Sähköisen arkistoinnin palvelu on laajennettu koko julkishallinnon käyttöön

Vuonna 2025 Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu on laajentunut pelkästä valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Tästä eteenpäin myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistolle.

Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentaminen tukee julkisen hallinnon digitalisaatiota tarjoamalla keskitetyn ratkaisun sähköiseen arkistointiin. Tavoitteena on, ettei julkisen hallinnon organisaatioiden tarvitse tehdä laajoja investointeja sähköisen arkistoinnin teknisiin ratkaisuihin ja osaamiseen.

Esimerkiksi tietojärjestelmähankinnassa ei olisi tarvetta ottaa huomioon arkistoitavan, tästä ikuisuuteen säilytettävän aineiston osuutta aineiston ylläpidossa ja säilytysjärjestelmän ominaisuuksissa. Lisäksi Kansallisarkisto tarjoaa aineiston käyttöön antamisen palvelut siirretyn aineiston käyttörajoitteiden mukaisesti.

Palvelun laajennus liittyy keskeisesti uudistuvan arkistolain tavoitteisiin, lisää kuntien ja valtion välistä yhteistyötä sekä palvelee tietoaineistojen laajempaa digitaalista käyttöä keskitetystä tietovarannosta.

Palvelu koko julkishallinnon käytettävissä vuonna 2025

Sähköisen arkistoinnin palvelu on käytössä heti vuoden 2025 alusta alkaen muun julkishallinnon eli kuntien, hyvinvointialueiden, korkeakoulujen ja itsenäisten julkisoikeudellisten laitosten arkistoitavaksi määrätyn digitaalisen tietoaineiston siirroille. Aineiston säilyttäminen on näille tahoille maksutonta.

Muiden julkishallinnon tehtäviä toimittavien tahojen osalta päivitämme vielä toimintamallia vuoden 2025 aikana.

Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilta löytyy tarkemmat tiedot muun muassa siitä, miten tietoaineiston siirron Kansallisarkistoon voi aloittaa.

Laajentamisprojekti

Kansallisarkisto asetti projektin sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamiseksi koko julkishallintoon. Projektin tavoitteena on kehittää palvelua ja sen prosesseja siten, että ne vastaavat laajentuneen asiakaskunnan tarpeita tuotantokäytön alkaessa. Projekti vastaa myös palvelun viestinnästä uusille asiakkaille.

Laajentamisprojektissa on toteutettu muulle julkishallinnolle mahdollisuus siirtää tietoaineistoa Suomi.fi-valtuuksilla. Palvelun avaamiseksi on luotu yhteinen aineistosiirtojen toimintamalli koko julkishallinnolle. Vuonna 2025 projektin osana mahdollistetaan aineiston siirrot rajapinnan kautta Suomi.fi-palveluväylää hyödyntäen.

Lisäksi viranomaiselle tulee mahdollisuus käyttää omaa aineistoa Astia-palvelun käyttöliittymän lisäksi rajapinnan kautta. Astiaa kehitetään myös parantamalla alkujaan digitaalisen aineiston käyttökokemusta ja helpottamalla viranomaisten säilytysvaiheen aineistojen käyttöoikeushallintaa.

Laajentamisen tavoitteet erilteltynä

Alla on eritelty tarkemmin tavoitteet, jotka projektille on asetettu.

Valmistuneet

  • Siirtäminen teknisesti mahdollista käyttöliittymässä muulle julkishallinnolle Suomi.fi-valtuuksien avulla.
  • Palvelun pilotointi muun julkishallinnon kanssa 2023–2024.
  • Yhteinen toimintamalli koko julkishallinnon aineistosiirroille: palvelu avautuu aikataulun mukaisesti vuonna 2025.
  • Alkujaan digitaalisen aineiston käytön kehittäminen: Astia tukee pdf- ja xml-tiedostojen avaamista suoraan selaimeen.
  • Palvelulle määritellään malli siirroissa tarjottavissa ylimääräisistä maksullisista tukipalveluista.

Tavoitteet vuonna 2025

  • Projekti vastaa yhdessä Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa tuotantovaiheen siirroista palvelun avautuessa.
  • Pilotointi aineiston siirrosta kansallisesta keskitetystä tietovarannosta.
  • Siirron pilotointi rajapinnan kautta ja rajapinnan käyttöönotto.
  • Aineiston jakelurajapinnan käyttöönotto.
  • Viranomaisen säilytysvaiheen aineiston käyttöoikeushallinnan mahdollistaminen suoraan Astian kautta.
  • Projekti sulautuu osaksi Sähköisen arkistoinnin palvelun normaalia toimintaa.

Palvelun pilotointi ennen tuotantokäyttöä

Ennen kuin sähköisen arkistoinnin palvelu avattiin koko julkishallinnon käyttöön vuonna 2025, pilotointiin palvelua erikseen valittujen pilottisiirtäjien kanssa.

Pilotoinnin tavoite on ollut saada kuva kuntien ja muun julkishallinnon valmiuksista ja kyvykkyyksistä siirtää aineistoa sähköisen arkistoinnin palveluun. Samalla kerätään palautetta Kansallisarkiston ohjeistuksen ja prosessien soveltuvuudesta laajentuvan asiakaskunnan tarpeisiin.

Mukaan valittuja pilottiorganisaatioita on ollut kymmenen: kahdeksan kuntaa, yksi korkeakoulu ja eduskunta. Pilottiorganisaatiot valittiin siten, että kokoonpanossa on kooltaan ja lähtökodiltaan mahdollisimman erilaisia organisaatiota, lähdejärjestelmiä ja aineistoja.

Pilottiorganisaatiot

  • Eduskunta
  • Kangasniemen kunta
  • Keski-Suomen hyvinvointialue
  • Lahden kaupunki
  • Laihian kunta
  • Lapin ammattikorkeakoulu
  • Merikarvian kunta
  • Nurmeksen kaupunki
  • Sipoon kunta
  • Toivakan kunta
  • Vaasan kaupunki
  • Ylöjärven kaupunki

Piloteissa siirrettiin aineistoa siirtokäyttöliittymän kautta. Vuoden 2025 aikana pilotoimme siirtorajapintaa ja avaamme aineiston siirtämisen mahdolliseksi myös sen kautta. 

Kuntien piloteissa on siirretty pääasiassa toimielinten pöytäkirjoja, sekä yhdessä pilotissa rakennusvalvonnan aineistoa. Korkeakoulu siirsi opetussuunnitelmia, ja eduskunta valtiopäivätoiminnan aineistoa. Kaikkia Kansallisarkiston vastaanottamia siirtorakenteita (Sähke2, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoidut tietoaineistot, Rakenteiset tietoaineistot) hyödynnetään piloteissa.

Olemme saaneet piloteista paljon hyödyllistä tietoa muun julkishallinnon siirtokyvykkyydestä ja palveluprosessin toimivuudesta. Lähes kaikissa piloteissa vastaan tulleina haasteina on tunnistettu mm. säilytysvaiheen ja arkistovaiheen erottelu sekä säilytysaikojen ja käyttörajoitusten määrittely siirrettävälle tietoaineistolle.

Joissakin siirroissa on myös huomattu tietojärjestelmien haasteet muodostaa käyttökelpoisia siirtopaketteja. Myös digitointimääritysten noudattaminen aineiston digitoinnissa on ollut paikoittain puutteellista. Havaintojen pohjalta on lähdetty kehittämään ohjeistustamme, sekä tavoitteena on lisätä yhteistyötä tietojärjestelmätoimittajien kanssa.

Edellä mainittujen pilottiorganisaatioiden lisäksi mukana on myös Opetushallitus, jonka kanssa pilotoidaan suoraan keskitetyistä tietovarannoista, Koskesta ja Vardasta, tietoaineiston siirtämistä Kansallisarkistolle.

Opetus- ja kulttuuriministeriön alainen Kansalliset tietovarannot ja arkistointi -työryhmä selvitti kansallisten tietovarantojen hyödyntämistä kuntien sähköisten aineistojen siirtämisessä Kansallisarkiston keskitettyyn sähköisen arkistoinnin palveluun arkistointia varten, ja työryhmän toimenpidesuunnitelmaan kuuluu siirtämisen pilotointi keskitetystä tietovarannosta. Pilotti toteutetaan Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamisprojektin puitteissa. Pilotissa selvitetään parhaita käytänteitä ja teknistä kyvykkyyttä siirtää aineistoa suoraan tietovarannoista.

Lue lisää

Lisätietoja laajentamisesta antaa