Miten aineistoja voi tutkia?
- Digitoituja aineistoja voi tutkia Kansallisarkiston verkkopalveluissa ja tietokannoissa 24/7 (ilmaista).
- Hämeenlinnan toimipaikasta voi tilata aineiston digitoituna Astia-verkkopalveluun sen sijaan, että se toimitettaisiin toimipaikan tutkijasaliin fyysisesti. Sama käytäntö on laajenemassa myös Turkuun ja Vaasaan.
- Aineistoja voi tutkia myös omatoimisesti paikan päällä Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleissa aukiolojen puitteissa (ilmaista).
- Lisäksi on mahdollista tilata maksua vastaan jäljenteitä tekemällä tietopyynnön (on hyvä varata aikaa tietopyynnön toimitukseen noin 2 viikkoa).
Suurin osa aineistostamme on viranomaisilta
Aineistoja Kansallisarkistossa on noin 250 hyllykilometriä, josta noin 5 % on digitoitu. Digitaalista aineistoa on yhteensä yli 200 miljoonaa kuvaa, joista noin kymmeneen miljoonaan on tehty sisällöntunnistus. Suurin osa aineistoista on viranomaisilta, noin 10 % yksityishenkilöiden, yritysten ja järjestöjen aineistoja. Varhaisimmat aineistot ovat 1300-luvulta ja kattavammin aineistoja on 1500-luvulta alkaen.
Tekoäly ja digitaalisuus Kansallisarkistossa
- Tekoäly muuttaa ja on muuttanut arkistoaineistojen käyttöä tuntuvasti, ja käsinkirjoitetun tekstin koneellinen tunnistaminen (HTR) toimii yhä paremmin.
- HTR-tunnistus on tulossa Astia-palvelun digitoituihin aineistoihin, ja 1800-luvun tuomiokirjoihin haku jo olemassa.
- Tekstintunnistusapuri jo demokäytössä – sen avulla voit vaikka ottaa kännykkäkuvan vanhasta asiakirjasta ja saada sen tekstin konekirjoitettuun muotoon.
- Digitaalinen asiointi kehittyy muutenkin. Digitaalista toimittamista pilotoidaan, ja tulevaisuuden tavoitetilana on, että kaikilla olisi nykyistä helpompi ja tasaveroisempi pääsy asiakirjallisten kulttuuriperintöaineistojen äärelle.
Muista nämä, kun haluat saada lisää tietoa ja otat yhteyttä Kansallisarkistoon:
1. Arkiston henkilökunnalle tai tietopyynnössä kannattaa kertoa suoraan mitä tietoa etsii, siten arkiston tietopalvelu osaa auttaa parhaiten.
- Tietoa tai asiakirjaa voi etsiä arkistosta, jos tiedossa on ajankohta ja henkilön nimi / jokin yksittäinen tapahtuma / asiakirja.
- Jos etsinnässä on yksittäinen asiakirja, pitää olla tiedossa asiakirjan laatinut viranomainen ja ajankohta tai diaarinumero.
- Jos etsinnässä on yksittäinen tapahtuma pitää tietää mikä viranomainen asiaa on hoitanut. Kannattaa tehdä taustatyötä etukäteen ja etsiä tietoa vanhoista sanomalehdistä.
- Jos etsinnän kohteena on yksittäinen henkilö laajemmin, tiedon etsintä pitää kohdentaa niihin viranomaisiin, joiden kanssa henkilö olisi joutunut asioimaan elämänsä aikana (erilaiset hakemisasiakirjat, rekisterimerkinnät yms.).
2. Tee pohjatyöt kunnolla! Arkiston tietopalvelu auttaa tarvittaessa oikean viranomaisen jäljittämisessä, mutta jos tietopyynnön lähtötiedot ovat heikot etsinnästä veloitetaan.
- Esimerkiksi oikeusasiakirjoissa pitää aina olla tiedossa kohdehenkilön (vastaajan) nimi ja tuomioistuin.
- Rikostutkinta-asiakirjoissa pitää olla tiedossa mikä poliisiviranomainen on hoitanut asiaa. Yleensä pääteltävissä tapahtumapaikan mukaan tai löytyy vanhoista sanomalehdistä.
- Vaikka jutun kohteena oleva rikosjuttu olisi ns. uutisklassikko, esim. Volvo-Markkanen, niin tietopyyntöön tarvitaan aina henkilön oikea nimi ja oikeudenkäynnin ajankohta sekä tuomioistuin.
3. Tietopyyntö kannattaa tehdä aina ajoissa, vähintään pari viikkoa ennen jutun ilmestymistä. Harvassa arkistossa kaikki arkistoaineisto on saman katon alla ja pelkästään aineiston sijoitus eri toimipisteissä aiheuttaa sen, ettei tietopyyntöihin ole välttämättä mahdollista vastata parin päivän toimitusajalla.
4. Mikä on maksutonta? Omatoiminen aineistojen tutkiminen ei maksa mitään. Maksutonta on myös, jos vastaamme hakemistojen ja tietokantojen perusteella eli neuvomme asiakasta tiedon etsintään tai jos tarkistamme jonkun aineiston ja aikaa menee alle 30 min. Maksuttoman vastauksen perusteella asiakas voi päättää, tuleeko paikan päälle itse vai tilaako maksullisen tietopyynnön.
5. Maksuttomia apuvälineitä:
- Arkistojen Portti auttaa oikean aineiston äärelle
- Kansallisarkistolla käytössä livechat (löytyy kotisivujen kautta), joka auttaa yksittäisissä aineistoon liittyvissä kysymyksissä
- Asiakaspalvelua tarjolla myös toimipaikoissa eri puolilla Suomea
6. Huom! Arkiston tietopalvelu ei voi tehdä laajaa tiedon etsintää asiakkaalle, edes maksusta.
- Esimerkiksi tiedon etsintä kaikista rajaloukkauksista 1970-luvulla ei onnistu koska tietoa sisältyy monen vuoden arkistoaineistoon. Sen sijaan yksittäiseen rajaloukkaukseen liittyvät asiakirjat ovat etsittävissä, jos ajankohta ja paikka on tiedossa.
Huomioi myös nämä asiat:
- Arkiston hylly on harvoin apteekin hylly – hakemistoja ja valmiita tietokantoja on vähemmän kuin luulisi. Tiedonetsintä vaatii usein jonkin verran aikaa, vaivaa ja vähän onneakin – mutta mahdollistaa samalla löytöjen tekemisen.
- Mahdolliset käyttörajoitukset perustuvat aina lainsäädäntöön ja käyttörajoitettuun aineistoon voi hakea käyttölupaa. Suurin osa käyttörajoituksista liittyy arkaluonteisiin henkilötietoihin ja asiakirjat saa käyttöönsä hyväksyttävää tutkimustarkoitusta varten. Käyttörajoitettua asiakirjaa ei välttämättä saa julkaista lehdessä kokonaisuudessaan.
- Kuvien ja etenkin isompien piirustusten tilaaminen jäljenteinä kannattaa tehdä hyvissä ajoin, sillä toimitusaikaan vaikuttaa myös muun digitoinnin tilanne juuri sillä hetkellä.
- Arkiston tietopalvelu kiittää, jos kuviin merkitään lähteeksi myös arkistokokonaisuusmistä kuva on peräisin. Esimerkiksi Kansallisarkisto Valtiollisen poliisin arkisto. Näin kerran julkaistu kuva löytyy ehkä joskus uudelleen.