Ohjauspalaverin jälkeen – arvioi arkistollista arvoa ja tee seulontaesitys
Määritä organisaatiosi tietoaineistojen arkistollinen arvo. Osallista työhön myös ydintehtävistä vastaavat yksiköt. Tiedonhallinnasta ja arkistoinnista vastaavat yksiköt ja asiantuntijat eivät voi yksin määrittää tietoaineistojen arkistollista arvoa.
Tutustu Arkistoinnin toimenpidepolussa ohjeeseen Mitä arkistoit – määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja arkistointimuoto
Kun arkistollisen arvon määrittely on valmistunut voit laatia seulontaesityksen.
Seulontaesityksen laadinta lähtee liikkeelle tutustumalla verkkosivujemme ja ohjepankin ohjeisiin, esimerkkeihin sekä seulontaesityslomakkeeseen ja sen täyttöohjeeseen huolellisesti.
Tee esitys seulontaesityslomakkeella (Excel). Löydät lomakkeelta tarkemmat ohjeet sen hyödyntämisestä ja täyttämisestä. Käytä tarvittaessa Tietojärjestelmät -liitelomaketta, mikäli esimerkiksi TOS-kuvauksessa tai missään muussakaan tiedonhallinnan kuvauksessa ei ole määritelty ja kuvattu seulontaesitykseen sisältyviä tietoaineistoja.
Lähetä seulontaesitysluonnos Kansallisarkistolle kommentoitavaksi, jos tästä on sovittu aiemmassa ohjauspalaverissa. Viimeistele seulontaesitys Kansallisarkistolta saamiesi kommenttien perusteella
Huolehdi, että esitys sisältää kaikki tarpeelliset tiedot. Puutteelliset esitykset hidastavat päätöksen valmistelua Kansallisarkistossa. Tarvittaessa Kansallisarkisto pyytää toimijaa täydentämään puutteellista seulontaesitystä hallintolain (434/2003) 22 §:n (Asiakirjan täydentäminen) nojalla. Kansallisarkisto ei aloita päätösvalmistelua ennen kuin toimija on täydentänyt esitystä pyydetyllä tavalla.
Saat meiltä neuvoja ja ohjeistusta seulontaesityksen laadinnassa
Tarvittaessa autamme toimijaa löytämään käyttöönsä aiemmat sen tietoaineistoja koskevat seulontapäätökset. Lainsäädäntö edellyttää, että toimija tietää mitkä sen tietoaineistoista ovat arkistoitavia ja mitkä määräajan säilytettäviä.
Lähetä täytetty seulontaesityslomake liitteineen Kansallisarkiston kirjaamoon ([email protected]). Käytä tarvittaessa turvapostia, joka on turvallinen tapa toimittaa luottamuksellisia ja salassa pidettäviä tietoja.
