Beviskraftig och tillgänglig information

Den information som ska arkiveras ska vara beviskraftig, användbar och begriplig. Under arkivfasen ska det vara möjligt att kontrollera när en handling eller ett informationsmaterial har bildats, vem som har bildat dokumentet och vilka åtgärder som har vidtagits under de olika stadierna av livscykeln.  

För att den information som ska arkiveras ska förbli användbar och beviskraftig krävs planmässig hantering av informationsmaterial, tekniska åtgärder som tryggar beständigheten samt för ändamålet lämpliga system och tjänster för förvaring och långtidsbevarande.

Informationen ska vara bunden genom klassificering, metadata och, i förekommande fall, annan dokumentation, åtminstone till aktörerna, tiden, platsen och det uppdrag/den verksamhetsprocess som den är knuten till. 

Ett giltigt informationsmaterial består av handlingens informationsinnehåll och metadata som beskriver handlingens 

  • struktur 
  • innehåll
  • ursprung
  • aktörer
  • förhållande till annan information
  • förhållande till andra informationsmaterial
  • andra sammanhang 

I en analog omvärld har registreringspraxis och förvaringsordning gjort handlingarna tillgängliga, skapat en koppling till kontexten och säkerställt beviskraften.

I informationssystemen verkställs en del av beviskraften genom integritetskontroller och tekniska egenskaper. Utifrån användarrättigheterna lagras bland annat användaruppgifter och olika tidsstämplar i samband med informationen, t.ex. uppgifter om när informationen skapats, hur informationen bearbetats eller färdigställts.  Det går inte heller att lägga till eller ta bort något väsentligt i systemet utan att lämna spår efter sig.

Användbarhet av information

Användbarheten stöds särskilt av informationens goda kvalitet. Grunden för detta är:

  • korrekta klassificeringar och koder
  • enhetliga metadata som bygger på t.ex. värdelistor
  • enhetliga förfaranden för benämning av ärenden och handlingar

En viktig del av användbarheten är ett kontrollerat genomförande av användarrättigheterna. Offentlig information ska vara lätt tillgänglig och tillgången till uppgifter som enligt lag ska hemlighållas eller skyddas kan begränsas. Metadatas riktighet och användarhantering ska säkerställas under hela informationens livscykel.

Mycket beror på hur information produceras och lagras - alltså på användaren av informationssystemet. En förutsättning för hanteringen och arkiveringen av informationens livscykel är att personalen blir förtrogen med den samt får omfattande och praktisk vägledning och utbildning. 

Beviskraftlig och tillgänglig information består av åtta delar.

I figuren ges en kortfattad beskrivning av information som är beviskraftig och tillgänglig. Tillgången till information grundar sig till stor del på samma principer, oavsett om informationen består av filformat eller strukturell information i datafält.

Produktionen av informationen styrs primärt av informationshanteringsnämnden, som har publicerat en rekommendation om metadata för ärendehantering. Vid planeringen av metadata lönar det sig också att använda Riksarkivets rekommendation om utnyttjandet av SÄHKE2-metadatamodell.

Mer information om beviskraft: