Arkistointi kunnissa
Kunnallisilla toimijoilla on sekä tiedon säilyttämiseen että arkistointiin liittyviä velvoitteita. Ne limittyvät osittain keskenään. Tiedonhallinnan keinoilla luodaan pohja niin arkistoinnille, arkistonhoidolle kuin tietopalvelulle arkistoaineistoista.
Tiedon elinkaarta voidaan tarkastella kahdessa jaksossa tiedonhallintalakiin., EU:n tietosuoja-asetukseen ja arkistolakiin nojaten:
- Tietoa tarvitaan sen alkuperäiseen tai siihen rinnastettavaan käyttötarkoitukseen.
- Alkuperäisen tai siihen rinnastettavien käyttötarpeiden perusteella määritellyn säilytysajan päätyttyä tieto joko tuhotaan tai arkistoidaan.
Kunnan tai kuntayhtymän tehtävien hoidossa ja palvelujen tuotannossa syntyvästä tiedosta osa on arkistoitavaa tietoa. Arkistointi tarkoittaa sitä, ettei kyseistä tietoa tuhota koskaan, vaan sitä säilytetään määräämättömän pitkän ajan osana kulttuuriperintöä.
Arkistoinnin edellytyksiä luodaan jo silloin, kun tieto syntyy tai vastaanotetaan. Toisaalta arkistoinnin varmistamiseksi tarvitaan tiedon elinkaaren varrella erilaisia tiedonhallinnan ja arkistotoimen toimenpiteitä.
Toimijan tulee tietää:
- mitä tietoja sen hallussa on
- kauanko niitä säilytetään
- mitkä tiedot arkistoidaan
- miten arkistoitavan tiedon säilyvyys turvataan
Tietoturvatoimenpiteet ja erilaiset tietoa koskevat kuvaukset vaikuttavat siihen, että tiedon säilyttäminen ja käyttö on turvallista ja luotettavaa tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Käsitteet arkistolaissa ja tiedonhallintalaissa
Tiedonhallintalaissa säädetään tiedonhallinnan järjestämisestä ja arkistolaissa arkistotoimen järjestämisestä. Laeissa on osittaista päällekkäisyyttä erityisesti tiedon aktiiviajan hallinnan velvollisuuksia osalta. Tiedonhallinnassa tulee huomioida myös arkistoinnin vaatimukset. Tiedonhallintaa ohjaa tiedonhallintalautakunta.
Katso myös
Arkistointiin ja arkistoitujen aineistojen säilyvyyden turvaamiseen liittyvien velvoitteiden osalta kunnan tulee noudattaa arkistolakia.
Kunnanhallitus/kuntayhtymän hallitus vastaa kunnallisen toimijan arkistotoimen järjestämisestä. Se määrää viranhaltijan tai toimihenkilön, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista. Vastuuhenkilö tarvitsee riittävät resurssit arkistoinnin suunnitteluun ja käytännön tehtäviin.
Kansallisarkiston antamat seulontapäätökset määrittävät, mitä aineistoja kuntatoimijan tulee arkistoida.
Kysyttävää arkistoinnista? Ota yhteyttä: [email protected]
Vuonna 2025 Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu laajenee koko julkishallinnon käyttöön eli vastaisuudessa myös kunnat voivat arkistoida aineistonsa Kansallisarkistolle. Lue lisää laajentamisprojektista!