Mikä muuttuu arkistointilain myötä?
Arkistointilakiin sisältyy paljon uusia säännöksiä, joiden mukainen toimintamalli on ollut jo aiemmin käytössä Kansallisarkiston määräysten ja ohjeiden pohjalta. Tällä sivulla on kuvattu arkistointilain myötä tulevia keskeisiä muutoksia.
Keskeisiä uusia käsitteitä:
- Asiakirjat -> asiakirjat ja tietoaineistot
- Arkistonmuodostaja -> viranomainen
- Seulontapäätös -> arkistointipäätös
- Pysyvästi säilytettävä -> arkistoitava
- Kansallinen arkistotietovaranto
- Arkistokopio
Arvonmääritys
- Arkistollisen arvon määrittämisen kriteereistä säädetään lain tasolla.
- Arvonmäärityksessä on arvioitava arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta.
Siirrot
- Muiden kuin valtionhallinnon viranomaisten mahdollisuudesta siirtää asiakirjoja ja tietoaineistoja Kansallisarkistoon säädetään lain tasolla.
- Viranomaiset voivat siirtää asiakirjoja ja tietoaineistoja kansalliseen arkistotietovarantoon myös niiden säilytysajan kuluessa.
- Kansallisarkisto päättää viranomaista tai toimielintä kuultuaan siirtovelvollisten viranomaisten siirron ajankohdasta.
- Kansallisarkistolla on oikeus saada arkistokopio siirtovelvollisen viranomaisen sisällöltään muuttuvasta tietoaineistosta tutkimuskäyttöä varten kansalliseen arkistotietovarantoon.
Kansallinen arkistotietovaranto
- Kansallisarkiston haltuun ja määräysvaltaan siirretyt asiakirjat ja tietoaineistot muodostavat kansallisen arkistotietovarannon.
Tietosuoja
- Geneettisiä tietoja sisältävien viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen käsittely arkistointitarkoituksesssa tulee mahdolliseksi.
- Henkilötietoja ja salassa pidettäviä tietoja sisältäviin asiakirjoihin ja tietoihin voidaan avata katseluyhteys tietoturvallisessa käyttöympäristössä muille kuin viranomaisille.
Arkistoinnin suunnittelu
- Arkistotoimen sijaan säädetään viranomaisen arkistoinnin suunnittelua koskevista velvollisuuksista. Suunnittelu tapahtuu osana tiedonhallintaa. Arkistolain mukaista arkistonmuodostussuunnitelmaa ei vaadita. Suunnitteluväline on lähtökohtaisesti tiedonhallintamalli, josta säädetään tiedonhallintalaissa (5 §).
Kansallisarkiston arviointitehtävä
- Kansallisarkistolla on oikeus arvioida seuraavien säännösten ja niiden nojalla antamiensa määräysten noudattamista viranomaisissa: arkistointilaki 7 ja 11–13 § ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki (13/2003) 21 §.