Säilytysajat ja seulontapäätökset
Viranomaisen tehtävänä on määritellä asiakirjoille täsmälliset säilytysajat tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaiset käyttötarpeet huomioiden. Arkistoitavista asiakirjatiedosta ja niiden säilytysmuodosta päättää Kansallisarkisto.
Arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteena on varmistaa, että asiakirjat säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä kunnan tai kuntayhtymän toiminnan, oikeudellisten näkökohtien ja tutkimuksen turvaamiseksi. Säilytysajan päätyttyä tiedot tuhotaan tai arkistoidaan.
Arkistointi perustuu Kansallisarkiston pysyvää säilyttämistä koskeviin määräyksiin, jotka annetaan seulontapäätöksissä (arkistolaki 831/1994, 8 §). Kunnille määräykset annetaan pääsääntöisesti kaikkia kuntia koskevina päätöksinä.
Arkistoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä säilyttämistä määrittelemättömän pitkän ajan osana kulttuuriperintöä.
Joissain harvoissa tapauksissa arkistointivelvoitteesta on säädetty laissa.
Kansallisarkiston seulontapäätökset kunnille
Arkistoitavista asiakirjatiedosta ja niiden säilytysmuodosta Kansallisarkisto päättää pääsääntöisesti toimijoiden tekemien seulontaesitysten perusteella.
Kuntia koskevat seulontapäätökset on annettu lähes poikkeuksetta yhteisinä ja kaikkia kuntatoimijoita koskevina. Esityksen tekijänä on vuoteen 2020 saakka ollut Kuntaliitto, sosiaali- ja terveydenhuollon osalta sosiaali- ja terveysministeriö (STM). Kunnan ei tarvitse tehdä arkistoitavia asiakirjoja koskevaa seulontaesitystä erikseen.
Arvonmäärityksen ja seulonnan näkökulmasta on keskeistä, että
- määräajan säilytettävät tietoaineistot pystytään tuhoamaan tietojärjestelmästä säilytysajan päätyttyä oikein ja luotettavasti
- arkistoitavat ja mahdollisesti säilytysjärjestelmään tai pitkäaikaissäilytykseen siirrettävät tiedot voidaan tunnistaa ja yksilöidä järjestelmästä yhtä lailla luotettavasti
Digitaalisessa muodossa syntyneet aineistot säilytetään ja arkistoidaan ensisijaisesti digitaalisina.
Jos kunta haluaa korvata analogiset asiakirjat digitoiduilla ilmentymillä, tulee kunnan tehdä tästä aineistokohtainen säilytysmuotoa koskeva esitys Kansallisarkistolle.
Keskitetyt valtakunnalliset tietovarannot
Jatka näihin!
Kunnat tallentavat monien tehtävien yhteydessä syntyviä tietoja sekä omiin tietojärjestelmiinsä että valtionhallinnon ylläpitämiin keskitettyihin tietovarantoihin. Kansallisarkiston tavoitteena on arkistoinnin painottuminen keskitettyihin tietovarantoihin. Tällöin aineiston hallinta, säilyvyyden turvaaminen ja lopulta myös käyttö on keskitettyä.
Päällekkäistä arkistointia on pyritty karsimaan Kansallisarkiston uusimpien seulontapäätösten yhteydessä. Purkaminen edellyttää kuitenkin aina tapauskohtaista harkintaa ja yhteistyötä keskitetyn tietovarannon ylläpitäjän kanssa, joissain tapauksissa jopa muutoksia lainsäädäntöön.
Kunnan tulee noudattaa omalta osaltaan voimassa olevia seulontapäätöksiä.