Sähköisen arkistoinnin palvelu laajenee koko julkishallintoon

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu laajentuu valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Jatkossa myös kunnat, hyvinvointialueet ja korkeakoulut voivat siirtää arkistoitavat tietoaineistonsa Kansallisarkistolle. Palvelun on määrä olla koko julkishallinnon käytössä vuonna 2025.

Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentaminen tukee julkisen hallinnon digitalisaatiota tarjoamalla keskitetyn ratkaisun sähköiseen arkistointiin.  Tavoite on, ettei julkisen hallinnon organisaatioiden tarvitse tehdä laajoja investointeja sähköisen arkistoinnin teknisiin ratkaisuihin ja osaamiseen. Esimerkiksi tietojärjestelmähankinnassa ei olisi tarvetta ottaa huomioon arkistoitavan, tästä ikuisuuteen säilytettävän aineiston osuutta aineiston ylläpidossa ja säilytysjärjestelmän ominaisuuksissa. Palvelun laajennus liittyy keskeisesti uudistuvan arkistolain tavoitteisiin, lisää kuntien ja valtion välistä yhteistyötä sekä palvelee tietoaineistojen laajempaa digitaalista käyttöä keskitetystä tietovarannosta. 

Laajentamisprojekti

Kansallisarkisto on asettanut projektin Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamiseksi koko julkishallintoon. Projektin tavoitteena on kehittää palvelua ja sen prosesseja siten, että ne vastaavat laajentuneen asiakaskunnan tarpeita tuotantokäytön alkaessa. Projekti vastaa myös palvelun markkinoinnista ja viestinnästä uusille asiakkaille.

Laajentamisprojektin yhteydessä kehitetään Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuutta, joka nykyisellään tarjoaa valtionhallinnolle ratkaisun tietoaineistojen sähköiseen arkistointiin. Syksyllä 2023 mahdollistettiin teknisesti muun julkishallinnon aineistojen siirtäminen palvelun verkkosivujen käyttöliittymän kautta Suomi.fi-valtuuksien avulla. Vuoden 2024 aikana palvelupalettia laajennetaan siten, että mahdollistetaan aineiston siirto myös rajapinnan kautta. Rajapinnan toteutuksessa käytetään Suomi.fi-palveluväylää. Vuosina 2024–2025 avataan jakelurajapinnat rajoitetulle ja rajoittamattomalle aineistolle. 

Laajentamisprojektin myötä Kansallisarkisto kehittää myös Astia-palveluaan mahdollistamaan syntysähköisten aineistojen sujuvan käytön ja viranomaisten pääsyn omiin aineistoihinsa.

Palvelun pilotointi ennen tuotantokäyttöä

Ennen kuin Sähköisen arkistoinnin palvelu avataan koko julkishallinnon käyttöön vuonna 2025, pilotoidaan palvelua erikseen valittujen pilottisiirtäjien kanssa. Pilotoinnin tavoitteena on saada kuva kuntien ja muun julkishallinnon valmiuksista ja kyvykkyyksistä siirtää aineistoa Sähköisen arkistoinnin palveluun. Samalla kerätään palautetta Kansallisarkiston ohjeistuksen ja prosessien soveltuvuudesta laajentuvan asiakaskunnan tarpeisiin.

Pilotit käynnistyivät syksyllä 2023, ja pyrkimyksenä on saada pilottisiirrot toteutettua vuoden 2024 loppuun mennessä. Kansallisarkisto tiedottaa pilottien etenemisestä sekä niiden tuloksista tällä sivulla ja muilla tiedotuskanavillaan.

Mukaan valittuja pilottiorganisaatioita on kymmenen: kahdeksan kuntaa, yksi korkeakoulu ja eduskunta. Pilottiorganisaatiot valittiin siten, että kokoonpanossa on kooltaan ja lähtökodiltaan mahdollisimman erilaisia organisaatiota, lähdejärjestelmiä ja aineistoja.

Nyt käynnissä olevissa piloteissa siirretään aineistoa siirtokäyttöliittymän kautta. Vuosien 2024 ja 2025 aikana on tarkoitus pilotoida myös rajapinnan kautta siirtämistä sitten, kun rajapintojen tekninen toteutus on valmis. Näillä näkymin tekninen valmius rajapintasiirtämiseen valmistuu syksyllä 2024.

Kuntien piloteissa siirretään pääasiassa toimielinten pöytäkirjoja, sekä yhdessä pilotissa siirretään diaari. Korkeakoulu siirtää opetussuunnitelmia, ja eduskunta valtiopäivätoiminnan aineistoa. Näillä näkymin kaikkia Kansallisarkiston vastaanottamia siirtorakenteita (Sähke2, Muut digitaaliset tietoaineistot, Digitoidut tietoaineistot, Rakenteiset tietoaineistot) tullaan hyödyntämään piloteissa.

Tähän mennessä olemme saaneet piloteista jo paljon hyödyllistä tietoa muun julkishallinnon siirtokyvykkyydestä ja palveluprosessin toimivuudesta. Lähes kaikissa piloteissa vastaan tulleina haasteina on tunnistettu mm. säilytysvaiheen ja arkistovaiheen erottelu sekä säilytysaikojen ja käyttörajoitusten määrittely siirrettävälle tietoaineistolle. Joissain siirroissa on myös huomattu tietojärjestelmien haasteet muodostaa käyttökelpoisia siirtopaketteja. Myös digitointimääritysten noudattaminen aineiston digitoinnissa on ollut paikoittain puutteellista. Havaintojen pohjalta on lähdetty kehittämään ohjeistustamme, sekä tavoitteena on lisätä yhteistyötä tietojärjestelmätoimittajien kanssa.

Näiden lisäksi mukana on myös Opetushallitus, jonka kanssa pilotoidaan suoraan keskitetyistä tietovarannoista, Koskesta ja Vardasta, tietoaineiston siirtämistä Kansallisarkistolle. Opetus- ja kulttuuriministeriön alainen Kansalliset tietovarannot ja arkistointi -työryhmä selvitti kansallisten tietovarantojen hyödyntämistä kuntien sähköisten aineistojen siirtämisessä Kansallisarkiston keskitettyyn sähköisen arkistoinnin palveluun arkistointia varten, ja työryhmän toimenpidesuunnitelmaan kuuluu siirtämisen pilotointi keskitetystä tietovarannosta. Pilotti toteutetaan Sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamisprojektin puitteissa. Pilotissa selvitetään parhaita käytänteitä ja teknistä kyvykkyyttä siirtää aineistoa suoraan tietovarannoista.

Palvelu koko julkishallinnon käytettävissä vuonna 2025

Sähköisen arkistoinnin palvelu aukeaa täysimääräisesti koko julkishallinnon käyttöön vuonna 2025, jolloin kaikki viranomaiset voivat halutessaan siirtää arkistoitavan aineistonsa Kansallisarkistolle. 

Laajentamisprojektin tavoitteena on saada uusia siirtäjiä siirtämään aineistonsa palvelun kautta jo vuonna 2025, joten heti tuotantokäytön alettua on mahdollista ja toivottavaa käynnistää uusia siirtoja. Kansallisarkisto tulee kartoittamaan ensimmäisiä tuotantovaiheen siirtäjiä vuoden 2024 loppupuolella, joten kannattaa tämänkin osalta seurata tätä sivua ja Kansallisarkiston muita tiedotuskanavia (mm. Kansallisarkiston uutiskirje).

Sähköisen arkistoinnin palveluun, siirron prosessiin ja vaatimuksiin voi perehtyä etukäteen Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilta, jossa palvelua ja siirron vaiheita on kuvattu tarkemmin. Sivustolta löytyy muun muassa tarkemmat ohjeet siihen, missä muodossa aineistoa on mahdollista siirtää Kansallisarkistolle.

Mikäli yleisesti arkistointiin liittyen herää kysymyksiä, voitte olla yhteydessä viranomaisohjaukseen tai Sähköisen arkistoinnin palveluun. Katso yhteystiedot täältä. 

Miksi siirtää aineistot Kansallisarkistoon

Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelun hyödyntäminen on muulle kuin valtionhallinnolle vapaaehtoista, mutta palvelun käyttämiselle on monta hyvää syytä.  

1. Arkistoinnin velvoite on ikuinen. Säilytysjärjestelmilläkin on elinkaari ja niitä pitää säännöllisesti uusia.  Arkistointia ei pidä ajatella vain kymmenien vuosien aikajänteellä, vaan säilyttäminen ja siihen liittyvät prosessit vaativat jatkuvaa ylläpitoa. Vaikka määräaikaisesti säilytettävät aineistot vaatisivat vuosikymmenten säilytysratkaisuja, arkistoinnissa aineistoja säilytetään eheinä, käytettävinä ja ymmärrettävinä ilman aikarajaa.     
2. Tiedostoformaatit muuttuvat ja aineiston ylläpito vaatii resursseja. Tiedon säilyttäminen eheänä ja käytettävänä vaatii jatkuvia ylläpitotoimia ja osaamista. Tämä asettaa uusia velvoitteita käytettäville tietojärjestelmille. Mitä pidemmältä ajalta organisaatiolle kertyy erilaista aineistoa, sitä suurempi on aineiston kirjo ja sitä enemmän säilyttäminen vaatii toimenpiteitä. Kansallisarkisto hoitaa kaiken aineistoon liittyvän ylläpidon, kun aineisto on siirretty Kansallisarkistolle.  
3. Arkistoitavan aineiston voi siirtää Kansallisarkistolle jo säilytysvaiheen aikana. Säilytysvaiheen aineisto on helposti viranomaisen käytettävissä Kansallisarkiston palveluiden kautta. Aineiston siirtäminen jo säilytysvaiheessa voi esimerkiksi helpottaa aktiivikäytöstä poistuvien järjestelmien alasajoa tai auttaa jatkossa välttämään työläitä migraatioprojekteja.  
4. Kansallisarkisto vastaa arkistovaiheen aineiston tietopalvelusta. Arkistovaiheessa aineiston omistajuus siirtyy Kansallisarkistolle, joka tällöin vastaa myös aineiston tietopalvelusta aineiston käyttörajoitusten mukaisesti. 
5. Aineiston vaikuttavuus ja käyttöaste paranee, kun ne kootaan yhteen palveluun. Arkistoitua tietoa säilytetään osana asiakirjallista kulttuuriperintöä, jolloin sen käyttö on pääasiassa tutkimuskäyttöä.   Kansallisarkisto kehittää laajentamisen yhteydessä aineistojen käyttöön liittyviä palveluitaan. Tavoite on, että siirretyt aineistot ovat mahdollisimman helposti ja laajasti hyödynnettävissä.

Lisätietoja laajentumisesta antaa