Arkistollisen arvon määrittely ja seulontaesitys
Tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistollisen arvon määrittely on osa arvonmääritystä, joka käsittää myös määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn niiden alkuperäisessä käyttötarkoituksessa.
Tiedonhallintalain 21 § edellyttää, että toimija arvioi tarpeet sen hallussa olevien tietoaineistojen säilyttämiselle ja määrittää niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota.
Toimija tunnistaa ja arvioi tarpeet tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittelylle osana tiedonhallinnan prosessiensa toimeenpanoa.
Arkistollisen arvon määrittely tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot seulontaesityksessä ja Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä.
Seulontaesitys
Seulontaesityksessä toimija esittää kirjallisessa muodossa arkistollisen arvon määrittelytehtävänsä tulokset perusteluineen. Käytännössä toimija esittää seulontaesityksessä Kansallisarkistolle, mitkä sen tietoaineistoista tulisi arkistoida ja mitkä säilyttää määräajan.
Esitykset voivat koskea muodostuvia, talteen otettavia tietoaineistoja (ennakkoseulonta) tai jo muodostuneita tietoaineistoja (taannehtiva seulonta). Esitys voi koskea kaikkia toiminnassa muodostuvia tietoaineistoja tai osaa niistä.
Kansallisarkisto suosittelee arvonmäärittämään tietoaineistot mahdollisimman laajoina kokonaisuuksina, jotka kattaisivat mahdollisimman suuren osan toimijan tehtävistä ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvista ja tietoaineistoista.
Kansallisarkisto suosittelee yhdistämään seulontapäätösten ajantasaisuuden arvioinnin osaksi organisaation kehitystoimintaa:
- Ota seulontapäätösten kattavuus ja sovellettavuus yhdeksi osaksi muutosvaikutusten arviointia, joka toteutetaan säännönmukaisesti organisaation saadessa uusia tehtäviä, toteuttaessa tietojärjestelmähankkeita tai liittyessä keskitettyjen tietovarantojen käyttäjiin.
- Tutustu Arkistoinnin toimenpidepolussa ohjeeseen Mitä arkistoit – määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja arkistointimuoto – Toteuta arvonmääritys tehtävänä ja prosessina
Kansallisarkisto neuvoo toimijoita arkistollisen arvon määrittelytehtävässä ja seulontaesityksen tekemisessä sekä tarjoaa toimijoiden käyttöön seulontaesityslomakkeen ja muuta arkistollisen arvon ja seulontaesityksen tekemistä tukevaa tietoa.
Seulontaesitys käsitellään Kansallisarkistossa noudattamalla hallintomenettelyn sääntöjä.