Sähköisen arkistoinnin palvelu
Kansallisarkisto tarjoaa sähköisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen palvelua. Turvaamme kansallisesti arvokkaan, sähköisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen tuleville sukupolville. Olemme kansakuntamme sähköinen muisti.
Teemme digitaalisesta arkistoinnista mahdollisimman mutkatonta niin, että arkistoitavaksi määritellyn tiedon todistusvoimaisuus säilyy kaikissa olosuhteissa. Tässä onnistumme ainoastaan yhteistyöllä. Sitoudumme siihen, että asiakkaidemme ja heidän aineistojensa tarpeet ja erityisvaatimukset tulevat aina huomioiduiksi.
Sähköisen arkistoinnin palvelu on osa arkistoinnin kokonaisuutta
Sähköisen arkistoinnin palvelu on tarkoitettu valtionhallinnon ja muun julkishallinnon organisaatioille (jatkossa ”Siirtäjä”). Digitaalisten aineistojen siirtäminen on monipuolinen prosessi, joka päättyy, kun Kansallisarkisto on hyväksytysti vastaanottanut digitaaliset tietoaineistot.
Vuodesta 2025 eteenpäin Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu on koko julkishallinnon käytettävissä, eli myös esimerkiksi kunnat, korkeakoulut ja hyvinvointialueet voivat arkistoida aineistonsa Kansallisarkistoon. Lue lisää laajentamisesta.
Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus.
Kansallisarkistoon digitaalisia tietoaineistojaan voivat siirtää arkistolain 1§ mainitut arkistonmuodostajat ja 14§ 3 mom. määritetyt toimijat.
Kansallisarkistoon voi siirtää arkistolain nojalla arkistoitavaksi määrättyjä digitaalisia tietoaineistoja.
Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Palveluun ei voi kuitenkaan siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.
Tietoaineistoja voi siirtää Kansallisarkistoon säilytykseen, kun
- aineistot ovat elinkaaren osalta arkistovaiheessa
- aineistoihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita
- aineistoilla on pitkä säilytysaika, ja niihin kohdistuva tietopalvelu on vähäistä
Tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta aiheutuvista mahdollisista kuluista vastaa Siirtäjä. Itse siirto Kansallisarkistoon on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tietoaineiston säilyttäminen on maksutonta laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 4 § 1 momentissa mainituille tiedonhallintayksiköille. Muille siirtäville toimijoille tietoaineiston säilyttäminen on maksullista.
Sähköisen arkistoinnin palvelun asiakkuusväylät
Asiakkaamme ovat eri tilanteissa ja heillä on erilaisia tarpeita. Tunnista oma asiakkuusväyläsi ja ota yhteyttä Sähköisen arkistoinnin palveluun ohjeiden mukaisesti.
SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuus on ensimmäistä kertaa tietoaineistoja siirtäville toimijoille suunnattu kokonaisuus, jonka aikana käydään läpi yksityiskohtaisesti siirtoprosessin vaiheet, dokumentit ja ohjeet, sekä toteutetaan itse tietoaineistosiirto. SAPA-osaajaan olemme rakentaneet valmiin aikataulun, jonka puitteissa siirto etenee vaiheittain. Lue lisää SAPA-osaajasta.
Omatoimisella siirtäjällä on jo kokemusta Sähköisen arkistoinnin palvelun siirtoprosessista ja tietoaineistojen siirrosta Kansallisarkistoon. Siirtäjä osaa hyödyntää verkkosivuilta löytyviä ohjemateriaaleja, suunnitella tietoaineistosiirron Siirtäjän vastuiden osalta ja tuottaa tarvittavan dokumentaation Sähköisen arkistoinnin palvelulle omatoimisesti. Siirtoprosessi alkaa täyttämällä yhteydenottolomake ja tämän jälkeen Siirtäjän ja Kansallisarkiston välisellä siirron aloituspalaverilla.
Kiireellinen tapaus liittyy usein tietojärjestelmän alasajoon tai muuhun tilanteeseen, jossa siirrolle on tiukka tavoiteaikataulu. Siirtoprosessi alkaa täyttämällä yhteydenottolomake ja tämän jälkeen Siirtäjän ja Kansallisarkiston välisellä siirron aloituspalaverilla.
Näin valmistaudut siirtoon
Tietoaineistojen siirto on hyvä ajatella projektina, jossa Siirtäjällä ja Kansallisarkistolla on omat vastuunsa. Siirtoprosessi vaatii alusta loppuun saakka kaikilta osapuolilta sitoutumista. Siirtäjän on hyvä hahmottaa ainakin seuraavat asiat, kun tietoaineistosiirtoa aletaan suunnittelemaan. Tutustu lisäksi siirtäjän tarkistuslistaan.
Hahmota organisaatiostasi tietoaineistokokonaisuus, jonka haluat siirtää Kansallisarkistoon pitkäaikaissäilytykseen. Aineiston tulee olla määrätty seulontapäätöksellä arkistoitavaksi (arkistolain 831/1994 mukaan pysyvästi säilytettäväksi)
Varmista, että tietoaineistolla on ajantasainen seulontapäätös. Tarvitset hakemukseen seulontapäätöksen asianumeron. Mikäli aineistolla ei ole seulontapäätöstä tai se ei ole ajantasainen, ole yhteydessä [email protected].
Onhan aineisto siirtokelpoisessa muodossa? Siirtopaketin muodostaminen -sivulta löydät tarkemmat kuvaukset siirtorakenteista ja vastaanotettavista tiedostomuodoista.
Pohdi siirrossa tarvittavaa osaamista aineiston luonne huomioiden. Mieti löytyykö tarvittava osaaminen organisaation sisältä (esim. substanssiasiantuntija) vai tarvitaanko avuksi mahdollisesti kolmansia osapuolia (esim. järjestelmätoimittaja).
Tietoaineistojen käyttö
Kun digitaalinen aineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. Tutustu ASTIA-verkkopalveluun ja sen käytön edellytyksiin.
Ota yhteyttä
- Onko sinulla kysyttävää digitaalisten tietoaineistojen siirrosta? Aloita siirron suunnittelu perehtymällä verkkosivujen sisältöön ja ohjepankin materiaaleihin. Tutustu myös Sähköisen arkistoinnin palvelun usein kysyttyihin kysymyksiin.
- Mikäli asiasi koskee uutta tietoaineistosiirtoa, täytä yhteydenottolomake. Lomakkeella pyydämme kertomaan muutamia tarkentavia tietoja siirrettävästä aineistosta. Muissa asioissa ota yhteyttä sähköpostilla osoitteeseen [email protected].
- Huomioithan, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla voimassa oleva seulontapäätös. Mikäli seulontapäätöstä ei ole, ota yhteyttä Arvonmääritys- ja seulontapalveluun.
- Mikäli etsit tietoa analogisten aineistojen siirrosta tai Kansallisarkiston viranomaisaineistojen massadigitoinnista, katso sivu Siirrot.
- Mikäli kaipaat tietoa yksityisarkistojen vastaanotosta ja siirrosta Kansallisarkistoon, siirry sivulle Näin luovutat yksityisarkistosi Kansallisarkistoon.
- Jos sinulla on yleisiä kysymyksiä, jotka liittyvät arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistonmuodostukseen ja -hallintaan tai digitoinnin suunnitteluun, ota yhteyttä: [email protected]