Arkistoitavan tiedon siirtäminen

Arkistoitavan tietoaineiston hallinta vaatii tiedon siirtämistä vähintään kerran alkuperäisestä järjestelmäympäristöstä toiseen. Ihannetapauksessa ensimmäinen siirto on samalla siirto lopulliseen arkistoon. Tietoaineistoja joudutaan kuitenkin usein myös ennen arkistosiirtoa siirtämään toisiin tietojärjestelmiin tai säilytysjärjestelmään.

Toimija vastaa siitä, että arkistoitava aineisto on jokaisen elinkaarensa aikana tehtävän siirron jälkeen todistusvoimaista, käytettävissä ja ymmärrettävää.  

Käytännössä arkistoitavan tietoaineiston siirtäminen on aina projekti, joka vaatii huolellista suunnittelua ja määrittelyä, sovellustoimittajan, palveluntarjoajan tai muun teknisen kumppanin työtä sekä varautumista kustannuksiin.

Kustannuksiin voi vaikuttaa muun muassa tiedon elinkaaren hallinnan suunnittelulla tietojärjestelmissä ja toimintaprosesseissa.

Arkistosiirron suunnittelu

Arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot määrätään pysyvästi säilytettäviksi (arkistoitaviksi) arkistolain nojalla Kansallisarkiston seulontapäätöksellä. Arkistoinnin ja arkistosiirron suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää tunnistaa seulontapäätöksen mukainen arkistoitava kokonaisuus. Kokonaisuus voi olla yhdessä tai useammassa tietolähteessä (esimerkiksi tietojärjestelmä).

Arkistoitavan kokonaisuuden tulee olla riittävän kattava ja yksityiskohtainen. Muuten sitä ei voida hyödyntää myöhemmän tutkimuksen tarpeisiin. Aineistoa dokumentoivien ja kuvailevien metatietojen pitää myös aina seurata aineiston mukana.

Tutustu arkistoitavien digitaalisten aineistojen tunnistamiseen ja muuhun arkistosiirtoja koskevaan ohjeistukseen Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilla.

Säilytysjärjestelmät

Niin kutsuttuihin säilytysjärjestelmiin tallennettava tieto voi olla määräajan säilytettävää, pysyvästi säilytettävää tai arkistoitavaa. Järjestelmissä on yleensä huomioitu tiedon luokittelu, säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittely, tiedon säilyminen muuttumattomana, tarpeettomien tietoaineistojen tuhoaminen ja tietoaineistojen siirtäminen esimerkiksi arkistoon.

Myös säilytysjärjestelmän suunnittelussa ja käyttöönotossa on hyvä varmistaa arkistoitavan tiedon käytettävyys, säilyminen ymmärrettävänä sekä siirtäminen, kun säilytysjärjestelmän oma elinkaari päättyy.

Kun arkistoitavaa tietoa siirretään säilytysjärjestelmään, pitää sisällöllisen ja teknisen eheyden lisäksi suunnitella siirrettävän tietokokonaisuuden kattavuus, yksityiskohtaisuus ja ymmärrettävyys tulevan tutkimuksen näkökulmasta.

Testaa monipuolisesti

Tietoaineisto tai sitä koskevat tiedot eivät saa siirrettävää aineistoa koostettaessa ja siirrettäessä vahingossa tai tahallisesti muuttua. Mahdolliset muutokset on aina pystyttävä jäljittämään ja dokumentoimaan.

Siirrettävän tiedon kattavuutta ja eheyttä pitää arvioida ja testata

• siirtoprosessin eri vaiheissa
• useista eri näkökulmista

Tiedon teknisen eheyden ohella tulee testata tietosisällön eheyttä. Teknisten asiantuntijoiden lisäksi mukana on siksi hyvä olla sekä tiedonhallinnan asiantuntijoita että tiedon alkuperäisiä käyttäjiä.

Testaaminen on tärkeää aina, mutta erityisesti silloin, kun alkuperäisestä sovelluksesta tai järjestelmästä ollaan luopumassa, eikä tiedon eheyttä voida enää varmentaa alkuperäisessä ympäristössä.