Inventering

Inventering är en viktig del i ordnandet av ett arkiv. Behovet av inventering framhävs särskilt när man ordnar omfattande materialhelheter. I samband med inventeringen strävar man efter att få en allmän bild av det material som ska ordnas och samtidigt skapa en preliminär struktur för arkivet.

När de handlingar som ska ordnas har kartlagts och samlats ihop från olika ställen, såsom från förvaringslokaler och de anställdas rum, är det skäl att göra en preliminär sammanfattning av inventeringsnivån, där man går igenom allt informationsmaterial som hör till arkivhelheten och i vilket skick det är. I synnerhet om materialet är helt oordnat är det skäl att göra inventeringen genast efter kartläggningen före andra arbetsskeden. 

I samband med inventeringen får man en mer detaljerad bild av materialhelheten, eventuella luckor i materialet och vilka serier som ingår i materialhelheten. Beakta minst följande saker

• Har materialet någon färdig ordning? 
• Vilken är materialets tidsmässiga täckning, från vilken tid är materialet?
• Vad är materialets huvudsakliga innehåll?
• Innehåller materialet känslig information?
• I vilket skick är materialet och krävs det konserveringsåtgärder?
• Förvaringsutrustningens kvalitet och skick. Behövs nya arkivboxar och annan skyddsutrustning? Behövs specialboxar, till exempel för kartotek eller fotografier?
• I samband med inventeringen antecknas eventuella brister. 
• Material som inte hör till arkivet avlägsnas, till exempel trycksaker, föremål och kopior.

Materialets struktur

I samband med genomgången av materialet lönar det sig att hålla ett öga på arkivets ordning och seriehelheter. Om du upptäcker en viss ordning i materialet ska den i mån av möjlighet bevaras eller återställas om den har brutits. Samma serie kan av en eller annan orsak vara fysiskt splittrad på olika håll. 

I ett arkiv som verkar innehålla blandat material får man inte snabbt skapa en ny struktur. Ta i lugn och ro reda på om det mitt i oordningen finns en princip som kan användas för att ordna materialet. Om materialet har en registrerings- och arkiveringsprincip och man börjar ändra på den i efterhand, kan det påverka förbindelserna och sökkanalerna i anslutning till arkivbildningen, med vilka man tryggar informationsmaterialets bevisvärde.

Om materialet inte har en identifierbar ordning, ska en struktur skapas för arkivet. Även i en sådan situation ska man sträva efter att hitta funktionella samband mellan handlingarna. Eventuella diarieanteckningar i handlingarna kan vara till hjälp vid planeringen av förteckningen. Om materialet innehåller tydliga helheter (ämne, granskningsobjekt, geografiskt eller administrativt område e.d.), kan strukturen grundas på dem. 

Bild: Det lönar sig inte att lita på gamla anteckningar i arkivboxarna som sådana, utan det är alltid skäl att se vad som finns inuti dem. (Riksarkivet)                

I samband med inventeringen är det också bra att utföra små iståndsättningsåtgärder av handlingarna, såsom att räta ut dem, avlägsna onödiga gem, gummiband och skräp samt plastfickor. Om materialet är i mycket dåligt skick är det skäl att anlita hjälp och anvisningar av en expert, dvs. en konservator.

Inventeringslista

Det är bra att göra upp en inventeringslista över inventeringen. Resultaten av inventeringen antecknas i inventeringslistan, där man antecknar:

• seriernas preliminära namn och inbördes ordning
• förvaringsenheternas antal och form (band, box osv.) per serie samt deras förvaringsplatser
• innehållets gränsår och använda arkivsignum per serie
• brister och luckor i materialet
• användningsbegränsningar.

Inventeringslistan kommer sannolikt att ändras i takt med att arbetet framskrider, till exempel kan serien delas upp i underserier eller så kan antalet förvaringsenheter förändras när gammal förvaringsutrustning ersätts med ny. Det lönar sig att lämna oklart material som är svårt att placera till sist.