handlingar och samtidigt även socialvårdshandlingar har betydande beslut om förstöring av handlingar i tiderna varit åtminstone
Riksarkivets allmänna anvisningar om utgallring av särskilda handlingar från de kommunala arkiven som publicerats i inrikesministeriets beslut den 13 september 1956 (487/56),
Riksarkivets anvisningar om utgallring av särskilda handlingar från kommunala arkiv 10.4.1979 (Riksarkivets allmänna anvisning nr 6).
Båda ovan nämnda beslut har upphävts genom Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar 1989.
1989
Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar 1989 omfattar kommunens olika verksamhetsområden, även socialvården (Del 5 Socialvårdens och förmyndarväsendets handlingar). Det tillämpas från och med 1920. Alla handlingar som bildats hos kommunala aktörer före år 1920 ska arkiveras. Gallringsbeslut som gäller socialvården tillämpas till utgången av 1999. Förvaringstiderna för handlingar som ska förvaras en viss tid och som ursprungligen meddelades som en föreskrift, ändrades till rekommendationer på basis av arkivlagen 1994 (831/1994). Då det gäller handlingar som ska arkiveras är det fortfarande fråga om en föreskrift. I beslutet har det i regel bestämts att särskilt definierade handlingar för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen ska arkiveras.
Bild: Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar 1989 (Riksarkivet 2023)
2014
Klienthandlingar inom socialvården som ska arkiveras sedan 2000 definieras i Riksarkivets beslut om varaktig förvaring av klienthandlingar och -uppgifter inom socialvården från 2014. Enligt Riksarkivets gallringsbeslut av den 1 december 2014 (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) ska alla uppgifter som överförs till Klientdataarkivet för socialvården inom Kanta-tjänsterna arkiveras med undantag av verifikat. Denna föreskrift gäller även klienthandlingar och -uppgifter för de kunder som inte är födda den 8, 18 eller 28 dagen i månaden. Även äldre klienthandlingar och -uppgifter inom socialvården som retroaktivt överförts från socialvårdens informationssystem till Klientdataarkivet för socialvården ska arkiveras. Det är inte nödvändigt att skriva ut uppgifter i organisationens egna system på papper, utan de kan förvaras i digital form och senare överföras till Klientdataarkivet för socialvården i Kanta-tjänsterna.
Enligt Riksarkivets beslut den 1 december 2014 grundar sig gallringen av klienthandlingar i enbart analog form till stor del fortfarande på ett urval enligt födelsedatum. Vid informationshanteringsenheten bör det emellertid beaktas att urvalet i beslutet från 2014 har kunnat ändras och i vissa serviceuppgiftsklasser nu gäller alla klienthandlingar och klientuppgifter för klienter som är födda de datum som urvalet gäller. Enligt beslutet från 1989 arkiveras endast vissa särskilt definierade handlingar. Avgränsningen har alltså ändrats jämfört med beslutet från 1989.
Tabell: Gallringsbeslut som tillämpas på gallring av klienthandlingar inom socialvården
Informationsmaterial
Tillämpligt beslut
Uppgifter som överförs till Kanta-tjänsternas Klientdataarkiv för socialvården
Enligt Riksarkivets ovan nämnda gallringsbeslut arkiveras av de klienthandlingar och -uppgifter som tillkommit i följande serviceuppgifter inom socialvården fr.o.m. den 1 januari 2000 alla klienthandlingar i analog form för personer födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden, om uppgifterna inte har överförts till Kanta-tjänsternas Klientdataarkiv för socialvården:
adoptionsrådgivning
äldreservice
utredning av faderskap
specialomsorger för personer med funktionsnedsättning
fastställande av underhållsbidrag för barn
tryggande av vårdnad om barn och umgängesrätt
missbrukarvård
service enligt socialvårdslagen
utkomststöd
tjänster för personer med funktionsnedsättning
stödjande av sysselsättningen av personer med funktionsnedsättning
De handlingar som ska arkiveras i följande serviceuppgifter bestäms på annat sätt utifrån Riksarkivets ovan nämnda gallringsbeslut:
De beslut, planer och klientjournaler som ingår i serviceuppgiften hemservice om klienter födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden ska arkiveras.
Klienthandlingar och klientuppgifter om alla klienter som ingår i serviceuppgiften för främjande av integration ska arkiveras.
Alla beslut, planer och klientjournaler för dem som ingår i serviceuppgiften barnskydd ska arkiveras.
I serviceuppgiften stöd för närståendevård ingår beslut, planer och klientjournaler för dem som är födda den 8, 18 och 28 dagen i månaden.
I serviceuppgiften för fastställande av underhållsbidrag för make/maka arkiveras alla fastställda underhållsavtal för maka/make.
Enligt gallringsbeslutet ska de klienthandlingar som samlas i följande serviceuppgifter förvaras en viss tid, om de inte har överförts till Klientdataarkivet för socialvården:
rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor
skolans socialarbete (elevhälsans kuratorstjänst)
medling i familjeärenden
socialombudsmannaverksamhet
social kreditgivning
stöd för sysselsättning av arbetslösa
På analoga klienthandlingar och klientuppgifter inom socialvården som tillkommit före den 1 januari 2000 tillämpas Riksarkivets beslut av den 1 september 1989 (Del 5 Socialvårdens och förmyndarväsendets handlingar). Handlingar som arkiveras enligt detta gallringsbeslut är i regel socialjournaler/vårdjournaler som tillkommer i olika serviceuppgifter och för vilka man ska göra ett urval enligt födelsedatum.
Socialjournalen/vårdjournalen är samtliga handlingar som samlas i anslutning till vården av en klient och hans eller hennes familj. Till socialjournalen/vårdjournalen hör:
handlingar innefattande den information som behövs för att uppskatta behovet av social/psykologisk/ekonomisk/medicinsk vård
rehabiliterings-/vårdplan
vårdplan och uppfostringsplan
andra handlingar som kan jämställas med dessa
Enligt beslutet har socialjournaler/vårdjournaler tillkommit i följande uppgiftshelheter:
öppen vård och utkomstskydd
familjevård och semesterverksamhet för barn i privatfamiljer
hemservice
skyddat arbete och arbetsinriktad rehabilitering
boendeservice
anstaltsvård
barnets underhåll, vårdnad och umgängesrätt
adoption
Även andra handlingar som tillkommit i ovan nämnda uppgiftsklasser ska arkiveras.
I beslutet bestäms att det även i följande uppgifter tillkommer handlingar som ska arkiveras utifrån urval enligt födelsedatum:
dagvård och stöd för hemvård av barn
tryggande av barnets underhåll
utredning av faderskap
Handlingar som gäller personundersökning av unga förbrytare ska arkiveras i fråga om alla personer.
I Riksarkivets gallringsbeslut 1989 tillämpas också geografiskt urval (57 kommuner) på följande understödshandlingar:
ansökningar om moderskapsunderstöd för åren 1938–46, 1950, 1955 och 1960
ansökningar om väntepenning för värnpliktiga och ökning av den
ansökningar om ökning av kurspenning och bostadsunderstöd för värnpliktiga
ansökningar och bosättningslån, familjetillägg och specialbarnbidrag samt tillhörande korrespondens för åren 1938–1946, 1950, 1955 och 1960
I socialvårdens arkiv ingår också andra handlingar än klienthandlingar inom socialvården. I regel är dessa handlingar allmänna handlingar, handlingar inom ekonomiförvaltning och personalförvaltning.
Inom socialvården bildas också journalhandlingar. Dessutom kan andra än ovan nämnda handlingar ingå i socialvårdens arkiv. Vid gallring av handlingar kan åtminstone följande gallringsbeslut tillämpas:
Allmän förvaltning, ekonomiförvaltning och personalförvaltning:
Följande av Kommunförbundets rekommendationer om förvaringstider innehåller också bestämmelser om de handlingar som ska arkiveras fr.o.m. den 1 januari 2002:
På handlingar inom allmän förvaltning, ekonomi- och personalförvaltning som bildats före 2002 tillämpas Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar 1989 (Del 1: Handlingar som gäller allmän förvaltning, ekonomi- och personalförvaltning).
