Ohjeita ja esimerkkejä tietoaineistojen seulontaesityksistä eri tilanteissa

1. Kun toimijalle annetaan uusia lakisääteisiä tehtäviä, joissa muodostuvia tietoaineistoja ei ole arvonmääritetty.  
2. Kun tehtävissä muodostuu uusia tietoaineistoja, joita ei ole arvonmääritetty, eikä niihin voi soveltaa organisaatiolle aikaisemmin annettuja seulontapäätöksiä tai yleismääräyksiä.
   • Tehtävät muuttuvat merkittävästi ja niissä muodostuu runsaasti uutta tietoaineistoa
   • Esimerkki: lainsäädännössä toimijalle määritellään uusi tehtäviä ja/tai tietovarantojen tai rekistereiden ylläpitovastuita.
   • Esimerkki: lakisääteisen tietovarannon tai rekisterin tietoaineistojen määrittelyjä muutetaan merkittävästi lainsäädännössä.
3. Kun toimijalle jo muodostuneita tietoaineistoja ei ole joko kokonaan tai osittain arvonmääritetty (taannehtiva arvonmääritys ja seulonta).
4. Kun toimija haluaa muutosta annettuun seulontapäätökseen (uudelleen arvonmääritys).
   • Esimerkki: Digitaalisten siirtojen yhteydessä todetaan, että aiemmin annettu seulontapäätös on liian suurpiirteinen, minkä vuoksi sitä on syytä tarkentaa siirrettävän tietoaineiston osalta.
   • Esimerkki: Seulontapäätös on vanhentunut, koska siinä on arvonmääritetty analogisia asiakirjoja, eikä päätöstä voi enää soveltaa digitaalisiin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin. Tämäntyyppisen seulontapäätöksen noudattaminen ja soveltaminen nykyisessä digitaalisessa toimintakontekstissa ei enää välttämättä vastaa voimassa olevia arvonmäärityksen tavoitteita ja kriteerejä.

• Kun toimijalle siirtyy tehtäviä toiselta julkishallinnon toimijalta, jonka tietoaineistot on arvonmääritetty. Tässä on kuitenkin huomioitava se, miten ajantasainen aikaisempi seulontapäätös on.
• Kun toimija ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän, jolla hoidetaan samoja tehtäviä kuin vanhalla tietojärjestelmällä ja vanhassa tietojärjestelmässä käsitellyt asiakirjat ja tietoaineistot on arvonmääritetty.
• Kun yksittäisten tehtävien asiakirjojen ja tietoaineistojen nimekkeet muuttuvat, mutta tietosisältö pysyy pääpiirteissään samana. Tällöin voi noudattaa ja soveltaa aiemmin annettuja seulontapäätöksiä 

Organisaatiosi ei tarvitse tehdä alkujaan digitaalisten tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuotoa koskevaa seulontaesitystä riippumatta siitä, milloin tietoaineistot ja asiakirjat ovat muodostuneet.

Kansallisarkisto on määrännyt alkujaan digitaalisten tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodosta useita toimijoita koskevissa määräyksissä ja päätöksissä sekä organisaatiokohtaisissa päätöksissä.  

Kansallisarkisto katsoo, että näillä määräyksillä ja päätöksillä alkujaan digitaaliset tietoaineistot ja asiakirjat on määrätty arkistoitavaksi digitaalisessa muodossa aina, eikä toimijoiden tarvitse enää tehdä säilytysmuotoa koskevia seulontaesityksiä.

Tärkeimmät useita toimijoita koskevat määräykset ja päätökset ovat:

1. Kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021; 22.12.2021)
2. Kansallisarkiston päätös 12.9.2016 (AL/16465/07.01.01.03.02./2016) sähköisiin diaareihin ja asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen sähköisessä muodossa.

Organisaatiosi ei pääsääntöisesti tarvitse tehdä analogisten asiakirjojen säilytysmuotoa koskevaa seulontaesitystä.

Arvioi seulontaesityksen tekemistä ainoastaan seuraavassa poikkeustapauksessa.

Julkishallinnon toimijoiden ja Kansallisarkiston tehtävänä on tunnistaa näitä jo aiemmin digitoituja asiakirjoja ja arvioida yhteistyössä, onko analogisten asiakirjojen korvaaminen digitoiduilla asiakirjoilla mahdollista. Tavoitteena on säilyttää jatkossa vain digitoidut asiakirjat.  

Organisaatiosi voi esittää arkistoitavia analogisia asiakirjoja korvattavaksi näillä aiemmin digitoiduilla asiakirjoilla. Organisaatiosi on osoitettava seulontaesityksessä, että analogisten asiakirjojen korvaaminen aiemmin digitoiduilla todistusvoimaisilla asiakirjoilla on mahdollista.

Kansallisarkisto määrää organisaatiosi esityksestä annettavalla seulontapäätöksellä analogisten asiakirjojen korvaamisesta vastaavilla digitoiduilla asiakirjoilla. Kansallisarkisto on määritellyt arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa korvaamisen arvioinnin osaksi arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamallia.

Organisaatiosi ei tarvitse uudelleen digitoida analogisia asiakirjoja, mikäli digitoidut asiakirjat voidaan määrätä ensisijaiseksi ja arkistoitavaksi säilytysmuodoksi. Organisaatiosi voi tuhota analogiset asiakirjat Kansallisarkiston päätöksen nojalla, mikäli digitoidut asiakirjat vastaavat tietosisällöltään kattavasti ja eheästi analogisia asiakirjoja.

Milloin korvaaminen ei ole suositeltavaa?

Älä korvaa analogisia asiakirjoja digitoiduilla, jos on olemassa epäilys siitä, että analogisten asiakirjojen ja digitoitujen asiakirjojen tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista. Tieto on asiakirjallista eli todistusvoimaista kun sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu (ISO 15489-1).

Tällöin on perusteltua

• Digitoida analogiset asiakirjat uudestaan Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti. Tässä tapauksessa Kansallisarkistolle ei tarvitse tehdä seulontaesitystä, sillä asiakirjoihin sovelletaan Kansallisarkiston päätöstä 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023).

Huomaa, että asiakirjoista vastaavan toimijan vastuulla on varmistaa hallussaan olevien digitaalisten asiakirjojen ja niiden metatietojen kattavuus, todistusvoimaisuus ja käytettävyys. Velvoite perustuu arkistolakiin (831/1994 § 7, § 11 ja § 12).

Kun teet korvaamisen arviointia, huomioi nämä asiat:

1. Selvitä, onko organisaatiosi hallussa digitoituja asiakirjoja, jotka vastaavat tietosisällöltään yksinomaan analogisessa muodossa arkistoitavaksi määrättyjä analogisia asiakirjoja.
2. Arvioi korvaamisen mahdollisuus, jos digitaalisia asiakirjoja on olemassa. Vastaavatko digitaaliset asiakirjat analogisia asiakirjoja sisältönsä ja kontekstinsa (metatietojen) puolesta?
3. Päätä, haluatko esittää analogisena arkistoitavaksi määrättyjä asiakirjoja korvattavaksi  digitoidulla asiakirjoilla.

Muista, että on vastuullasi varmistaa, että analogiset ja digitoidut asiakirjat vastaavat toisiaan ja että korvaaminen on mahdollista.

Toimi seuraavasti, jos päädyit tekemään seulontaesityksen:

1.     Ota yhteyttä Kansallisarkistoon ennen esityksen tekemistä
2.     Merkitse arvioinnin ja päätöksenteon tulokset seulontaesityslomakkeelle.
3.     Merkitse seulontaesityslomakkeelle:
   • Tiedot, joista selviää asiakirjojen digitaalisten ilmentymien teknistä laatua kuvaavat metatiedot  
   • Tiedot, joista selviää millaisin menetelmin ja toimenpitein digitointiprosessin laadunvarmistus on tehty ja missä tallennusratkaisuissa digitaalisia versioita säilytetään ja miten niitä hallitaan.

Tee seulontaesitys Näin teet seulontaesityksen -sivun [LINKKI] ja seulontaesityslomakkeen ohjeiden mukaisesti.