Förvaringstider och gallringsbeslut

Myndigheten ska fastställa exakta förvaringstider för handlingarna med beaktande av användningsändamålet i enlighet med 21 § i lagen om informationshantering (906/2019). Riksarkivet beslutar om de handlingar som arkiveras och om bevarandeformen för dem.

Syftet med bevarandeanalys och gallring är att säkerställa att dokumentinformationen förvaras så länge den har betydelse för att trygga aktörens verksamhet, juridiska aspekter, och forskningens behov. När förvaringstiden har gått ut förstörs eller arkiveras dokumentinformationen.

Arkiveringen grundar sig på Riksarkivets bestämmelser om varaktig förvaring, och dessa bestämmelser meddelas i gallringsbeslut (arkivlagen 831/1994, 8 §). Till kommunerna meddelas bestämmelserna i regel som beslut gällande för alla kommuner.

Med arkivering avses i detta sammanhang att bevara handlingarna en obestämd tid som en del av kulturarvet.  

I några få fall stadgas i lagstiftningen om skyldighet att arkivera.

Riksarkivets gallringsbeslut till kommunerna

Riksarkivet beslutar i regel om den dokumentinformation som ska arkiveras och om bevarandeformen för den utifrån de gallringsförslag som aktörerna lämnar in.

När det gäller bevarandeanalys och gallring är det viktigt att

• informationsmaterial som förvaras en bestämd tid kan förstöras från informationssystemet på ett riktigt och tillförlitligt sätt efter förvaringstidens utgång
• den information som ska arkiveras och eventuellt överföras till ett förvaringssystem eller ett system för långtidsbevarande ska likaså kunna identifieras och specificeras tillförlitligt i systemet

Material som upprättats i digital form förvaras och arkiveras i första hand som digitala.

Om kommunen vill ersätta de analoga handlingarna med digitaliserade uttryck, ska kommunen göra en framställning om förvaringsformen för materialet till Riksarkivet.    

Centraliserade riksomfattande informationsresurser

Kommunerna lagrar information som bildas i samband med många verksamheter både i sina egna informationssystem och i gemensamma informationsresurser som administreras av statsförvaltningen. Riksarkivets mål är att arkiveringen ska ske i centraliserade informationsresurser. Då är hanteringen av materialet, säkerställandet av bevarandet och slutligen också användningen centraliserad.

I samband med Riksarkivets senaste gallringsbeslut har försök gjorts att skära ned på överlappande arkivering. Upphävandet kräver dock alltid en bedömning från fall till fall och samarbete med den som förvaltar en gemensam informationsresurs, i vissa fall t.o.m. ändringar av lagstiftningen.

Kommunen ska för sin del iaktta gällande gallringsbeslut.