Socialvårdens uppgifter och omorganiseringarnas inverkan på informationshanteringen 

Den kommunala socialvården har sina rötter i slutet av 1800-talet, då fattigvården överfördes från församlingarna till att skötas av kommunerna (förordning angående kommunalförvaltning på landet 4/1865). Som verkställande organ fungerade då fattigvårdsnämnden. På 1900-talet började man särskilja barn- och handikappomsorgen samt sjukvården från fattigvården och i början av 1900-talet inrättades åtminstone även uppfostringsnämnder.  

Fattigvårdsnämnderna ändrades 1937 till vårdnämnder (lag om kommunala vårdnämnden 51/1936) och 1951 till socialnämnder (lag om förvaltningen av socialvården 34/1950).  

Fram till 2022 kunde social- och hälsovårdsnämnderna slås samman och nämndernas namn även i övrigt variera i kommunerna och samkommunerna. År 2022 upphörde den kommunala socialvården och uppgifterna inom socialvården överfördes till alla delar på välfärdsområdena från början av 2023 (lag om ordnande av social- och hälsovård 612/2022).   

Före 2023 innebar organisationsförändringarna inom den kommunala socialvården närmast omorganiseringar av kommunens uppgifter eller överföring av uppgifterna till en samkommun. Enskilda socialvårdsuppgifter har också överförts från kommunerna annanstans. Exempel på sådana är: 

• Före 2006 ordnade kommunerna medling i brottmål på varierande sätt, fastän det inte fanns bestämmelser om den i lagstiftningen. Ansvaret för att ordna medling i brott- och tvistemål ankom 2006–2009 på länsstyrelserna och 2010–2015 på regionförvaltningsverken. Sedan 2016 sköts uppgiften av Institutet för hälsa och välfärd (THL). Kommunerna har fungerat som serviceproducenter sedan 2006.  
• Den 1 september 2010 övertog FPA ansvaret för att sköta tolkningsservicen för personer med funktionsnedsättning från kommunerna. 
• Personundersökningar som gäller en ung person som misstänks för brott överfördes den 1 januari 2011 från kommunerna till Brottspåföljdsmyndigheten. 
• Beviljandet av grundläggande utkomststöd överfördes från kommunerna till FPA den 1 januari 2017. Kommunen behöll uppgiften att bevilja kompletterande och förebyggande utkomststöd. 
• Före 2019 ordnade kommunerna ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning med stöd av ett avtal med regionförvaltningsverket. Sedan början av 2019 har statens rättshjälps- och intressebevakningsdistrikt ordnat ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning. Rättshjälps- och intressebevakningsdistriktet kan efter att ha förhandlat med justitieministeriet köpa ekonomisk rådgivning och skuldrådgivningstjänster t.ex. av kommunen. 

Avsikten var att genomföra en landskaps- och vårdreform under regeringsperioden 2015–2019.  I samband med detta gjordes ett omfattande beredningsarbete på olika håll. I samband med reformen var det meningen att uppgifter skulle ha överförts till landskapen från landskapsförbunden, närings-, trafik- och miljöcentralerna (NTM-centralerna), regionförvaltningsverken, Valvira, sjukvårdsdistrikten, specialomsorgsdistrikten, de frivilliga samkommunerna för social- och hälsovården samt från kommunernas verksamhetsområden för social- och hälsovård, miljö- och hälsoskydd, landsbygdsväsende, avbytarservice och räddningsväsende. 

Vad gällde överföringen av informationsmaterial genomförde Riksarkivet åren 2018–2019 ett projekt för utarbetande av anvisningar för det informationsmaterial som skulle övergå till landskapen. Då reformen till slut strandade i början av 2019, utarbetades inga anvisningar i detta sammanhang. 

Arbetet med reformen fortsatte under följande regeringsperiod 2019–2023. År 2022 godkändes lagstiftningen på grundval av vilken det inrättades 21 välfärdsområden i Finland från ingången av 2023. Reformen gällde nu endast social- och hälsovårdstjänsterna och räddningsväsendet. Det var också möjligt att överföra miljö- och hälsoskyddets uppgifter till välfärdsområdena. 

I lagen om genomförande av reformen av social- och hälsovården (616/2021, 64 §) ingår bestämmelser om det informationsmaterial som ska övergå till välfärdsområdena. Lagstiftningen preciserades den 20 maj 2022 bl.a. i fråga om ovan nämnda paragraf. Den tidigare formuleringen tolkades som om alla patient- och klienthandlingar från och med 1800-talet skulle ha övergått till välfärdsområdena. Enligt paragrafens nya formulering begränsades kommunernas överföring av informationsmaterial till stor del endast till uppgifter i förvaringsskedet. Dessutom begränsades räddningsväsendets informationsmaterial så att det endast överförs från och med 2004. Överföringen gällde enligt den nya formuleringen även handlingar från bildningsväsendets kuratorer inom elevhälsan.   

THL genomförde 2022–2023 projektet Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus (endast på finska) för planering och styrning av hanteringen av det informationsmaterial som överförs till välfärdsområdena. Inom projektet utarbetades anvisningar för överföring av informationsmaterial till välfärdsområdena i samband med social- och hälsovårdsreformen. Överföringsanvisningarna grundar sig i stor utsträckning på begränsningarna för överföring i lagen om genomförande av reformen av social och hälsovården (616/2021, 64 §). Målet var att stöda de organisationer som deltog i reformen i överföringen av informationsmaterial. Projektet genomfördes som ett nätverksbaserat samarbete med andra instanser och målorganisationer som styr hanteringen av informationsmaterial. 

Anvisningarna om överföring innehåller instruktioner om förberedelse för överföring av informationsmaterial, dokumentering av överföringar, behandling av kommunens informationsmaterial samt anvisningar enligt grupp av informationsmaterial: 

• Anvisning om hantering av journalhandlingar 
• Anvisning om hantering av klienthandlingar inom socialvården 
• Anvisning om hantering av informationsmaterial från elevhälsan 
• Anvisning om hantering av informationsmaterial från förvaltnings- och stödtjänsterna inom social- och hälsovården  
• Anvisning om hantering av informationsmaterial från kommunens räddningsväsende 
• Anvisning om hantering av informationsmaterial från miljö- och hälsoskyddet 

THL:s överföringsanvisningar är anvisningar på högre nivå, vilkas mål var att stöda planeringen och överföringen av informationsmaterial i de organisationer som deltog i omorganiseringen. Utöver anvisningarna behövde organisationerna lokalt göra upp noggrannare planer och sköta genomförandet av förändringen inom sina områden. 

THL:s överföringsanvisningar publicerades som en webbpublikation. Den senaste versionen av anvisningen finns att få som en elektronisk publikation från THL (på finska).