Suunnittelu: SÄHKE2-määräys
Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.
Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2 on kumottu Kansallisarkiston määräyksenä 31.12.2022 eikä sitä enää ylläpidetä.
SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.
Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista. SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.
SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.
SÄHKE2-mukaisuus on tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.
SÄHKE2-tuotesertifiointi
SÄHKE2-tuotesertifioinnin tavoitteena on antaa julkishallinnon organisaatiolle luotettava ja testattu tieto siitä, että tietojärjestelmässä on SÄHKE2:n mukaiset ominaisuudet.
Sertifiointikriteeristön hallinnasta vastaa Inspecta Sertifiointi Oy, jolla on SÄHKE2-sertifiointeihin FINAS-akkreditointipalvelun myöntämä akkreditointi.
