Siirron jälkeen

Kun aineistot on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon on huolehdittava aineiston tietopalvelusta. Aineistojen siirron jälkeisestä käytöstä käydään keskustelua jo siirron yhteydessä. Kansallisarkiston Astia-palvelu mahdollistaa useimmiten myös säilytysvaiheessa olevien aineistojen käytön tietopalvelua ajatellen. Lue lisää Siirtäjille suunnatuista Astia-ohjeista (pdf).

Tietopalvelu

Lähtökohtaisesti tietopalveluvastuu säilytysvaiheessa olevista aineistoista on Siirtäjällä ja arkistovaiheen aineistoista Kansallisarkistolla. Siirtäjä voi toteuttaa tietopalvelun joko Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun tai siirtäjän hallussa olevan aineistokopion avulla. Säilytysvaiheessa olevan aineiston tietopalvelu kuvataan tarkemmin Kansallisarkiston Astia-palvelun palvelukuvauksessa ja Astian käyttöohjeissa.  

Julkisten, henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen näyttämisestä Astian kautta sovitaan aineistokohtaisesti Siirtäjän ja Kansallisarkiston välillä. Tällaisia tietoaineistoja voivat olla esimerkiksi aineistot, jotka ovat olleet viranomaisella julkisesti saatavilla verkossa, mutta sisältävät asiaa käsitelleen virkahenkilön nimen. Sovitut ratkaisut esitetään aineistokohtaisesti siirtosuunnitelmassa.

Mikäli tietoaineiston siirto on perustelua tehdä offline-siirtona, eikä aineisto ole käytettävissä Astia-palvelun kautta, huolehtii Kansallisarkisto tarvittaessa sopimusperustaisesti myös säilytysvaiheessa olevan aineiston tietopalvelusta.  

Aineiston käyttö Astian kautta

SAPA-siirtokäyttöliittymän kautta siirretyt aineistot tulevat käytettäviksi Astia-palvelun kautta. Siirtäjä määrittää kenelle annetaan käyttöoikeudet siirretyn aineiston käyttöön ja hakee Astia-palvelulta oikeudet.  

Säilytysvaiheessa olevan aineiston tietopalveluvastuu säilyy Siirtäjällä, vaikka siirretty tietoaineisto ei olisi käytettävissä Astian kautta. Tällöin Siirtäjä voi käyttää tietopalvelun toteuttamiseen omassa hallinnassaan olevia aineistokopioita. Aineistokopioiden kohdalla on tärkeää muistaa laista tuleva vastuu, aineistojen siirtyessä arkistovaiheeseen. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan, säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.

Rekisterinpitäjyys ja henkilötietojen käsittely

Kansallisarkisto toimii siirtosopimuksen mukaisesti säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston henkilötietojen käsittelijänä ja Siirtäjä rekisterinpitäjänä. Sopijapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Kansallisarkisto toimii Kansallisarkistoon siirretyn arkistovaiheen tietoaineiston rekisterinpitäjänä ja kantaa siitä aiheutuvat tietosuojalainsäädännön asettamat vastuut ja velvoitteet.

Tietoturvapoikkeama

Mikäli huomaat digitaalisiin tietoaineistoihin liittyvän tietoturvapoikkeaman tai epäilet tällaista, ilmoita asiasta Sähköisen arkistoinnin palvelulle, [email protected]. Ilmoitus tulee tehdä turvapostia käyttäen. Tarvittaessa Sähköisen arkistoinnin palvelu lähettää turvapostiviestin, johon vastaamalla voit ilmoittaa tietoturvapoikkeaman.

Astia-palaute

Mikäli havaitset Astia-palvelussa olevien tietoaineistojen käytössä kriittisen virheen (esim. aineistojen käyttö ei onnistu) tai epäilet käyttöoikeuksissa olevan jotain vikaa, ole yhteydessä Sähköisen arkistoinnin palveluun, [email protected]. Muissa tapauksissa käytä Astia-palvelun palautelomaketta.