Siirron jälkeen

Kun tietoaineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon, on huolehdittava siihen liittyvistä tietopalveluvastuista. Siirron jälkeisestä käytöstä käydään keskustelua jo siirron yhteydessä. Kansallisarkiston Astia-palvelu mahdollistaa myös säilytysvaiheessa olevien aineistojen käytön tietopalvelua ajatellen.

Tietoaineiston tarkistus

Siirtäjän tulee tarkistaa Kansallisarkistoon vastaanotetun tietoaineiston ja alkuperäisen aineiston (siirtopaketti) koon vastaavuus. Säilytysvaiheessa olevien tietojen osalta Siirtäjä tulee lisäksi varmistaa tietoaineistojen eheys. Mikäli Siirtäjä havaitsee näiden osalta poikkeamia, tulee hänen olla yhteydessä Sähköisen arkistoinnin palveluun [email protected]

Käyttöoikeudet säilytysvaiheen tietoaineistoihin haetaan Astia-palvelusta.

Tietopalvelu

Lähtökohtaisesti tietopalveluvastuu säilytysvaiheessa olevista aineistoista on Siirtäjällä ja arkistovaiheen aineistoista Kansallisarkistolla. Siirtäjä voi toteuttaa tietopalvelun joko Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun tai hallussaan olevan aineistokopion avulla. Säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston tietopalvelu kuvataan tarkemmin Kansallisarkiston Astia-palvelun palvelukuvauksessa ja Astian käyttöohjeissa.  

Aineistokopioiden kohdalla on tärkeää muistaa laista tuleva vastuu aineistojen siirtyessä arkistovaiheeseen. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.

Mikäli tietoaineiston siirto on perustelua tehdä poikkeuksellisesti offline-siirtona, eikä se ole käytettävissä Astia-palvelun kautta, huolehtii Kansallisarkisto tarvittaessa sopimusperustaisesti myös säilytysvaiheessa olevan aineiston tietopalvelusta.

Tietoaineiston käyttö

SAPA-siirtokäyttöliittymän kautta siirretyt aineistot tulevat käytettäviksi Astia-palvelun kautta. Siirtäjä määrittää, kenelle annetaan säilytysvaiheessa olevaan tietoaineistoon käyttöoikeudet ja hakee ne Astia-palvelulta.  

Tiettyjen julkisten mutta henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen saatavuudesta Astian kautta sovitaan aineistokohtaisesti Siirtäjän ja Kansallisarkiston välillä. Tällaisia tietoaineistoja voivat olla esimerkiksi aineistot, jotka ovat olleet viranomaisella julkisesti saatavilla verkossa, mutta sisältävät asiaa käsitelleen virkahenkilön nimen. Sovitut ratkaisut esitetään aineistokohtaisesti siirtosuunnitelmassa. 

Rekisterinpitäjyys ja henkilötietojen käsittely

Kansallisarkisto toimii siirtosopimuksen mukaisesti säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston henkilötietojen käsittelijänä ja Siirtäjä rekisterinpitäjänä. Sopijapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Kansallisarkisto toimii Kansallisarkistoon siirretyn arkistovaiheen tietoaineiston rekisterinpitäjänä ja kantaa siitä aiheutuvat tietosuojalainsäädännön asettamat vastuut ja velvoitteet.

Tietoturvapoikkeama

Mikäli huomaat digitaalisiin tietoaineistoihin liittyvän tietoturvapoikkeaman tai epäilet tällaista, ilmoita asiasta Sähköisen arkistoinnin palvelulle, [email protected]. Ilmoitus tulee tehdä turvapostia käyttäen. Tarvittaessa Sähköisen arkistoinnin palvelu lähettää turvapostiviestin, johon vastaamalla voit ilmoittaa tietoturvapoikkeaman.

Astia-palaute

Mikäli havaitset Astia-palvelussa olevien tietoaineistojen käytössä kriittisen virheen (esim. aineistojen käyttö ei onnistu) tai epäilet käyttöoikeuksissa olevan jotain vikaa, ole yhteydessä Sähköisen arkistoinnin palveluun, [email protected]. Muissa Astian käyttöön liittyvissä kysymyksissä ja huomioissa käytä Astia-palvelun palautelomaketta.