Arkistoinnin edellytykset
Arkistointi tarkoittaa osaksi kulttuuriperintöä määritellyn tiedon säilyttämistä ja säilyvyyden turvaamista. Arkistoitua tietoa säilytetään ilman aikarajaa eli käytännössä pysyvästi. Arkistointiin kuuluu myös arkistoidun tiedon saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta huolehtimista. Kaikkea tietoa ei arkistoida, vaan arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Arkistollinen arvo määräytyy arvonmäärityksen kriteerien kautta.
Aiemmin arkistoinnilla saatettiin tarkoittaa asiakirjojen laittamista arkistokoteloihin, asian päättämistä tietojärjestelmässä tai ylipäätään tiedon säilyttämistä. Näin on arkikielessä usein nytkin. Sanan merkitys on muuttunut tietosuojalainsäädännöstä ja tiedonhallintalaista johtuen. Lainsäädäntö erottaa toisistaan tietoaineistojen säilyttämisen ja arkistoinnin. Säilyttäminen tapahtuu asiakirjan tai tietoaineiston alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten, mutta arkistointi yleisen edun mukaisia käyttötarkoituksia varten. Arkistoinnilla on siis muun muassa kulttuuriperintöön ja tutkimukseen liittyvä oma erityinen tarkoituksensa. Käsite-ero on hiukan hankala, sillä käytännössä toki myös arkistoituja tietoaineistoja ”säilytetään” eli huolehditaan niiden säilyvyydestä ja käytettävyydestä.
Käsitteiden arkistointi, pysyvä säilyttäminen ja säilyttäminen erot perustuvat tietosuojalainsäädäntöön sekä tiedonhallintalakiin.
- Säilyttäminen viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan, ja se tarkoittaa tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia, oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten (Tiedonhallintalaki 21 §).
- Pysyvä säilyttäminen ei tarkoita samaa kuin arkistointi vaan tietoaineiston säilyttämistä pysyvästi sen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Toistaiseksi myös vuodelta 1994 peräisin olevassa arkistolaissa käytetään käsitettä pysyvä säilyttäminen mutta eri tarkoituksessa.
- Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Käsite arkistointi vastaa arkistolain käsitettä pysyvä säilytys.
- Lue lisää aiheesta.
Kansallisarkisto ei päätä säilytysajoista vaan viranomaisen tulee tehdä se itse tiedonhallintalain 21 §:n perusteella. Säilytysaikojen määrittelemistä ohjaa tiedonhallintalautakunta. Käytännössä määrittelytyössä voi hyödyntää organisaation omaa asiantuntemusta (tehtävästä vastaavat henkilöt, juristi jne.), tiedonhallintalautakunnan antamia säilytysaikasuosituksia, Kuntaliiton säilytysaikavihkoja sekä organisaation aiempaa tiedonohjaussuunnitelmaa tai arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Kansallisarkisto päättää seulontapäätöksissään, mitkä tietoaineistot ja asiakirjat ovat arkistoitavia ja kuuluvat asiakirjalliseen kulttuuriperintöön.
Arkistolaissa säädetty arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on arkistoinnin suunnittelun ja tiedon elinkaaren hallinnan väline. Se sisältää viranomaisen tehtävät ja niissä muodostuvat tietoaineistot sekä niiden säilytysajat ja -tavat kattavasti elinkaaren alusta loppuun.
Digitaalisen tiedon hallintaan kehitettiin 2000-luvun alussa sähköiseksi arkistomuodostussuunnitelmaksi joskus kutsuttu tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu tehtäväpohjaiseen luokitteluun sekä toimii tietojärjestelmään integroituna metatietojen tuottamisen ja elinkaaren hallinnan välineenä. TOS:n elinkaarenhallinta ei kuitenkaan yleensä kata tietoaineiston elinkaarta kokonaisuutena, ja siihen on vaikea kuvata muun muassa tulevia migraatioita tai arkistosiirtoja.
Arkistonmuodostussuunnitelmaa on totuttu käyttämään erityisesti analogisen aineiston hallintaan, mutta sen ideaa voi soveltaa myös digitaalisten tietoaineistojen hallintaan. Yksi tapa hallita organisaation tietoaineistoja on käyttää tiedonohjaussuunnitelmaa tiedonohjaukseen ja yhdistää AMS:n arkistoinnin suunnitteluun kytkeytyvät elementit tiedonhallintalain edellyttämän tiedonhallintamallin kuvausvelvoitteisiin.
Kansallisarkisto antaa neuvontaa ja ohjausta viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen kysymyksissä. Laajan tai paljon työtä vaativan yksityiskohtaisen ohjauksen antaminen yksittäiselle organisaatiolle ei ole kuitenkaan mahdollista.
On hyvä huomata, että AMS:lla ja TOS:lla on hieman erilainen käyttötarkoitus ja tietosisältö. Lue lisää Arkistonhallinnan kuvauksista.
Kotisivuillamme on myös eri aikoina annettuja määräyksiä, ohjeita ja oppaita, joiden kautta aiheeseen voi tutustua.
- AMS-opas (pdf)
- Sähköisen AMS:n laadintaopas (pdf)
- SÄHKE2-määräys (kumottu 31.12.2022)
- JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
Kunnat voivat lisäksi hyödyntää Kuntien yhteistä tehtäväluokitusta (pdf). Suosittelemme kunnille mahdollisuuksien mukaan myös yhteistyötä jonkin toisen kunnan kanssa.
Tiedonhallintalautakunta on antanut tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia, joista kannattaa erityisesti huomioida Suositus tiedonhallintamallista (pdf).
Asiarekisterien (diaarien) pysyvästä säilyttämisestä on vuosien varrella annettu useita Kansallisarkiston määräyksiä. SÄHKE2-määräykseen (2009) saakka lähtökohtana oli, että diaaritiedot ovat pysyvästi säilytettäviä (arkistoitavia). Tiedot pitivät sisällään kaikki analogisella asiakortilla olevat tiedot asiasta, välitoimenpiteistä ja asiakirjoista tai tietyt tulosteet sähköisestä diaarista.
SÄHKE2-määräys muutti tilannetta siten, että asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen rekisteröintitiedot säilytettiin pysyvästi vain silloin, kun asialla oli pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Jos kaikki asiakirjat olivat määräajan säilytettäviä, oli myös asian rekisteröintitiedot hävitettävä. Vuonna 2022 SÄHKE2-määräyksen kumoamismääräyksen perustelumuistiossa (pdf) todetaan, että tätä linjausta on tarpeen harkita uudelleen. Syinä mm. arkistoitujen tietojen saatavuuteen ja käytettävyyteen liittyvät seikat.
SÄHKE2-määräykseen sisältynyt linjaus ei ole enää voimassa ja asianhallintajärjestelmässä on tarve olla valmius siihen, että rekisteröintitiedot voidaan arkistoida, vaikka asialla olevia asiakirjoja ei arkistoitaisi.
Tällä hetkellä rekisteröintitietojen arvonmääritykseen otetaan kantaa uusissa seulontapäätöksissä. Näitä seulontapäätöksiä ei ole kaikille vielä annettu. Tavoite on, että yleiset periaatteet muotoillaan Kansallisarkiston yleispäätökseen, joka annetaan Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan tiedonhallintaa koskevan säilytysaikasuosituksen pohjalta vuoden 2024 aikana.
Digiaikana myös fyysisellä arkistotilalla on merkitystä, jos viranomaisen hallussa on arkistoitavia tai pitkään säilytettäviä analogisia asiakirjoja. Arkistotiloja rakennettaessa ja kunnostaessa tulee noudattaa Kansallisarkiston määräystä ja ohjeita arkistotiloista (1.3.2013). Myös arkistokaappien, joissa säilytetään arkistoitavia, eli pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, tulee täyttää arkistotilamääräykset.
Sähköistä allekirjoitusta koskevat tiedot arkistoidaan ensisijaisesti metatietoina. Riittävien metatietojen talteen ottaminen on tarpeen varmistaa erityisesti silloin, kun käytetään kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, joka tuottaa allekirjoitustiedot itse PDF-tiedostoon.
Metatiedon tuottaminen on tärkeää siksi, ettei itse asiakirjassa olevien allekirjoitustietojen (lukuun ottamatta tekstiä asiakirjan pinnassa) säilyminen pitkäaikaissäilytyksessä ole varmaa. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen yhtenä tarkoituksena on estää tiedoston muuttuminen. Pitkäaikaissäilytyksessä tiedostoja on kuitenkin jossain vaiheessa migroitava eli muunnettava toiseen muotoon, jolloin sähköisen allekirjoituksen eheys voi rikkoutua tai se voi estää migraation. Lisäksi on huomattava, että allekirjoitusten varmennetietoja säilytetään varmennepalveluissa vain määräajan.
Sähköisestä allekirjoituksesta tulisi tuottaa metatietoa arkistoitavan asiakirjan metatietokortille (kuka allekirjoitti ja milloin). Lisäksi allekirjoitustapahtumasta olisi hyvä tuottaa allekirjoitustapahtumaa dokumentoiva toimenpidetieto.
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu ohjeistaa Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevista vaatimuksista. Tämä ohjeistus on hyvä ottaa huomioon myös sähköisiä allekirjoituksia sisältävien arkistoitavien tiedostojen kohdalla. Tutustu formaattien hallintaa koskeviin kohtiin myös verkkosivujemme Digitaaliset aineistot -osiossa.
Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen missä tilanteissa asiakirja on allekirjoitettava ja mikä on juridisessa mielessä riittävä allekirjoitustekniikka.
Kansallisarkistolta ei tarvitse hakea erillistä päätöstä arkistoitavien syntysähköisten asiakirjojen säilyttämiseksi sähköisessä muodossa tai lupaa siirtyä sähköiseen arkistointiin. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.
Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman määräyksen mukaan (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, KA/15906/07.01.01.00/2021) asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa. Poikkeuksena ovat ne sähköiseen muotoon muutetut kulttuurihistoriallisesti arvokkaat analogiset asiakirjat, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella.
1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon. Digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia vaatimuksia, jotta asiakirjojen säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.
Kansallisarkiston SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, AL/9815/07.01.01.00/2008) on kumottu Kansallisarkiston määräyksenä 31.12.2022 eikä sitä enää ylläpidetä.
SÄHKE2:n mahdollista hyödyntämistä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.
SÄHKE2-mukaisuus on tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.
Tietoaineiston elinkaaren aikana tehtävät muunnokset voivat vaarantaa tiedon säilymisen teknisesti tai sisällöllisesti eheänä. Ylimääräisiä tiedostomuunnoksia on hyvä välttää, eikä tiedostoja ole arkistoinnin vuoksi tarpeen muuntaa rutiininomaisesti esimerkiksi PDF/A-tiedostomuotoon.
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilla on Kansallisarkistoon vastaanotettavien formaattien päivittyvä luettelo. Listausta voi hyödyntää, vaikka organisaation aineistoja ei oltaisikaan juuri nyt siirtämässä Kansallisarkistoon. Tällä hetkellä esimerkiksi monet tavallisimmat toimistoformaatit ovat Kansallisarkistoon vastaanotettavien tiedostomuotojen joukossa.
Kun harkittuja tiedostomuunnoksia joudutaan tekemään, niiden laatua tulisi aina valvoa tarkasti. Mahdollisen arkistoversion (esimerkiksi PDF/A-versio) rinnalla on aina suositeltavaa säilyttää alkuperäinen tiedostomuoto. Se voi käytettävyyden lisäksi olla tietosisällön, pitkäaikaissäilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta arkistointivaiheessa paras vaihtoehto.
Huomaathan, että Kansallisarkiston seulontapäätösten määräykset pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen tiedostomuodoista on kumottu takautuvasti määräyksellä arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021).
Lue lisää arkistoitavien tietoaineistojen formaattien hallinnasta ja PDF/A-formaatista.
Arvonmääritys ja seulonta
Kuntien opetustoimessa noudatetaan edelleen arkistolaitoksen seulontapäätöstä pysyvästi säilytettävistä kunnallisen opetustoimen asiakirjoista 17.11.2003 (KA321/43/03).
Päätös sisältää perusopetuksen, lukio-opetuksen sekä ammatillisen koulutuksen ja ammatillisen aikuiskoulutuksen pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Päätöksen sisältö on otettu huomioon myös Kuntaliiton julkaisemassa oppaassa Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset, osa 12 Opetustoimi (pdf).
Vanhempien asiakirjojen osalta on tarpeen huomioida Valtionarkiston 3.2.1989, 14.4.1989 ja 29.5.1989 tekemät päätökset kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä (osat 1 ja 3), jotka koskevat ennen 1.1.2002 kertyneitä asiakirjoja.
Lisäksi arkistolaitos on antanut 12.4.2010 päätöksen lakkautettujen kansakoulujen eräiden asiakirjojen hävittämisestä (AL/18425/07.01.01.03.01/2009). Arkistolaitoksen päätös koskee kaikkiin lakkautettuihin kansakouluihin kertyneitä ylempien viranomaisten (esim. kouluhallituksen ja kansakouluntarkastajien) yleis- ja kiertokirjeitä sekä eräitä muita saapuneita asiakirjoja ja koulussa laadittuja luetteloita. Päätöstä noudatetaan lakkautetuille kansakouluille 1.1.1920 alkaen kertyneisiin asiakirjoihin. Siltä osin kuin asiakirjaryhmää ei mainita tässä päätöksessä, noudatetaan kansakoulujen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä Valtionarkiston päätöstä 28.1.1974 (VA 12-30-74).
Arkistolaitoksen ylioppilastutkintolautakuntaa koskevassa seulontapäätöksessä 30.3.2015 (AL/10969/07.01.01.03.01/2014) ylioppilastutkintorekisterin kaikki tiedot kevään 1967 tutkintokerrasta alkaen on määrätty pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa. Ylioppilastutkintorekisterin tutkintokertojen tiedot ajanjaksoilta 1967–1971 ja 1990–2005 säilytetään pysyvästi myös paperille tulostettuina tulosluetteloina. Sähköisen ylioppilastutkinnon koesuoritukset ja niiden arvostelumerkinnät on määrätty arkistoitaviksi digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston 11.1.2016 antamalla seulontapäätöksellä (AL/23411/07.01.01.03.01/2015). Lain 1058/1998 mukaan ylioppilastutkintorekisteri ei sisältänyt sähköisiä koesuorituksia. Ylioppilaskoe muuttui sähköiseksi vaiheittain vuosina 2016–2019.
On kuitenkin huomattava, että Kansallisarkisto määrää erikseen (seulontaesityksen perusteella) ennen 1.1.2022 muodostuneiden asiakirjatietojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä säilytysmuodosta.
Yliopistojen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ei ole olemassa kaikkia yliopistoja ja korkeakouluja koskevaa yleispäätöstä. Yleensä yliopistoille annetut seulontapäätökset ovat yliopistokohtaisia. Kaikkia yliopistoja koskevat kuitenkin seuraavat päätökset:
- Kansallisarkiston päätös yliopistojen ja tiedekorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin vietyjen ja vietävien opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen sekä muiden tietojen pysyvästä säilytyksestä sekä yliopistojen ja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (Virta) vietyjen ja vietävien tietojen (kaikki tiedot) pysyvästä säilytyksestä 19.9.2016, AL/3004/07.01.01.03.01/2015. Päätöksessä määrättiin kaikki yliopistojen (ml. tiedekorkeakoulut) opiskelijatietojärjestelmiin viedyt ja vietävät tiedot pysyvään säilytykseen, vaikka vastaavat tiedot säilytetään korkeakoulujen (yliopistot ja ammattikorkeakoulut) valtakunnallisessa tietovarannossa.
- Kansallisarkiston päätös yliopistojen ja korkeakoulujen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa, 5.10.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016).
Arkistolaitoksen päätös kunnallisten opetustoimen asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä 17.11.2003 (KA 321/43/2003) koski myös ammattikorkeakouluja. Arkistolaitoksen päätös 15.9.2017 (AL/20757/07.01.01.03.02/2016) koski laajasti ammattikorkeakouluissa kertyviä asiakirjoja ja tietoaineistoja, myös opiskelija- ja opintotietoja. Päätös mahdollisti alkujaan digitaalisten tietoaineistojen sähköisen arkistoinnin.
Kansallisarkisto on antanut myös yhden päätöksen, joka koskee opinnäytetöitä. Päätöksellä 18.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) Kansallisarkisto määräsi pysyvään säilytykseen ammattikorkeakoulujen ja niitä edeltäneiden väliaikaisten ammattikorkeakoulujen (391/1991) ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon liittyvät, lopputyönä laadittavat, opinnäytetöiksi (352/2003 § 4) luokiteltavat opiskelijoiden opintosuoritukset. Päätös kumosi aiemman ammattikorkeakoulujen opinnäytteitä koskevan seulontapäätöksen (17.11.2003 (KA/321/43/03).
Kansallisarkisto on digitoinut vuosien 1952–2006 paperimuotoiset seulontapäätösasiakirjat ja avannut ne käyttöön Astia-verkkopalvelussa. Asiakirjat ovat haettavissa aineistokokonaisuuksista Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Lisätietoja asiakirjojen kuvailun rakenteesta ja käytöstä on erillisessä tiedotteessa.
Keskeiset vuoden 2006 jälkeen annetut valtionhallintoa ja kuntia koskevat seulontapäätökset ja määräykset on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla.
Yksittäisiä toimija- ja tietojärjestelmäkohtaisia seulontapäätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta ([email protected]).
Pääosin Kansallisarkiston ja sen edeltäjien antamat seulontapäätökset sisältyvät edellä mainittuihin julkaisuihin, jotka ovat saatavilla myös digitaalisessa muodossa Suomen Kuntaliiton verkkosivuilla. Näihin julkaisuihin sisältymättömiä seulontapäätöksiä ja niiden perustelumuistioita voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta ([email protected]). Näitä ovat esimerkiksi uusimmat toimialakohtaiset seulontapäätökset ja vuoden 1989 julkaisuihin sisältymättömät kansakoulujen ja kansanhuoltolautakuntien asiakirjoja koskevat seulontapäätökset.
Osoita päätösten soveltamista ja tulkintaa koskevat kysymykset Kansallisarkistoon ([email protected]).
Arkistolakia sovelletaan (1 § 1 mom. 6. kohta) yksityisiin toimijoihin niiden hoitaessa julkista tehtävää, josta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. Julkinen tehtävä määräytyy siis julkisuuslain soveltamisalan kautta. Näissä toimijoissa raja yksityisen ja julkisen toiminnan välillä on joissakin tapauksissa melko tulkinnanvarainen. Myöskään arkistolain soveltaminen näihin toimijoihin ei ole ollut mitenkään selkeää, monesti ratkaisut on tehty tapauskohtaisesti yhteistyössä toimijan kanssa. Peruskriteereitä soveltamisessa ovat tehtävän säädös- tai määräyspohjaisuus, julkisen vallan käyttö tehtävän hoitamisessa ja erikseen laissa tai asetuksessa säädetty julkisuuslain noudattaminen tehtävää hoidettaessa. Mikäli jokin tai kaikki näistä kriteereistä todentuu, tällöin voidaan tulkita, että ko. toimija on arkistolain soveltamisalan piirissä.
Mikäli yksityinen toimija on epävarma siitä, pitääkö sen tehdä seulontaesitys, asiaa kannattaa tiedustella Kansallisarkistolta.
Kuntamme asianhallinnassa ja palvelujen hallinnassa ollaan ottamassa käyttöön asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen arkistoinnin.
Kansallisarkisto on tähän mennessä antanut säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä kaikkia kuntia koskien. Tulisiko organisaatiomme hakea Kansallisarkistolta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä, kun aineistoa ryhdytään pääsääntöisesti arkistoimaan sähköisessä muodossa?
Organisaationne ei tarvitse tehdä Kansallisarkistolle seulontaesitystä ja pyytää päätöstä asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) yksinomaan digitaalisessa muodossa. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.
Aiemmin Kansallisarkisto antoi määräajan voimassa olevia sähköisen säilyttämisen lupapäätöksiä, mutta tästä toimintatavasta luovuttiin vuoden 2017 aikana. Kansallisarkisto kumosi vuoden 2018 aikana aiemmin määräaikaisina annetut organisaatiokohtaiset päätökset ja antoi uudet, toistaiseksi voimassa olevat päätökset.
1.1.2022 voimaan tulleen Kansallisarkiston yleisen määräyksen mukaan julkishallinnon tiedot (1.1.2022 alkaen muodostuvat) arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan sähköisessä muodossa. Sama määräys kumosi kaikki aiemmin annetut seulontapäätökset niissä määriteltyjen tiedostomuotojen (formaatit) osalta.
Jatkossa Kansallisarkisto määrittelee arkistoitavilta tietoaineistoilta edellytetyt tiedostomuodot formaattiohjeella tms. ohjeistuksella, tämä antaa enemmän vaihtoehtoja arkistoitavan tietoaineiston muodostamiselle.
Sähköistä säilyttämistä tarkastellessa on tärkeää ottaa huomioon se, että tietojen säilyttäminen on aina aktiivista ja suunnitelmallista toimintaa. Etukäteen tulisi suunnitella myös, miten tiedon säilyminen varmistetaan ja mitä toimenpiteitä esim. järjestelmän käytön päättyminen aikanaan edellyttää. Arkistoitavat ja mahdollisesti säilytysjärjestelmään tai pitkäaikaissäilytykseen siirrettävät tiedot tulee voida tunnistaa ja yksilöidä järjestelmästä yhtä lailla luotettavasti.
Tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat myös sähköistä säilyttämistä. Arkistoinnin ja säilyttämisen näkökulmasta on lisäksi varmistettava erityisesti tiedon ymmärrettävyys ja löydettävyys.
On tärkeää, että tiedonhallinnan kuvaukset, tiedon kuvailu ja dokumentointi ja tiedon yhteydessä olevat metatiedot kuvaavat tiedon alkuperää, rakennetta, kontekstia, sisältöä, suhteita muuhun tietoon sekä käyttörajoituksia ja hallintaa elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Hyvinvointialueiden 1.1.2023 alkaen muodostuneisiin tietoaineistoihin voidaan toistaiseksi soveltaa kyseisille tietoaineistoille aiemmin annettuja seulontapäätöksiä.
Hyvinvointialueille siirrettyihin ennen 1.1.2023 muodostuneisiin tietoaineistoihin sovelletaan kyseisille tietoaineistoille annettuja seulontapäätöksiä.
On kaksi eri asiaa arvioida aineiston tietosisällön arkistollista arvoa ja arkistoitavan aineiston analogisten ilmentymien kulttuurihistoriallista arvoa. Arkistollinen arvo perustuu tietoaineiston sisältöön ja kontekstiin. Kulttuurihistoriallinen arvo tietoaineiston fyysiseen olomuotoon.
- Aineiston tietosisällön arkistollisesta arvosta Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksessä julkishallinnon toimijan tekemän esityksen pohjalta.
- Arkistoitavan aineiston analogisten ilmentymien säilytysmuodon kulttuurihistoriallisista arvoa julkishallinnon toimija arvioi itse (ks. säilytysmuodon yleispäätös KA/15927/28.02.01/2023).
Arkistollista arvoa ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallista arvoa arvioidaan eri kriteereillä, molemmat kriteeristöt löytyvät Arvonmääritys- ja seulontapolitiikasta.
Arvonmääritys on julkishallinnon toimijoiden tehtävien, toimintakontekstin sekä muodostuvien asiakirjatietojen ja niiden käytön arviointia, jonka tavoitteena on määritellä arkistoitavat eli arkistolain mukaiset pysyvästi säilytettävät ja määräajan säilytettävät asiakirjatiedot.
Seulonta on arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. Seulonta kattaa myös asiakirjatietojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioimisen.
Säilytysmuodoltaan kulttuurihistorialliset arvokkaat asiakirjat otetaan siirtovelvollisilta vastaan sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
Digitointi
Päätöksessä ei aseteta aikarajaa digitoinnin toteuttamiselle, vaan toimijat voivat edetä digitoinnissa omien tarpeidensa ja resurssiensa mukaisesti. Siirtovelvollisten on kuitenkin hyvä huomata, että Kansallisarkistoon siirrettävät aineistot tulee olla digitaalisessa muodossa.
Päätöksessä määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä ja toimijat vastaavat kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista noudattaen päätöksen kriteereitä ja dokumentoivat arviointitiedot.
Mikäli julkishallinnon toimija on päätöksen perusteella arvioinut, että arvioinnin kohteena olevalla analogisella aineistolla on säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallista arvoa, arkistoidaan aineisto sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
Yleistä palvelusta
Arkistolain 1§ mainitut arkistomuodostajat ja 14§ 3 mom. määritetyt toimijat voivat siirtää digitaalisia tietoaineistojaan Kansallisarkistoon.
Tietoaineiston tulee olla Kansallisarkiston arkistoitavaksi määräämää eli sillä tulee olla voimassa oleva arvonmääritys- ja seulontapäätös.
Lisätietoa arvonmäärityksestä.
Viranomaisella tulee olla myös voimassa oleva siirtosopimus Kansallisarkiston kanssa. Sopimus on siirtäjäkohtainen ja saman sopimuksen puitteissa voi tehdä useita aineistosiirtoja.
Tietoaineisto voi olla julkista tai salassa pidettävää, mutta ei turvallisuusluokiteltua. Aineisto voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä sekä rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.
Palveluun voi siirtää syntydigitaalista ja digitoitua tietoaineistoa
- Kansallisarkiston SÄHKE2-metatietomallia soveltavaa tietoaineistoa; asiankäsittelyn yhteydessä syntyneet asiakirjatiedostot sekä asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen metatiedot.
- Diaarien ja rekistereiden tietosisällöistä tuotettuja datakoosteita tai muuta rakenteisessa muodossa olevaa tietoaineistoa, esimerkiksi tilastotietoaineistoa.
- SIARD-tiedostomuotoon tallennettua tietokanta-aineistoa.
- Muilla tavoin muodostunutta aineistoa, esimerkiksi verkkolevyille kertyneitä tietoaineistokokonaisuuksia ja AV-aineistoa.
- Digitoitua kuva-aineistoa:
- Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019): sidokset, A4- ja foliokokoiset asiakirjat ja niiden joukossa olevat yksittäiset kuvat, kartat, piirustukset jne.
- Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020): kartta-, valokuva- piirustuskokoelmat, lasinegatiivit ja muut negatiivit ja diat, mikrofilmit ja sidokset, joissa tieto esitetään aukeamittain.
Säilyttämisen käsite viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan. Tällä tarkoitetaan tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia, oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten.
Pysyvä säilyttäminen määritetään laissa ja tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten ilman määriteltyä aikarajaa, ei arkistointia.
Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan päättymisen jälkeen osana kansallista kulttuuriperintöä. Arkistovaiheessa ensisijainen käyttötarkoitus on tutkimuskäyttö. Käsite arkistointi vastaa arkistolain käsitettä pysyvä säilytys.
Vastuu säilytysajan määrittelystä on viranomaisella itsellään. Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, tiedonhallintayksikön pitää määrittää säilytysvaiheen kesto tiedonhallintalain 21 §:n mukaisesti.
Kansallisarkisto määrää arvonmääritys- ja seulontapäätöksillä, mitä viranomaisen aineistoja arkistoidaan ja missä laajuudessa. Päätöksestä puhutaan yleisesti muodossa seulontapäätös
Sähköiset diaarit ja niitä vastaavat sähköiset asia- ja päätöshakemistot, jotka eivät täytä SÄHKE1- tai SÄHKE2-metatietomallien vaatimuksia, voidaan arkistoida yleispäätöksen AL 16465/07.01.01.03.02/2016 nojalla, jolloin niistä siirretään yleispäätöksen mukaisesti kaikki tiedot.
Erityisrekisterit ja tietokannat tarvitsevat seulontapäätöksen, jossa arkistoitavat tiedot on eritelty tietotasolla. Mikäli seulontapäätös on puutteellinen tai vanhentunut, tulee olla yhteydessä Arvonmääritys- ja seulontapalveluun [email protected].
Katso ohjeet seulontapäätöksen tekemiselle arvonmääritys- ja seulontapalveluiden verkkosivuilta.
Palveluun voi siirtää sopimusperusteisesti myös säilytysvaiheessa olevaa aineistoa.
Säilytysvaiheessa olevaan siirrettävään tietoaineistoon ei saa kohdistua enää muutostarpeita.
Säilytysvaiheessa oleva aineisto voidaan siirtää esimerkiksi silloin, kun aineistolla on pitkä säilytysaika ennen arkistointia ja viranomaisella on aineistolle hyvin vähän käyttöä, tai esimerkiksi silloin, kun tietojärjestelmää ollaan ajamassa alas.
Muutosten tekeminen kuvailutietoihin
Siirretyn tietoaineiston metatietoja voi siirron jälkeen tarkentaa tai korjata, mutta tämä edellyttää yhteydenottoa Kansallisarkistoon.
Muutosten tekeminen tietoaineistoon
Siirtäjä toimii siirron jälkeen säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjänä. On huomioitava, että jo siirrettyyn, Kansallisarkistossa säilytyksessä olevaan tietoaineistoon ei voi tehdä sisällöllisiä muutoksia.
Pakottavista syistä, mikäli siirrettyyn tietoaineistoon on tehtävä sisällöllisiä korjauksia, voidaan alkuperäinen siirretty tietoaineisto palauttaa Siirtäjälle, joka tarvittavien muutosten toteuttamisen jälkeen siirtää tietoaineiston uudelleen Kansallisarkistoon.
Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksillä, mitä viranomaisen aineistoja arkistoidaan, mitä siirretään sähköisen arkistoinnin palveluun ja missä laajuudessa.
Sähköiset diaarit ja niitä vastaavat sähköiset asia- ja päätöshakemistot, jotka eivät täytä SÄHKE1- tai SÄHKE2-metatietomallien vaatimuksia, voidaan arkistoida yleispäätöksen AL 16465/07.01.01.03.02/2016 nojalla, jolloin niistä siirretään yleispäätöksen mukaisesti kaikki tiedot.
Erityisrekisterit ja tietokannat tarvitsevat seulontapäätöksen, jossa arkistoitavat tiedot on eritelty tietotasolla. Jos tietoaineistolla on seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi mutta arkistoitavia tietoja ei ole eritelty, tulee aineistolle hakea ennen siirtoa tarkentava seulontapäätös. Tarkentava seulontapäätös tulee hakea myös silloin, jos tietokannan tai rekisterin sisältö tai siihen liittyvä tehtävä on muuttunut arvonmäärityksen jälkeen. Katso ohjeet seulontapäätöksen tekemiselle arvonmääritys- ja seulontapalveluiden verkkosivuilta.
Tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta mahdollisista kuluista vastaa Siirtäjä. Itse siirto Kansallisarkistoon on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tietoaineiston säilyttäminen on maksutonta laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 4 § 1 momentissa mainituille tiedonhallintayksiköille. Muille siirtäville toimijoille tietoaineiston säilyttäminen on maksullista.
Aineiston kuvailu ja käyttörajoitukset
Kuvailun avulla otetaan talteen tietoaineiston syntykonteksti, esimerkiksi missä järjestelmässä ja mitä käyttötarkoitusta varten tietoaineisto on syntynyt, ja muut aineiston käytettävyyden ja ymmärrettävyyden kannalta olennaiset tiedot. Kuvailun avulla varmistetaan myös, että aineisto saa tarvittavat käyttörajoitukset.
Arkistoaineiston käytettävyys, todistusvoimaisuus, saatavuus ja ymmärrettävyys perustuu laadukkaisiin luettelointi- ja kuvailutietoihin, jotka kertyvät tai jotka tuotetaan arkistoitavan aineiston elinkaaren aikana.
Kuvailun avulla varmistetaan aineiston käytettävyys myös arkistoinnin jälkeen – siis myös arkistoidun aineiston tutkimuskäytön näkökulmasta. Kuvailutiedot ovat avainasemassa tulevaisuudessa, kun aineistoja halutaan hyödyntää tutkimuskäytössä esimerkiksi 30 tai 100 vuoden päästä.
Tietoaineiston kuvailu on hierarkkinen. Kysymme etukäteen keskeiset ylempää tasoa eli aineistokokonaisuutta ja siirtoerää koskevat kuvailutiedot erillisellä metatietolomakkeella, josta viemme tiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon. Siirtäjä laatii siirtopakettitason kuvailutiedot siirtokäyttöliittymässä ennen siirtoa.
Metatietovarantoon viedyt kuvailutiedot ovat aina julkisia, eivätkä saa lähtökohtaisesti sisältää henkilötietoja.
Siirtäjä ilmoittaa aineistoa koskevat käyttörajoitukset osana siirtovalmistelua siirtosuunnitelmalla sekä metatietolomakkeella.
Siirron ohjaaja tarkistaa näiden sisällöt ja tarvittaessa rajoitustiedot käydään vielä siirtäjän kanssa uudelleen läpi.
Siirtäjä liittää tarvittavat käyttörajoitukset siirtopaketeille siirtokäyttöliittymässä, ja nämä rajoittavat aineiston käyttöä myös Astia-verkkopalvelussa.
Siirrettävän aineiston rakenne
Siirrettävien tiedostojen tulee olla ehjiä ja valideja sekä Kansallisarkiston hyväksymässä tiedostoformaatissa.
Sähköisen arkistoinnin palveluun otetaan lähtökohtaisesti vastaan alkuperäisessä muodossaan olevat tiedostot silloin, kun ne on määritelty siirtokelpoiseksi (pdf).
Emme enää suosittele konvertoimaan siirtokelpoista tiedostoa toiseen muotoon arkistointia varten muun muassa siksi, että konvertointeihin sisältyy aina riski tiedon häviämisestä ja asiakirjan käytettävyyden heikkenemisestä (esim. excel ja sen PDF/A-konversio).
SAPA-siirtokäyttöliittymän siirtorakenteita kehitetään tarvepohjaisesti ja niiden tulee olla Kulttuuriperintö-PAS-palvelun kehitystyön kanssa yhteensopivia.
Tällä hetkellä siirtorakenteita on neljä: rakenteiset tietoaineistot, digitoidut tietoaineistot, SÄHKE2-tietoaineistot ja muut digitaaliset tietoaineistot. Siirtorakenteiden ohjeet löytyvät Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivulta.
- Rakenteiset tietoaineistot -siirtorakenteessa voi siirtää rakenteista dataa - xml-, json- tai csv-formaatissa olevaa aineistoa. Rakenteinen data voi olla diaariaineistoa tai muuta rekisteriaineistoa, tietokannoista tuotettuja datakoosteita tai esimerkiksi tilastotietoaineistoa.
- SÄHKE2-siirtorakenne on tarkoitettu Kansallisarkiston SÄHKE2-tietomallin mukaiselle tietoaineistolle, lähinnä siis asianhallintajärjestelmissä muodostuneille aineistoille.
- Digitoidut tietoaineistot -siirtorakenteessa voi siirtää Kansallisarkiston hävittämiseen tähtäävien digitointivaatimusten KA/3357/07.01.02.04.02/2019 ja KA/15780/07.01.02.04.02/2020 mukaan digitoituja tietoaineistoja.
- Muut digitaaliset tietoaineistot -siirtorakenteessa voi siirtää toimisto-ohjelmistoformaatteja (Excel, pdf, Word jne.) ja AV-formaatteja, ääntä ja elävää kuvaa samassa siirtopaketissa.
SÄHKE2-siirtopaketin metatiedot tulevat pitkälti siirtopakettiin sisältyvästä xml-tiedostosta ja niitä täydennetään siirtokäyttöliittymässä. Muiden aineistojen siirroissa siirtäjä muodostaa siirtopaketit ohjeiden mukaisesti ja laatii siirtopakettien metatiedot siirtokäyttöliittymässä.
Siirrettäväksi sovittu tietoaineisto voi olla lähtöisin yhdestä tai useammasta tietojärjestelmästä ja jakautua yhteen tai useampaan siirtoerään. Siirtoerä on siirrettävästä tietoaineistosta muodostettu looginen kokonaisuus.
Siirtoerä voidaan jakaa edelleen yhteen tai useampaan pienempään kokonaisuuteen, siirtopakettiin. Käytännössä ei ole mielekästä pilkkoa siirtoerää perusteettomasti suureksi määräksi siirtopaketteja.
Siirtopaketti sisältää arkistoitavan tietoaineiston sille soveltuvan siirtorakenteen mukaisessa muodossa ja rakenteessa. Siirtopaketin tulee olla paketoituna TAR-tiedostoksi. TAR-tiedoston saa lisäksi pakata häviöttömään GZIP- tai BZIP2-muotoon.
SÄHKE2-rakenteeseen muodostunut tietoaineisto jaotellaan siirtoeriin tavallisesti tehtäväluokan ja aikarajauksen perusteella, ja kukin tällainen siirtoerä vastaa yhtä siirtopakettia. Muissa siirtorakenteissa aineiston jako paketteihin tarkentuu siirron suunnittelun yhteydessä.
Katso myös UKK:n kohta Millä perusteella aineisto jaetaan siirtoeriin ja -paketteihin? Tehdäänkö jako esimerkiksi vuosittain, tehtäväryhmittäin tai osastoittain?
Tietoaineiston voi jakaa siirtoeräksi siirtoeriksi ja -paketiksi -paketeiksi esimerkiksi aineiston ajallisen rajauksen, julkisuuden tai sisällön, kuten tehtäväluokan tai asiaryhmän perusteella.
Esimerkiksi asianhallintajärjestelmän tiedot määritetään yleensä yhdeksi aineistokokonaisuudeksi. Tästä kokonaisuudesta yhden siirtoerän voi muodostaa esimerkiksi yksittäinen tehtäväluokka. Tehtäväluokasta voi olla loogista muodostaa useampi siirtopaketti, jotta siirtopaketin koko ei kasva liian suureksi.
Siirtoerän jakaminen useampaan pakettiin voi olla perusteltua myös elinkaaren vaiheen tai tietoaineiston julkisuuden perusteella.
Siirtoerien ja pakettien määrän arviointi on mietittävä aina siirrettävän tietoaineiston luonne huomioiden.
Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan siirrettävän tietoaineiston käyttöä ja ymmärrettävyyttä tukevaa tietoa. Oheisdokumentaatio kannattaa tuottaa tietoaineistosta alkuperäisen käyttötarkoituksen aikana laadittujen kuvausten, suunnitelmien, ohjeiden tai muun dokumentaation pohjalta.
Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen -normissa on listattu arkistoitavan digitaalisen aineiston mukana säilytettävä dokumentaatio. Esimerkkejä oheisdokumentaatiosta:
- diaarikaavat
- aineistossa käytetyt koodistot ja niiden arvojoukot
- tietoaineiston rakenteen kuvaus: mistä datakoosteista aineisto muodostuu?
- datakoosteiden sisäisen rakenteen kuvaus, esim. CSV-tiedoston sarakkeiden ja kenttien kuvaus
- relaatiot, eli datakoosteiden väliset suhteet
Siirron jälkeen
Siirtäjä huolehtii aineiston tietopalvelusta sen säilytysvaiheessa. Arkistovaiheessa tietopalveluvastuu siirtyy Kansallisarkistolle. Siirtäjä määrittää arkistovaiheen alkamisajankohdan siirtosuunnitelmassa.
Apua säilytysajan määrittämiseen
Mikäli säilytysaikaa ei määritetä laissa (esim. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023, liite Asiakirjojen säilytysaika), on Siirtäjän itse määritettävä säilytysaika tietoaineistoille.
Avuksi määrittelytyöhön tiedonhallintalautakunta on julkaissut suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023).
Suositus käsittelee ensisijaisesti tiedonhallintalain 21 §:n mukaisia tietoaineiston säilytystarpeita. Suosituksessa kuvataan lisäksi suositeltavia ja parhaita käytäntöjä, jotka eivät lainsäädännön tapaan kuitenkaan ole velvoittavia. Suositus on tarkoitettu kaikille tiedonhallinnan asiantuntijoille säilytysaikojen määrittelyn tueksi.
Viranomainen voi pääsääntöisesti hävittää Kansallisarkistoon siirretyt aineistot sen jälkeen, kun ne ovat siirretty onnistuneesti ja käytettävissä Astia-verkkopalvelussa. Kannattaa kuitenkin huomioida aineiston elinkaarenvaihe:
- Säilytysvaiheen aineistojen osalta viranomainen toimii edelleen rekisterinpitäjänä, ja pääsääntöisesti myös hoitaa näiden aineistojen tietopalvelun. Aineiston käyttökappaleet tulevat viranomaisen haettaviksi Astia-verkkopalveluun, mutta Siirtäjä voi säilyttää itsellään käyttökopiot aineiston säilytysvaiheen ajan. Käytännössä monet viranomaiset ovat toteuttaneet tietopalvelun hallussaan olevien käyttökappaleiden avulla.
- Arkistovaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjä on Kansallisarkisto, joka vastaa myös niihin kohdistuvasta tietopalvelusta.
Tiedonhallintalautakunnan suositus tietoaineistojen säilytysajasta selventää tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämisen, tuhoamisen ja arkistoinnin käsitteitä.
Tietoaineistot kuvailutietoineen tulevat käytettäväksi Kansallisarkiston Astia-verkkopalveluun Siirtäjän niille määrittämien käyttörajoitusten mukaisesti.
- Julkiset tietoaineistot, joihin ei sisälly henkilötietoa, ovat Astian kautta vapaasti verkossa käytettävissä.
- Julkiset tietoaineistot, jotka sisältävät henkilötietoa, ovat käytettävissä vain Kansallisarkiston tutkijasalien asiakaspäätteillä.
- Lain mukaan salassa pidettävää ja muuta käyttörajoitettavaa tietoa sisältävät aineistot vaativat erillistä käyttölupaa.
- Metatietovarantoon viedyt kuvailutiedot ovat aina julkisia ja näkyvät Astia-palvelussa.
Siirron suorittaa viranomainen itse siirtokäyttöliittymässä. Sähköisen arkistoinnin palvelu ohjaa siirrossa tarvittaessa.
Siirtäjä voi halutessaan käyttää siirron toteuttamisessa kolmatta osapuolta, joka on määritetty siirtosuunnitelmassa.
Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä sähköisen arkistoinnin palveluun: [email protected].
Yleiset ohjeet
Massadigitointiin kuuluvat lähtökohtaisesti kaikki valtion viranomaiset, jotka arkistolain 14§ nojalla siirtävät pysyvästi säilytettävät eli arkistoitavat asiakirja-aineistonsa Kansallisarkistolle. Jos organisaatio ei ole arkistolain perusteella velvollinen siirtämään arkistoitavia tietoaineistoja Kansallisarkistolle, se ei kuulu massadigitoinnin piiriin.
Massadigitoinnin tiekartalla on määritetty digitointijärjestys ja digitoitavien aineistojen määrä. Massadigitoinnin siirto-oppaan luvussa 2.1 (pdf) on tarkemmin kerrottu, mitkä aineistotyypit on rajattu massadigitoinnin ulkopuolelle. Koska massadigitoinnin tavoitteena on analogisten tietoaineistojen muuttaminen digitaaliseen muotoon laadukkaasti ja kustannustehokkaasti keskitetyn toteutusmallin ja tehokkaan laitteiston avulla, rajautuu osa ainestoista fyysisten ominaisuuksiensa vuoksi massadigitoinnin ulkopuolelle.
Massadigitointiin siirrettävien aineistojen siirtoajankohdalla on vaikutusta siirroista muodostuviin kustannuksiin ja velvoitteisiin. Massadigitoinnin tiekartan järjestyksen ja aikataulun mukaisissa siirroissa viranomainen vastaa analogisen aineiston viranomaisvalmistelusta ja sen kustannuksista. Lisäksi viranomaisella on aineiston tietopalveluvastuu, kunnes aineiston säilytysvaihe päättyy ja aineisto siirtyy arkistoiduksi. On hyvä huomata, että aineiston viranomaisvalmistelu massadigitointiin ei ole lisäkustannus organisaatiolle, vaan massadigitointiin siirrettävien aineistojen viranomaisvalmistelu on kevyempää verrattuna aineiston viranomaisvalmisteluun analogisena säilytettäväksi.
Jos aineistoja siirretään aikaistetusti, sovitaan muun muassa säilyttämisen ja tietopalvelun maksuista erikseen.
Kansallisarkisto voi perustelluista syistä ottaa vastaan viranomaisen analogisen aineiston massadigitoinnin tiekartan suunnitellusta järjestyksestä ja aikataulusta poiketen Kansallisarkiston tiloihin odottamaan digitointia. Aikaistetut siirrot edellyttävät riittäviä säilytystiloja ja tietopalveluresursseja Kansallisarkistossa. Lisäksi on huomioitava viranomaisen valmiudet valmistella aineisto siirtokuntoon sekä Kansallisarkiston resurssit ohjata siirtoa. Jos samanaikaisesti on useampi taho halukas siirtämään aineistonsa ennakkoon, ovat etusijalla tiekartan järjestyksessä ensimmäisenä olevat.
Viranomainen vastaa siirrettävän aineiston siirto-, säilytys- ja tietopalvelukustannuksista siihen saakka, kunnes aineiston digitointi massadigitoinnissa alkaa.
Mahdollisissa aikaistetuissa siirroissa on otettava hyvissä ajoin yhteyttä sähköpostitse Kansallisarkiston kirjaamoon ([email protected]).
Massadigitoinnin sopimuksen liitteessä ”Siirtosuunnitelma” ilmoitetaan kunkin aineiston osalta niiden säilyttämisvaiheen kesto / arkistointivaiheeseen siirtymisen ajankohta. Käsitteet ja velvoite määrittelyyn tulevat tiedonhallintalaista.
Säilyttämisen vaiheen määrittäminen perustuu tiedonhallintalakiin (21§), ja jokaisen viranomaisen vastuulla on määrittää säilytysajat. Säilyttämisen vaihe kestää niin pitkään, kun aineistoa tarvitaan alkuperäisiin käyttötarkoituksiin, tai luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttamiseksi ja todentamiseksi. Säilytysaikaa määrittäessä asiaa voi lähestyä esimerkiksi sen kautta, kauanko viranomainen säilyttäisi aineistoja ennen niiden hävittämistä, jos aineistoa ei olisi määrätty pysyvästi säilytettäväksi eli arkistoitavaksi.
Arkistointivaiheessa aineistoa käytetään pääasiassa tutkimukseen. Tietoaineistoa ei enää arkistoinnin jälkeen käsitellä alkuperäistä käyttötarkoitusta varten eli sitä tarkoitusta varten, miksi viranomainen on sen kerännyt.
Säilyttämisen vaiheessa viranomainen toimii tietoaineiston rekisterinpitäjänä, viranomaisella on oikeus käyttää aineistoa ja sillä on vastuu hoitaa aineistoon liittyvää tietopalvelua. Kun aineisto siirtyy arkistointivaiheeseen, siirtyy rekisterinpitäjyys Kansallisarkistolle.
Siirtoa ei voida tehdä, ennen kuin Kansallisarkiston antama seulontapäätös on valmis.
Viranomainen tarvitsee hyvissä ajoin, jo ennen siirrosta sopimista, ajantasaisen seulontapäätöksen, jotta siirrosta voidaan sopia ja viranomainen pystyy tekemään tarvittavat viranomaisvalmistelutoimet.
Viranomaisen tulee varmistaa, että siirrettävälle aineistolle on tehty arvonmääritys ja aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallista arvoa on arvioitu osana säilytysmuodosta päättämistä. Tarkemmat ohjeet seulontaesityksen laadinnasta.
Viranomaisvalmistelu
Kansallisarkisto suosittelee, ettei isompia siirtovalmisteluja tehdä ennen kuin aineiston soveltuvuus massadigitointiin on päätetty ja aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo on määritelty osana seulontapäätöstä.
Hyviä ennakoivia toimia ovat aineistojen seulominen ja järjestäminen. Varhaisessa vaiheessa on hyvä tunnistaa myös kaikki aineistoon liittyvät käyttörajoitukset ja niiden perusteet.
Luettelointi ja kuvailutyön AHAAseen voi aloittaa, kun aineiston tarkennettu digitointivuosi on sovittu ja massadigitoinnin tiekartta päivitetty. Etupainotteista luettelointia ja kuvailua AHAA-järjestelmään ei ole mahdollista tehdä. Mahdolliset muutokset ja päivitykset AHAA-järjestelmässä sekä siirto-ohjeistuksessa voivat aiheuttaa viranomaiselle jälkikäteen mittavia korjaustöitä. Aineiston siirtokunnon ja AHAA-luetteloinnin on vastattava kulloinkin voimassa olevaa siirto- ja luettelointiohjeistusta.
On myös hyvä huomioida, että massadigitointiin siirrettävä aineistokokonaisuus on aina hyvä katselmoida yhdessä Kansallisarkiston yhteyshenkilön kanssa, jotta aineiston massadigitointikelpoisuus tulee tarkistettua. Tehtävät toimenpiteet massadigitointiin siirrettäville aineistoille poikkeavat esimerkiksi analogisesti säilytettävien aineistojen siirtovalmistelusta.
Kansallisarkiston siirtojen ohjauksen ja neuvonnan resurssit on sidottu ensisijaisesti aina kuluvana ja seuraavana vuonna massadigitointiin siirrettävien aineistojen ohjaukseen. Etupainotteisesti siirtovalmisteluja tekeviä viranomaisia ohjataan ja aineistokatselmuksia tehdään vapaana olevien resurssien puitteissa.
Säilytysvälineiden on suojattava aineistoa niin, etteivät ne pääse kuljetuksen aikana vaurioitumaan tai sekoittumaan säilytysyksikön sisällä tai muiden säilytysyksiköiden sisällön kanssa. Säilytysyksikkö valitaan aineiston mukaan.
Säilytysyksiköiksi suositellaan sellaisia säilytysvälineitä, jotka suojaavat irrallaan olevan aineiston jokaiselta reunalta. Suojaamisessa ei ole suositeltavaa käyttää pahvilaatikoita tai muita isoja säilytysvälineitä lukuun ottamatta kortistolaatikoita, koska ne hidastavat asiakirjojen löydettävyyttä ja käytettävyyttä sekä vaikeuttavat aineistojen hyllyttämistä Kansallisarkiston tiloissa.
Katso tarkempi ohjeistus aineiston suojaamisesta siirto-oppaan luvusta 7.4 (pdf).
Massadigitoinnin prosessiin ei voida ottaa arkistoyksiköitä, jotka ovat jakautuneet useampaan säilytysyksikköön.
Mahdolliset korjausvaihtoehdot ovat:
- säilytysyksiköiden yhdistäminen yhteen säilytysyksikköön ja luettelointitietojen korjaaminen oikeaksi
- arkistoyksikön jakaminen kahdeksi arkistoyksiköksi säilytysyksiköiden mukaisesti. Arkistoyksikkö voidaan jakaa a- ja b-yksiköiksi. Tällöin uusista arkistoyksiköistä tulee esimerkiksi yksiköt Aa:1a ja Aa:1b.
Aineiston on oltava siinä järjestyksessä kuin se tahdotaan digitoitavan. Asiakirjojen sivujärjestyksen tulee olla oikea. Sekaisin olevat asiakirjat kannattaa kääntää päälukusuuntaan.
Joissain tapauksissa asiakirjat on saatettu kiinnittää nipuiksi kiinnittimin tai liittimin, kuten niiteillä. Jotta aineisto mahtuu paremmin säilytysyksikköön, on mahdollista kääntää puolet aineistosta niin, että tekstin lukusuunta muuttuu, mutta sivujärjestys säilyy oikeana.
Nimiöitä ei saa kiinnittää vanhojen nimiöiden päälle. On mahdollista, että vanha nimiö irtoaa kuljetuksen tai digitointiprosessin aikana, jolloin myös uusi viivakoodillinen nimiö irtoaa.
Säilytysyksikön nimiö kiinnitetään aina varsinaiseen säilytysyksikköön, kuten sidoksen tai kansion selkämykseen. Nimiöitä ei saa liimata avonaisiin suojavälineisiin, sillä on mahdollista, että suojavälineen yhteys arkistoyksikköön häviää.
Samoin jos säilytysyksikkönä on pahvinen kortistolaatikko, nimiö kiinnitetään laatikko-osaan. Nimiötä ei saa kiinnittää kortistolaatikon kanteen.
Jos hävinnyttä säilytysyksikköä ei löydy, on säilytysyksikön luettelointitiedot poistettava AHAA-järjestelmästä. AHAA:seen ei tule luetteloida mitään, mitä ei siirretä Kansallisarkistolle. Jos säilytysyksikkö myöhemmin löytyy, voidaan se luetteloida uudelleen AHAA:seen seuraavan siirron yhteydessä. Yksikön poistamisen lisäksi AHAA:n sarjatason kuvailuun lisätään tieto kadonneesta yksiköstä.
Jos aineiston luettelointi on jo hyväksytty AHAA-järjestelmässä, asiasta on tiedotettava siirron yhteyshenkilöä. AHAA-kuvailu on hyväksyttävä uudestaan muutosten tekemisen jälkeen. Siirron luovutustodistusta täytettäessä on varmistettava, että säilytysyksiköiden lukumäärä on oikein.
Digitoinnin aikana
Kansallisarkisto toteuttaa tietopalvelua massadigitointiin siirretystä analogisesta, ei vielä digitoidusta aineistosta vain viranomaiselle, ei kolmansille osapuolille. Tietopalvelun vasteaika on analogisesta aineistosta 5 työpäivää, jos kyseessä on viranomaiselle tullut ulkoinen pyyntö ja muissa tapauksissa 10 työpäivää.
Kun aineisto on käytettävissä digitaalisena, vastaa viranomainen säilyttämisen vaiheessa olevan aineiston tietopalvelusta. Arkistoitujen aineistojen osalta tietopalvelu toteutetaan Kansallisarkiston tavanomaisen tietopalvelun puitteissa.
Digitoinnin kesto riippuu monesta asiasta, kuten aineiston laajuudesta ja sen ominaisuuksista, aineiston digitointinopeudesta, henkilöresursseista ja siitä, kuinka paljon muuta aineistoa on juuri sillä hetkellä digitoinnissa.
Lähtökohtaisesti aineisto on digitoitu sen kalenterivuoden aikana, jolle sen digitointi on suunniteltu. Digitoinnin vuosisuunnitelmat tehdään seuraaville vuosille massadigitoinnin tiekartan pohjalta yhteistyössä viranomaisten kanssa. Vuotta tarkempaa arviota digitointiajasta ei ole mahdollista antaa.
AHAA ja sen käyttöönotto
Aineistonne massadigitoinnin siirtosopimuksen yhteydessä tehdään sopimus viranomaisen käyttöoikeudesta AHAA-järjestelmään (AHAA-sopimus, pdf). Sopimuksen jälkeen viranomaiselle luodaan järjestelmään käyttöoikeudet.
Kansallisarkisto luo pyynnöstä aineistokokonaisuuden viranomaiselle AHAA:seen. Tarkemmat ohjeet löytyvät AHAA-luettelointiohjeesta (pdf).
Luettelointia voi tehdä useampi henkilö samaan aikaan saman aineistokokonaisuuden alle. Suosituksena kuitenkin on, että yhtä sarjaa luetteloi vain yksi henkilö kerrallaan.
AHAA:ssa on mahdollista tehdä muokkauksia yksitellen tai massana. On kuitenkin suositeltavaa huolellisesti suunnitella luetteloitavaa kokonaisuutta, sillä muokkaaminen ja mahdollisten virheiden korjaaminen voi olla huomattavan työlästä. Esimerkiksi osa korjauksista voi vaikuttaa nimiöihin, jolloin nimiöiden tulostamista ja kiinnittämistä voi joutua tekemään uudelleen.
AHAA:n luetteloinnin ja kuvailun suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon aineiston loppukäyttö. Astiassa aineiston haku tapahtuu AHAA:seen syötettyjen kuvailu- ja luettelointitietojen perusteella.
Ilmentymille ei syötetä analogisia tunnisteita. Vain arkistoyksiköille ja säilytysyksiköille lisätään analogiset tunnisteet.
Massadigitointiin siirrettävien aineistojen osalta säilytysyksikköä ei tarvitse mitata eikä kokotietoja syöttää AHAA-järjestelmään, sillä massadigitoinnissa tavoitteena on hävittää analogiset aineistot. AHAA-järjestelmä antaa säilytysyksiköitä syötettäessä niille oletuskokotiedot, joita ei ole tarpeen muuttaa. Säilytysyksiköiden pakolliset metatiedot on ohjeistettu AHAA-luettelointi- ja kuvailuohjeen luvussa 9.2 (pdf).
Missä määrin ja missä laajuudessa on tarpeen avata AHAA:seen luetteloitavien aineistojen yhteyttä sähköisiin aineistoihin? Kyseessä on tilanne, jossa tietoja on tietokannassa tai järjestelmässä, mutta ne ovat viranomaisen omassa käytössä eikä niitä ole luovutettu Kansallisarkistoon.
Yhteys sähköisiin aineistoihin tuodaan ilmi viranomaisen AHAA:seen laatimissa kuvailutiedoissa silloin, kun sähköisessä muodossa olevilla aineistoilla on merkitystä Kansallisarkistoon siirrettävien aineistojen käytön kannalta. Esimerkiksi jos aineiston hakemistona toimii jokin tietokanta tai asiankäsittelyjärjestelmä, on tämä tieto yhteydestä tuotava AHAA:seen.
AHAA:seen tuodaan esimerkiksi sarjatasolle tieto, minkä viranomaisen hallussa järjestelmä tai tietokanta on sekä kyseisen järjestelmän tai tietokannan nimi. Kuvailutiedoissa on myös syytä kuvata järjestelmän ja aineiston välistä suhdetta: mitä tietoja järjestelmästä voidaan saada ja miten ne auttavat oikean asiakirjan löytämisessä aineistosta.
Säilytysyksikön tyyppi valitaan sen mukaan, mikä on ensisijainen arkistoyksikön suoja ja mihin säilytysyksikön nimiö kiinnitetään.
Jos sidos on sijoitettu umpinaiseen koteloon, on säilytysyksikön tyyppi kotelo.
Kyllä, luettelointia voidaan hyväksyä myös sarjakohtaisesti. Suosituksena kuitenkin on, etteivät tarkastettavat ja hyväksyttävät kokonaisuudet ole suhteettoman pieniä, vaan esimerkiksi pienempiä sarjoja hyväksytään useampia kerrallaan. Arkistoyksiköiden ja säilytysyksiköiden nimiöiden lisääminen voidaan tehdä, kun luettelointi on hyväksytty.
Astia ja sen käyttöönotto
Tällä hetkellä käytössä on Pilotti-Astia, joka palvelee massadigitoinnissa mukana olevia viranomaisia, kunnes Kansallisarkistossa otetaan käyttöön kaikkia asiakkaita palveleva täysin uudistettu Astia. Käyttö edellyttää viranomaisella Virtu-tunnistautumista ja VirtuPersonEntitlement-laajennusta. Virtu-tunnistautumisesta ja VirtuPersonEntitlement-laajennuksesta saatte tarkemmin tietoa oman organisaationne ICT-asiantuntijoilta.
Virtu on valtionhallinnon yhteinen palvelu, jota käytetään organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaan valtionhallinnon yhteisten palveluiden käyttäjätunnistukseen.
VirtuPersonEntitlement-attribuutin avulla viranomainen kykenee itse hallinnoimaan henkilökuntansa käyttöoikeuksia käyttörajoitettuihin kuviin.
Aineistojen haku tapahtuu viranomaisen AHAA:seen syöttämien luettelointitietojen avulla.
Digitoidut kuvat ovat katseltavissa ja käytettävissä arkistoyksikkökohtaisesti. Digitoinnin yhteydessä asiakirjojen konekirjoitettu teksti OCR-tunnistetaan, mikä mahdollistaa arkistoyksikkökohtaiset tekstihaut.
Hakuja voi tehdä esimerkiksi henkilön nimen perusteella. Siksi aineistot siirtävän viranomaisen on aineistot tuntevana tarkastettava, sisältyykö aineistoon henkilötietoja ja määritettävä sille oikeanlaiset käyttörajoitukset.