Ohjepankki
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Ne löydät tältä sivulta.
Kansallisarkistoon voi luovuttaa myös yksityisiä arkistoaineistoja. Näiden luovuttamista ja kunnostamista koskevia ohjeita löydät ohjepankin kohdasta Yksityisarkistot.
Sivun loppuun on koottu muiden tahojen julkaisemia ohjeistuksia, kuten Kuntaliiton verkkojulkaisut kunnallisten asiakirjojen säilytysajoista.
Keskeiset julkishallintoa, kuntia ja valtionhallintoa koskevat seulontapäätökset sekä kumotut määräykset ja ohjeet löytyvät omilta alasivuiltaan.
Tutustu ohjepankkiin!
Arvonmääritys ja seulonta
- Seulontaesityslomake (word)
- Kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointi- ja dokumentointilomake (word)
- Liitelomake: Tietojärjestelmät (word)
- Ohje seulontaesityksen liitekuvien ja kuvaluettelon lähettämiseksi CSC:n Funet FileSender-tiedostonjakopalvelulla (pdf)
- Seulontaesityksen valokuvien luettelo (excel)
- Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)
- Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)
- Potilasasiakirjojen pysyvää säilytystä koskeva arvonmääritys vuosina 1956–2020 (pdf)
- Yksityisarkistojen seulontaohje 2011 (AL/12726/00.01.02/2010)
Arkistointia koskevat määräykset
- Normi pdf-tiedostona (AL/19699/07.01.01.00/2012)
- Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.
Arkistointia koskevat suositukset ja oppaat
- Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus (pdf)
- Liite 1: Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot (excel)
Suositus koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Se on tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.
Suositus on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys. Siinä määritellyt perusmetatiedot
- ovat edellytys tietoaineiston käytettävyydelle arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa, ja
- tukevat arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointia tiedon elinkaaren aikana.
Arkistometatiedolla viitataan suosituksessa siihen metatietokokonaisuuteen, jota arkistointi ja tiedon käyttötarkoituksen muutos arkistointitarkoitukseksi edellyttävät. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot on määritelty osoittamaan tämän metatiedon vähimmäistasoa.
Perusmetatietojen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka yhtenä lähtökohtana on ollut asiakirjahallinnon metatietoja määrittelevä ISO 23081-standardi. Aiempien kansainvälisten kuvailustandardien mukaiset kuvailut on huomioitu RiC-CM:n määrityksissä, ja myös arkistoinnin perusmetatiedot ovat sovitettavissa yhteen vuoden 1997 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen pohjalta tehtyihin kuvailuihin.
-
Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.
-
Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.
-
SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.
-
Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista.
-
SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.
-
SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.
-
SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.
- Liite 2: SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020 (pdf)
- Valtionarkiston yleinen ohje n:o 9 pdf-tiedostona
- Valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta korvattu arkistolaitoksen päätöksellä 29.12.2008 (KA/2181/431/2007)
- Valtioneuvoston Hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja Hankerekisterin arkistoraporttien pysyvä säilytys 2008 (pdf)
- Hakemuskirje (pdf)
- Arkistointiohje (pdf)
- Raporttimuistio (pdf)
Digitointi
- Vaatimukset pdf-tiedostona (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)
-
Esimerkki 1 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (EsimerkkipakettiJPEG2020.tar)
-
Esimerkki 2 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (esimerkkipakettiTIF2020.tar)
Tarkennus Kansallisarkiston digitointimäärityksiin
MIX-metatietojen kansainvälisten määritysten mukaisessa skeemassa (versio 2) on iccProfileURI-niminen elementti. Skeeman kuvauksessa ja Kansallisarkiston digitointimäärityksissä nimi on version 1 mukaisessa muodossa iccProfileURL. Myös Kansallisarkiston Digitoidun aineiston validointityökalu hyväksyy tällä hetkellä muodon iccProfileURL.
Kansallisarkistoon siirrettävissä digitoiduissa aineistossa tulee käyttää skeeman mukaista muotoa iccProfileURI. Validointityökalun ja määritysten osalta muoto pyritään korjaamaan myös mahdollisimman pikaisesti.
Vaatimukset pdf-tiedostona (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)
Tarkennus Kansallisarkiston digitointimäärityksiin
MIX-metatietojen kansainvälisten määritysten mukaisessa skeemassa (versio 2) on iccProfileURI-niminen elementti. Skeeman kuvauksessa ja Kansallisarkiston digitointimäärityksissä nimi on version 1 mukaisessa muodossa iccProfileURL. Myös Kansallisarkiston Digitoidun aineiston validointityökalu hyväksyy tällä hetkellä muodon iccProfileURL.
Kansallisarkistoon siirrettävissä digitoiduissa aineistossa tulee käyttää skeeman mukaista muotoa iccProfileURI. Validointityökalun ja määritysten osalta muoto pyritään korjaamaan myös mahdollisimman pikaisesti.
Siirrot - Sähköisen arkistoinnin palvelu
- Palvelukuvaus (pdf)
- Sähköisen arkistoinnin palvelun keskeiset käsitteet (pdf)
- Palvelussa käytettyjen käsitteiden selitteet.
- Säilytys ja arkistointi tietoaineistojen siirron näkökulmasta (pdf)
- Mitä käsitteet säilytys ja arkistointi tarkoittavat.
- Siirtosopimus (pdf)
- Siirtosuunnitelmapohja (word)
- Siirtäjä täyttää siirtosuunnitelmaan tarkempia tietoja siirrettävästä aineistosta.
- Riskiarviolomake (excel)
- Riskiarvion tavoitteena on kartoittaa riskejä, jotka liittyvät alkujaan digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään digitaaliseen säilyttämiseen ja arkistointiin.
- Tarkistuslista siirtäjälle (word)
- Tarkastuslista on näppärä tapa seurata Siirtäjän vastuiden täyttämistä.
- Metatietolomake (Excel)
- Metatietojen kuvailulomakkeet, joka täytetään tarvittavilta osin ennen aineistojen siirtoa. Sovi Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitkä kuvailutaulukot siirrossa tulee täyttää.
- SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Ohjeessa kuvataan, miten muodostetaan Kansallisarkistoon siirrettävä SÄHKE2-siirtopaketti siirtäjän tietojärjestelmän tietosisällöstä.
- Rakenteiset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Siirtopaketin muodostaminen rakenteisista tietoaineistoista ja sähköisistä diaareista.
- Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Ohjeistus viranomaisen itse digitoimien aineistojen siirtämiselle Kansallisarkistoon.
- Muut digitaaliset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. Sisältää listauksen hyväksytyistä tiedostomuodoista. Lista on päivittyvä.
- Ohjevideot
- Tutustu siirtokäyttöliittymän toiminnallisuuksiin
- Tietorakenteen valinta
- Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä ja lomakenäkymässä
- Metatietojen tuominen CSV-tiedostosta
- Metatietojen muokkaaminen massamuokkaustyökalulla
- Kuvailun jatkaminen
- Metatietojen tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi
- SÄHKE2-paketin lähettäminen siirtokäyttöliittymässä
Siirrot - Massadigitoinnin palvelu
- AHAA-luettelointiohje massadigitointia varten (pdf)
- Massadigitoinnin siirto-opas (pdf)
- MD siirto-oppaan liite 1, vastuunjakotaulukko (pdf)
- MD siirto-oppaan liite 2, viranomaisen resurssitarpeet (pdf)
- MD siirto-oppaan liite 3, tarkistuslista (pdf)
- MD siirto-oppaan liite 3, tarkistuslista (word)
- MD siirto-oppaan liite 4, suosituksia aineiston käsittelyyn (pdf)
- MD siirto-oppaan liite 5, esimerkkejä arkistokaavoista (pdf)
- Ohjeet seulontaesityksen laadintaan löytyvät Arvonmääritys- ja seulontapalvelun sivuilta
- Säilytys ja arkistointi -käsitteet (pdf)
- Massadigitoinnin sopimuspohja (pdf)
- Massadigitoinnin sopimus, liite 1: MD palvelukuvaus (pdf)
- Massadigitoinnin sopimus, liite 2: Seloste käsittelytoimista (pdf)
- Massadigitoinnin sopimus, liite 3: Tiedon antamisen vastuut ja toteuttaminen (pdf)
- Massadigitoinnin sopimus, liite 4: Siirtosuunnitelma (pdf)
- Massadigitoinnin sopimus, liite 5: Riskiarvio (pdf)
- Sopimuspohja AHAA:n käytöstä (pdf)
Metatietopalvelu
- Ohje AHAA-salasanan muuttamiseen (pdf)
Tarkennus AHAA-metatietojärjestelmää koskeviin ohjeisiin ja kuvauksiin
AHAA-metatietojärjestelmän eri toiminnallisuuksien ja niiden toimivuuden tämänhetkinen kehitystila ei kaikilta osin vastaa järjestelmää koskevia kuvauksia ja ohjeita.
Esimerkiksi toimijoiden yhdistämistä ja auktorisointia koskevien toiminnallisuuksien osalta on huomioitava
- Toimijoiden yhdistämistoiminnolla on ollut tarkoitus yhdistää samaa toimijaa koskevat tiedot yhdeksi toimijaksi. Yhdistämistoimintoa ei voi kuitenkaan käyttää, koska se ei toimi suunnitellulla tavalla. Havaintojen perusteella esimerkiksi kaikki liitokset eivät siirry oikein toimijoita yhdistettäessä eivätkä tarpeettomat toimijat poistu yhdistämisen jälkeen.
- Toimijoiden auktorisointi -toiminnon tarkoitus on vahvistaa, että toimijan kuvailutiedot ovat riittävät toimijan identifioimiseksi. Toimintoa ei ole toistaiseksi otettu käyttöön.
Muita ohjeita ja suosituksia
Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset -sarja on Kuntaliiton 2000–2010-luvuilla julkaisema säilytysaikojen määrittelyä tukeva opassarja. Julkaisuissa on huomioitu myös Kansallisarkiston seulontapäätökset kuntien pysyvästi säilytettävistä (arkistoitavista) asiakirjoista. Oppaita voi edelleen käyttää säilytysaikojen määrittelyn ja käytännön seulontatyön tukena. Jatkossa säilytysaikojen määrittelyssä neuvoo, sekä säilytysaikasuosituksia valmistelee ja julkaisee tiedonhallintalautakunta.
- Määräykset ja suositukset 1: Yleishallinto (pdf)
- Määräykset ja suositukset 2: Taloushallinto (pdf)
- Määräykset ja suositukset 3: Henkilöstö ja luottamushenkilöt (pdf)
- Määräykset ja suositukset 4: Materiaalitoimi/Logistiikka, ruokahuolto, tekstiili- ja vaatehuolto (pdf)
- Määräykset ja suositukset 5: Kiinteistötoimi (pdf)
- Määräykset ja suositukset 7: Asuntotoimi (pdf)
- Määräykset ja suositukset 8-9: Elinkeinotoimi, kuluttajaneuvonta, talous- ja velkaneuvonta, kotitalous- ja käsityöneuvonta (pdf)
- Määräykset ja suositukset 10: Lomituspalvelut (pdf)
- Määräykset ja suositukset 11: Maaseutuelinkeinopalvelut (pdf)
- Määräykset ja suositukset 12: Opetustoimi (pdf)
- Määräykset ja suositukset 13: Sivistystoimi (pdf)
- Määräykset ja suositukset 14A: Tekniset palvelut/Maankäyttö, kaavoitus ja maapolitiikka, kiinteistönmuodostus, mittaus- ja karttapalvelut sekä asiamiespalvelut ja rakennusvalvonta (pdf)
- Määräykset ja suositukset 14B: Tekniset palvelut/Yhdyskuntatekniikkaa ja yhdyskunta- rakentamista koskevat palvelut sekä kunnallinen liiketoiminta näissä palveluissa ja pelastustoimi (pdf)
- Määräykset ja suositukset 15: Ympäristönsuojelu (pdf)
- Määräykset ja suositukset 16: Ympäristöterveydenhuolto (pdf)
Kansallisarkisto julkaisi vuonna 2015 luonnoksen kansallisesta arkistokuvailun käsitemallista (pdf). Siinä otettiin huomioon ICA:n eli kansainvälisen arkistoneuvoston vuonna 2012 asettaman EGAD-työryhmän työ, jonka tuloksena syksyllä 2016 julkaistiin luonnos arkistokuvailun kansainvälisestä Records in Contexts -käsitemallista. Käsitemallin (RiC-CM 1.0) ja sen määrämuotoisen ontologiaversion (RiC-O) ensimmäiset viralliset versiot julkaistiin marraskuussa 2023.