Metatieto ja arkistokuvailu

Arkistometatiedolla tarkoitetaan tietoaineistojen arkistointitarkoituksissa tapahtuvan käytön näkökulmasta tarpeellista metatietokokonaisuutta.

Tavoitteena on varmistaa arkistoitavien tietoaineistojen käytettävyys arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa sekä arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointi tiedon elinkaaren aikana.

Arkistoitavaksi säädettyjä tai määrättyjä asiakirjoja ja tietoja säilytetään ilman aikarajaa osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Tällöin korostuu erityisesti niiden hyödyntäminen monipuolisessa tutkimuskäytössä.

Arkistokuvailu koostuu tietoaineistoa ja sen konteksteja kuvailevasta arkistometatiedosta, joka kuvaa aineiston:

• sisältöä
• rakennetta
• alkuperää, kuten tietoaineiston syntyyn liittyviä tehtäviä ja toimijoita
• käsittelyä ja elinkaarihallintaa ja niihin liittyviä toimijoita
• suhdetta muuhun tietoon ja tietoaineistoihin
• muita asiayhteyksiä
• käyttöön liittyviä rajoituksia

Kuvailevan metatiedon lisäksi arkistometatietoon kuuluu tietoaineistojen arkistointia ohjaavaa hallinnollista metatietoa.

Kansallisarkiston Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suosituksessa (2024) on määritelty arkistometatiedon vähimmäistasoa.

Kuva: Arkistometatieto muodostaa kohteen kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä hallintaa ja käsittelyä koko sen elinkaaren ajan kuvaavan arkistokuvailun. Se myös ohjaa omalta osaltaan tietoaineistojen arkistointia. Kansallisarkiston määrittelemillä arkistoinnin perusmetatiedoilla tarkoitetaan arkistometatiedon vähimmäistasoa arkistointitarkoituksissa tapahtuvan käytön ja arkistoinnin ohjauksen näkökulmista.

Tietoaineistojen arkistointi ja muu elinkaarihallinta, säilytys ja käyttö ovat sidoksissa niitä koskevien metatietojen laatuun. Arkistokuvailulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen ymmärrettävyys, todistusvoimaisuus, tunnistaminen ja käyttöön saaminen myös arkistoinnin jälkeen. Samalla tuetaan arkistoitavien ja arkistoitujen tietoaineistojen jatkuvaa elinkaarihallintaa.

Laadukas arkistometatieto tuotetaan luotettavasti standardien ja niiden pohjalta tehtyjen ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Metatiedon tulee olla oikeellista, määrältään riittävää, ajantasaista, ymmärrettävää ja koneluettavaa. Metatiedon alkuperä tulee dokumentoida.

Metatiedon laatua voi arvioida esimerkiksi Tilastokeskuksen tuottaman tietoaineistojen laatukriteeristön (pdf) avulla.

Arkistokuvailu tehtävänä ja prosessina

Arkistokuvailu tarkoittaa tietoaineistoa kuvailevan arkistometatiedon lisäksi myös sitä tehtävää ja prosessia, jolla arkistometatieto tuotetaan kuvailtavalle kohteelle. Kuvailu alkaa käytännössä arkistoitavan tietoaineiston muodostumishetkellä ja jatkuu läpi koko sen elinkaaren. Tehtävänä se ei siksi rajoitu arkistossa tehtävään kuvailuun, vaan tietoaineistojen arkistointitarkoitusten huomiointi metatietojen tuottamisessa on osa julkishallinnon toimijan tiedonhallintatehtävää.

Digitaalisessa toimintaympäristössä arkistointitarkoitusten näkökulmasta tarpeelliset metatiedot on tarkoituksenmukaista tuottaa mahdollisimman pitkälle samoilla menetelmillä ja samanaikaisesti muun tiedonhallinnan näkökulmasta tarpeellisen metatiedon kanssa. Siksi prosesseissa ja tietojärjestelmissä, joissa muodostuu ja käsitellään arkistoitavia tietoaineistoja, tulee ottaa huomioon arkistokuvailun näkökulma ja tarpeet.

Arkistometatiedon suhde muihin metatietoihin

Arkistoitua tietoaineistoa säilytetään ilman aikarajaa, ja sen käyttötavat ovat periaatteessa rajattomat. Tiedon alkuperäinen käyttökonteksti, tietojärjestelmä, sovellus tai tiedon tuottajien ja käyttäjien asiantuntemus eivät useimmiten enää ole arkistoidun tiedon hyödyntäjän saatavilla ja tukena.

Arkistoinnin metatietomääritykset pyrkivät osaltaan varmistamaan tietoaineistojen todistusvoimaisuuden ja tukemaan niiden hyödynnettävyyttä tiedon uudelleenkäytön tavasta, ajasta ja paikasta riippumatta. Siksi tietty metatieto voi arkistokuvailun yhteydessä olla tarpeellinen, vaikka tiedonhallinnan tai asianhallinnan konteksti, standardit, käytännöt, lainsäädäntö tai yksittäinen tietojärjestelmä eivät sitä edellyttäisi. 

Myös nimellisesti samaa metatietoa koskevat vaatimukset voivat arkistokuvailun näkökulmasta olla erilaisia kuin organisaation muun tiedonhallinnan näkökulmasta.  Suuri osa arkistometatiedosta on kuitenkin yhteneväistä muuta tiedonhallintaa palvelevan ja dokumentoivan metatiedon kanssa.

Oleellista arkistoitavien tietoaineistojen metatiedoissa on johdonmukaisesti ottaa huomioon niiden tuleva arkistollinen toiminta- ja käyttökonteksti. Vain näin jatkuvasti kasvavaa digitaalista tietomassaa on mahdollista siirtää, hallita ja antaa käytettäväksi arkistossa.

Digitaalisten tietoaineistojen kuvailu sekä kuvailutietojen ylläpito on tärkeää varmistaa aineistojen koko elinkaaren ajan. Esimerkiksi automaattisen sisällöntunnistamisen menetelmät voivat vähentää tietoaineistojen tietosisällön kuvailutarvetta. Sen sijaan tietorakenteen ja aineiston käyttöohjeiden kuvailun merkitys lisääntyy tiettyjen digitaalisten tietoaineistojen kohdalla.

Tieto voi menettää ymmärrettävyyttään hyvin nopeasti silloin, kun sitä ei aktiivisesti käytetä tai kun se on irrotettu siitä yhteydestä, jossa se on tuotettu ja jossa sitä on käytetty. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun digitaalinen tieto siirretään pois siitä järjestelmästä, jossa se on muodostunut. Arkistometatieto tukee organisaation tiedonhallintaa erityisesti silloin, kun organisaatio vastaa arkistoitujen tietojen säilyttämisestä itse tai tietoaineistojen säilytysajat ovat pitkiä.

Arkistometatieto ja asiankäsittelyn metatieto

Asiarekisteristä ja asiankäsittelyn välttämättömistä metatiedoista säädetään tiedonhallintalaissa. Tiedonhallintalain perusteella Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta antaa asiankäsittelyyn ja palveluiden tiedonhallintaan liittyviä metatietosuosituksia. Lisäksi tiedonhallintaan ja asiankäsittelyyn liittyviä metatietovaatimuksia on muussa yleislainsäädännössä ja erityislainsäädännössä.

Asiankäsittelyn ja arkistoinnin metatietovaatimusten välistä suhdetta voi arvioida käyttötarkoituksen ja tavoitteiden näkökulmasta. Asiankäsittelyn metatietojen tavoitteena on mahdollistaa muun muassa asiankäsittelyn seuraaminen sekä tukea tiedon antamista viranomaisen asiakirjoista. Arkistoinnin metatietojen tavoite puolestaan on varmistaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyminen, saatavuus, ymmärrettävyys ja käytettävyys arkistointitarkoituksessa erittäin pitkällä aikavälillä.

Asiankäsittelyn metatiedot liitetään tai ne kertyvät tietoaineistoihin niiden muodostumisen ja alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisen käytön ja hallinnan yhteydessä. Ne koostuvat asiakirjakohtaisista metatiedoista ja asian käsittelyprosessiin liittyvistä rekisteröintitiedoista ja muista metatiedoista. 

Näihin kuuluvat sekä käsiteltävän asian tiedot että siihen liittyvät käsittelyvaiheet ja toimenpiteet sekä toimijat ja asiankäsittelyyn liittyvät aikamääreet. Nämä metatiedot tukevat myös arkistointitarkoitusta. Metatietojen täydentäminen ja tarkentaminen arkistointitarkoituksiin on kuitenkin usein vielä tarpeen.