Digitointi

Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston, esimerkiksi paperin tai mikrofilmin, muuntamista digitaaliseksi. Asiakirjojen ja arkistojen kohdalla on huomioitava erityisesti niiden digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet. Kansallisarkiston ohjeistus koskee arkistoitaviksi (pysyvästi säilytettäviksi) määrättyjen asiakirjojen digitointia.

Digitointi ymmärretään yleensä prosessiksi. Asiakirjan skannaaminen tai kuvaaminen on prosessin yksi vaihe. Sitä edeltää digitoitavan aineiston tunnistaminen, valmistelu ja siirtäminen digitointiin.

Skannaamisen jälkeen huolehditaan sekä digitoidun analogisen aineiston käsittelystä että digitoinnissa tuotettujen tiedostojen ja tietojen laadusta, tallentamisesta, säilymisestä sekä saattamisesta käyttöön.

Digitoinnin tavoite on tuottaa autenttisia ja todistusvoimaisia digitaalisia ilmentymiä alun perin analogisessa muodossa syntyneestä tiedosta. Analogisen asiakirjan tietosisältö pitää aina siirtää uuteen muotoon eheästi - siis kokonaisuudessaan ja virheettömästi. Tiedon säilymistä eheänä on voitava myös seurata tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa.

Suosittelemme, että arkistoitavat (arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävät) asiakirjat digitoidaan aina Kansallisarkiston digitointiohjeiden mukaisesti. Näin varmistetaan digitoinnin korkea laatu sekä se, ettei aineistoja jouduta digitoimaan uudelleen ennen siirtoa Kansallisarkistoon.

Digitoitavalla aineistolla tulee olla Kansallisarkiston voimassa oleva seulontapäätös arkistoimisesta. Kansallisarkiston 8.12.2023 antaman päätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) myötä seulontapäätöstä ei enää vaadita säilytysmuodosta päätöksen reunaehtojen mukaisesti.

Mikäli seulontapäätöstä ei ole, tutustu Arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivuihin ja valmistaudu tekemään seulontaesitys Kansallisarkistolle.  

Digitointia koskevat ohjausvastuut

Digitoinnin ja sähköiseen muotoon muuntamisen ohjausvastuut jakautuvat Kansallisarkiston ja Tiedonhallintalautakunnan kesken.

Tiedonhallintalautakunta ohjaa tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 5 luku 19.1 §) nojalla asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamista. Tätä säädöstä sovelletaan 1.1.2022 alkaen.

Kansallisarkisto ohjaa arkistoitavien asiakirjojen digitointia, digitoitavien asiakirjojen arkistointia koskevia vaatimuksia sekä analogisten asiakirjojen hävittämistä arkistolain (831/1994, 4 luku 11 § ja 14 a §) sekä asiointilain (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 5 luku 21 §) nojalla. Kansallisarkiston digitointimäärityksistä voit lukea lisää täältä.