Med kartläggning av material avses identifiering av allt informationsmaterial som ingår i materialhelheten oberoende av var det finns. När arbetet med att ordna arkivet inleds är det viktigt att allt material som ska ordnas har samlats ihop och att man kan bilda sig en helhetsuppfattning om materialet.
Alla de platser där handlingar som ordningsarbetet gäller kan vara placerade ska identifieras.
Handlingar kan även förvaras på andra ställen än i arkivutrymmena.
Organisationen ska internt informera om ordnandet av arkivet, så att handlingarna kan lokaliseras.
Arbetet inleds med att kartlägga och sammanställa handlingarna. I samband med detta utreds var handlingarna är placerade och deras mängd. Det är bra att reservera sådana arbetslokaler för arbetet, där det finns tillräckligt med avställningsytor även med tanke på de följande arbetsskedena i ordningsarbetet.
Handlingarna kan vara utspridda eller oordnade förutom i slutarkivet även till exempel i arbetsrum eller lagerutrymmen. För att underlätta kartläggningen och sammanställningen av handlingarna ska organisationen informera om när ordnandet av handlingarna inleds och framhäva ärendets betydelse. Det är svårt att foga handlingar som hittas senare till arkivet under beredningsarbetet eller som tilläggsöverlåtelser. Det försvårar också användningen av arkivet eller bryter mot dess enhetlighet och ordning.
Organisationerna har inte ett lika tydligt mellanarkiv för klienthandlingar inom socialvården som det oftast finns till exempel för journalhandlingar. Klienthandlingar kan finnas i socialarbetares arbetsrum, i när- och mellanarkiv. Dessutom kan klienthandlingar i förvaringsfasen exempelvis av utrymmesrelaterade orsaker finnas i kommunens eller välfärdsområdets slutarkiv.
Hur omfattande arbetet med att ordna arkivet är beror på mängden handlingar och genom att göra en kartläggning får man en överblick av det. Om arkivbildningen har skett systematiskt och handlingarna ursprungligen har placerats och/eller vid behov ordnats, lagts i arkivboxar och förtecknats enligt Riksarkivets anvisningar, räcker det med att granska handlingarnas ordning och att lätt rengöra dokumentmaterialet. Ordnandet av ett omfattande och oordnat arkiv kräver däremot tid.
Bilder: I samband med kartläggningen av materialet är målet att lokalisera alla handlingar som ingår i materialet. Handlingar kan finnas till exempel i arbetsrum eller förvaras i tillfälliga arkivutrymmen.
Då arbetet med att ordna arkivet inleds samlar man även in befintliga anvisningar. Den som ska ordna arkivet ska ta del av materialets bakgrundsuppgifter genom att samla in gamla förteckningar, anvisningar, arkivregler, arkivbildningsplaner, beslut om förvaringstider och författningsbakgrund samt sätta sig in i arkivbildarens historia och verksamhet. Gallringsbesluten ska läsas noggrant och det ska utredas vilken tidsperiods handlingar beslutet gäller och från vilken tidpunkt vilket beslut kan tillämpas. Om gallringsbeslutet kan följas retroaktivt, har man i regel fastställt ett datum från och med vilket det ska följas.
I samband med kartläggningen utreds dessutom om det är fråga om material från en och samma arkivbildare. Om arkivbildarens namn har ändrats, ska man reda ut om det endast är fråga om namnbyte eller om det finns olika arkivbildares handlingar i materialet, såsom föregångare och efterföljare. Handlingarna kan identifieras med hjälp av gamla arkivförteckningar, anställda som känner till materialet samt genom att ta del av myndighetens uppgifter och lagstiftningen.
Är allt material från samma arkivbildare?
I samband med avgränsningen kan det också framgå att arkivet har blandats med material som inte har någon koppling till det, t.ex. handlingar från ett ämbetsverk eller en organisation som tidigare verkat i samma lokaler. Sådant material ska överlåtas till den rätta ägaren eller den som fortsätter verksamheten, likaså ska klart personligt material överlåtas till ägaren.
