Digitointi
Digitointi tarkoitetaan analogisessa muodossa säilytettävien tai arkistoitujen asiakirjojen tietosisällön muuntamista digitaaliseen muotoon. Käytännössä se on prosessi eli joukko toimenpiteitä, joita tehdään manuaalisesti, laittein sekä tietojärjestelmäympäristössä. Esimerkiksi skannaaminen on yksi digitointiprosessin vaiheista.
Digitoinnin tavoite on tuottaa autenttisia ja todistusvoimaisia digitaalisia ilmentymiä analogisessa muodossa olevasta tiedosta. Analogisen asiakirjan tietosisältö pitää aina siirtää uuteen muotoon eheästi eli kokonaisuudessaan ja virheettömästi. Tiedon säilymistä eheänä on voitava myös seurata sen elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Asiakirjojen ja arkistojen kohdalla on huomioitava niiden digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet. Kansallisarkiston ohjeistus koskee arkistoitaviksi (arkistolain mukaan pysyvästi säilytettäviksi) määrättyjen asiakirjojen digitointia.
Suosittelemme, että arkistoitavat asiakirjat digitoidaan aina Kansallisarkiston digitointiohjeiden mukaisesti. Näin varmistetaan digitoinnin korkea laatu sekä se, ettei aineistoja jouduta digitoimaan uudelleen ennen siirtoa Kansallisarkistoon.
Ennen digitoinnin aloittamista tulisi varmistaa, että asiakirjoilla on Kansallisarkiston seulontapäätös, jossa on määrätty niiden arkistoinnista. Tällöin arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset pystytään huomioimaan digitoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa.
Mikäli seulontapäätöstä arkistoitavista asiakirjoista ei ole, tutustu Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivuihin ja valmistaudu tekemään seulontaesitys Kansallisarkistolle.
Muistathan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin
Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä.
Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota.
Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen.
Kansallisarkisto on aiemmin antanut seulontapäätöksiä myös analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja säilytysmuodosta. Tästä toimintatavasta luovuttiin säilytysmuotoa koskevan yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) myötä.
Arkistolain (831/1994) piirissä olevat toimijat arvioivat siis hallussaan olevien analogisten asiakirjojen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon itse. Arviointi perustuu Kansallisarkiston määrittämiin kriteereihin. Kansallisarkisto tarjoaa arviointiin tukea ja opastusta.
Lisätietoa: Määritä arkistoitavien tietoaineistojesi muoto -osio Arkistoinnin toimenpidepolku -oppaassa
Digitointiprosessi
Ennen digitoinnin aloittamista ja skannausta pitää varmistaa, että asiakirjat on luetteloitu ja kuvailtu. Digitointiprosessissa muodostuvat digitaaliset ilmentymät pitää pystyä yhdistämään luettelointi- ja kuvailutietoihin. Myös analogisen ilmentymän käsittelyketju sekä digitointivalmistelua koskevat tiedot tulisi aina dokumentoida.
Ennen asiakirjan skannaamista tai kuvaamista digitoitava aineisto pitää tunnistaa, valmistella ja siirtää digitoitavaksi. Skannaamisen jälkeen huolehditaan sekä digitoidun analogisen aineiston käsittelystä että digitoinnissa tuotettujen tiedostojen ja tietojen laadusta, tallentamisesta, säilymisestä sekä saattamisesta käyttöön.
Digitointia koskevat ohjausvastuut
Digitoinnin ja sähköiseen muotoon muuntamisen ohjausvastuut jakautuvat Kansallisarkiston ja Tiedonhallintalautakunnan kesken.
Lisätietoja
Tiedonhallintalautakunta ohjaa tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 5 luku 19.1 §) nojalla asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamista. Tätä säädöstä sovelletaan 1.1.2022 alkaen.
Kansallisarkisto ohjaa arkistoitavien asiakirjojen digitointia, digitoitavien asiakirjojen arkistointia koskevia vaatimuksia sekä analogisten asiakirjojen hävittämistä arkistolain (831/1994, 4 luku 11 § ja 14 a §) sekä asiointilain (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 5 luku 21 §) nojalla.
Kansallisarkiston digitointimäärityksistä voit lukea lisää kotisivuiltamme.