Mikä on arkisto?
Meillä jokaisella on ehkä huomaamattammekin oma arkistomme, jonka muodostavat esimerkiksi sähköpostit, valokuvat, koulutodistukset ja päiväkirjat.
Arkisto voi olla 1) tila, jossa aineistoja säilytetään, 2) organisaatio tiedon tilapäiseen tai pysyvään säilyttämiseen tai 3) yksittäisen toimijan aineisto.
Arkistot voivat sisältää esimerkiksi viranomaisasiakirjoja, valokuvia ja kirjeitä. Jotkin arkistot keskittyvät tietyn teeman tai henkilön ympärille, kun taas kansalliset arkistot säilyttävät monenlaisia aineistoja esimerkiksi valtion viranomaisten toiminnasta.
Aineistot voivat olla analogisia, eli fyysisesti olemassa, tai digitaalisia.
Arkistorakennuksissa aineisto on järjestetty siten, että tietoa on helppo etsiä, ja aineistoja säilytetään suojassa kosteudelta sekä valolta. Digitaalisista aineistoista puolestaan huolehditaan kattavalla tietoturvalla ja useilla tallennuspaikoilla.
Onko arkisto kuin kirjasto?
- Arkisto ei ole kirjasto. Kirjaston kirjat ovat yleensä toissijaisia tietolähteitä, kun taas arkistoissa säilytettävät aineistot tarjoavat ensikäden tietoa tai todisteita historiallisista tapahtumista.
- Kirjaston kirjat on järjestetty yleensä tekijän ja aiheen mukaan, kun taas arkistojen tiedot on järjestetty sen henkilön tai organisaation mukaan, joka ne on luonut.
- Kirjastossa aineistoja pääsee yleensä itse valikoimaan hyllystä, kun taas arkistossa haluttu aineisto valitaan luettelosta ja henkilökunta toimittaa sen tutkittavaksi.
Mikä on Kansallisarkisto?
Kansallisarkisto on virasto, jonka lakisääteinen tehtävä on varmistaa Suomen kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä.
Kansallisarkisto on Suomen suurin arkisto ja toimii arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena. Kansallisarkistolla on toimipaikkoja Helsingissä, Turussa, Hämeenlinnassa, Jyväskylässä, Joensuussa, Mikkelissä, Vaasassa, Oulussa ja Inarissa.
Mitä Kansallisarkistossa tehdään?
Kansallisarkisto ohjaa julkishallinnon organisaatioita arkistointiprosesseissa ja päättää, mitkä aineistot tulee arkistoida pysyvästi. Lisäksi se vastaanottaa aineistoja, kehittää niiden kuvailua ja huolehtii metatietojen hallinnasta.
Kansallisarkisto tarjoaa palveluita, jotka mahdollistavat digitaalisten aineistojen käytön sekä ylläpitää tutkijasaleja aineistojen tutkimista varten. Tietopyyntöjen käsittely ja tiedonhakijoiden avustaminen on tärkeä osa Kansallisarkiston työtä.
Kansallisarkisto huolehtii aineistojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä, minkä vuoksi aineistoja digitoidaan paljon. Fyysisten aineistojen digitointi on merkittävä tehtävä, jotta aineistot olisivat helpommin saatavilla ja suojassa ajan kulumiselta. Kansallisarkisto huolehtii myös aineistojen konservoinnista.
Digitoidut aineistot tulevat kaikkien näkyville Astia-verkkopalveluun. Kansallisarkistossa kehitetään digitaalista tutkimusprosessia entistä paremmaksi esimerkiksi tekstintunnistuksen kautta.
Lisäksi Kansallisarkisto osallistuu valtiotason tutkimushankkeisiin ja hoitaa heraldisia tehtäviä eli antaa lausuntoja valtiollisista, kunnallisista ja kirkollisista tunnuksista viranomaisille sekä yhteisöille ja yksityishenkilöille.
