Siirrä arkistoitavaa aineistoa meille
Kansallisarkisto vastaanottaa viranomaistoiminnasta muodostuvat arkistoitavat aineistot sekä varmistaa niiden säilyvyyden ja edistää aineistojen monipuolista käyttöä.
Tutustu palveluihimme, jotka on suunnattu Kansallisarkistoon arkistoitavia aineistoja siirtäville toimijoille.
Arkistoi digitaalisessa muodossa
Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Niitä ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Sähköinen arkistointi ei edellytä erillisen luvan tai päätöksen hakemista Kansallisarkistosta kuten aiemmin oli käytäntönä.
Myös vielä muodostuvat analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa. Tutustu Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointia koskeviin ohjeisiin Arkistoinnin osaaja -tietopankissa ja verkkosivuillamme.
Sähköistä arkistointia tukee Kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (22.12.2021, KA/16906/07.01.01.00/2021). Tavoitteena on edistää julkisen hallinnon digitaalisuutta sekä arkistoitujen tietoaineistojen käytettävyyttä. Tutustu myös tietoaineistojen digitointia koskeviin Kansallisarkiston ohjeisiin ja määrityksiin Digitointi-sivulla.
Aineistoa vastaanotetaan sen arkistoitavasta muodosta riippuen sähköisen arkistoinnin, massadigitoinnin tai analogisen vastaanoton palvelun kautta.
- Alkujaan digitaalinen tai digitaaliseen muotoon muutettu aineisto siirretään Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelussa.
- Analoginen, massadigitointiin soveltuva aineisto voidaan siirtää Kansallisarkistoon osana Massadigitoinnin palvelua, jossa aineistot keskitetysti digitoidaan, säilytetään ja arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa.
- Analogisen vastaanoton palvelun kautta vastaanotetaan ne aineistot, jotka digitoinnista huolimatta arkistoidaan myös analogisessa muodossa.
Siirtäjän muistilista ennen siirrosta sopimista
- Siirtäjän on varmistettava hyvissä ajoin ennen siirrosta sopimista, että siirrettävä aineisto on arvonmäärityksen perusteella pysyvästi säilytettävää eli arkistoitavaa.
- Pääsääntöisesti aineistot arkistoidaan Kansallisarkistoon yksinomaan digitaalisessa muodossa. Siirtäjän on lisäksi varmistettava analogisen aineiston osalta arkistoitava muoto. Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot siirretään Kansallisarkistoon myös analogisessa muodossa.
- Kansallisarkisto määrää arkistoinnista ja arkistoitavasta muodosta antamissaan seulontapäätöksissä. Katso tarkemmat ohjeet arvonmäärityksestä ja arkistoitavan muodon arvioinnista.
Siirtoja koskevat määräykset ja ohjeet
Arkistoitavien aineistojen siirtämistä ohjaavat Kansallisarkiston antamat määräykset ja ohjeet. Näistä keskeisin on määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon.
Tarkemmat siirto-ohjeet löytyvät sähköisen arkistoinnin, massadigitoinnin ja analogisen vastaanoton palveluita koskevista osioista.
Tarve maksullisille palveluille
Kansallisarkisto tarjoaa siirtäjille aineistojen viranomaisvalmistelun, säilyttämisen, tietojen antamisen ja digitoinnin maksullisia palveluita.