Arkistoinnin edellytykset

Tiedon arkistointi, todistusvoimaisuus, ymmärrettävyys ja eheys taataan tiedon elinkaaren suunnittelulla, riittävillä kuvailutiedoilla ja dokumentoinnilla. Nämä samat keinot tukevat tiedonhallintaa myös tiedon elinkaaren aiemmissa vaiheissa. Kyse on yhteistyöstä, jonka avulla varmistetaan tiedon säilyminen ja käytettävyys.

Alla olevaan muistilistaan on tiivistetty keskeiset toimenpiteet, joiden avulla voit varmistaa arkistoitavien aineistojen säilyvyyden ja käytettävyyden elinkaaren alusta aina arkistoon saakka. Arkistoinnin edellytysten turvaaminen edellyttää asiakirjahallinnan ja arkistoinnin, tietoturvan ja ICT:n sekä substanssin asiantuntijoiden yhteistyötä.

Muistilista: 10 askelta arkistoon

  1. Kartoita ja tunnista arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot.
  2. Suunnittele ja kuvaa tiedon elinkaari: talteenotto, säilyttäminen sekä tuhoaminen tai arkistointi.
  3. Sido tieto kontekstiinsa metatiedon ja luokittelun avulla.
  4. Varmista tiedon haettavuus ja löydettävyys, julkisuus ja salassapito.
  5. Varmista tiedon eheys, muuttumattomuus ja ymmärrettävyys.
  6. Määrittele säilytysajat ja arvioi arkistollista arvoa; hae seulontapäätös tai hyödynnä voimassa olevaa.
  7. Varmista tiedon säilyvyys ja käytettävyys myös pitkällä aikavälillä tietoturvallisesti.
  8. Arkistoi tiedot joko syntyjärjestelmässä tai säilytysjärjestelmässä.
  9. Ylläpidä kuvauksia arkistoitavasta aineistosta.
  10. Siirrä tiedot arkisto-organisaation haltuun.

Arkistointi on osa tiedon elinkaarta

Lue lisää:

Elinkaaren alkuvaiheessa tuotetut ominaisuudet seuraavat arkistoitavia tietoja niiden arkistovaiheeseen. Siksi arkistoinnin edellytykset on tärkeää huomioida jo asiakirjahallinnan ja muun tiedonhallinnan suunnittelun ja toteutuksen yhteydessä. 

Asiakirjan ja laajemminkin tiedon elinkaaren vaiheita voi tarkastella niin kutsutun elinkaaren jatkumomallin avulla. Tarkastelu tukee erityisesti elinkaaren suunnittelua.

Asiakirjan elinkaari

  • Asiakirjan elinkaari alkaa asiakirjan laatimisesta tai saapumisesta organisaatioon.
  • Asiakirja otetaan talteen asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään. Asiakirja liitetään luokitukseen ja se saa metatiedot.
  • Asiakirjaa käytetään viranomaisen tehtävän hoidossa ja siitä tulee osa tehtävien hoidon yhteydessä muodostuvia, hyödynnettäviä ja säilytettäviä tietoaineistoja. Asiakirjat ja tietoaineistot ovat todisteita tehdyistä toimenpiteistä – ne todentavat viranomaisen toimintaa.
  • Kun asiakirjan alkuperäinen käyttötarve päättyy, se joko tuhotaan tai arkistoidaan. Arkistoon siirretyt asiakirjat ovat osa asiakirjallista kulttuuriperintöä - yhteiskunnan yhteistä, kollektiivista muistia.

Jatkumomalli auttaa hahmottamaan myös tiedonhallintaan ja arkistointiin liittyviä rooleja. Oheisessa kuvassa elinkaarimalliin on sovitettu kotimaisen lainsäädännön vaatimukset. Ne koskevat muun muassa asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiä, henkilötietojen käsittelyä, julkisuuden ja salassapidon toteuttamista sekä säilyttämistä ja arkistointia.

-

Kuva: Tiedon elinkaaren hallinta: kooste asianhallinnassa huomioitavista laeista, määräyksistä, ohjeista ja suosituksista. Katso kuva suuremmassa koossa tästä (png). Lähde: Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, liite 1 (pdf). Valtiovarainministeriön julkaisuja 2021.

Elinkaaren vaiheet ovat riippuvaisia toisistaan eikä elinkaari aina etene suoraviivaisesti.  Myös arkistoitu tieto voi myöhemmin osoittautua tarpeelliseksi todisteeksi yksilön oikeuksista ja velvollisuuksista tai toimia pohjana myöhemmälle viranomaistoiminnalle. Lähtökohtaisesti nämä tarpeet kuitenkin kuuluvat säilytysvaiheeseen.

Lue lisää jatkumomallista