Digitaalinen toimittaminen

Tilaa tarvitsemasi aineisto Astia-verkkopalvelun kautta samaan tapaan kuin tekisit tavallisen aineistotilauksen tutkijasaliin.

Tee tilaus Astiassa

1. Kirjaudu sisään Astia-verkkopalveluun Suomi.fi-tunnuksilla
2. Ilmoita käyttötarkoitus.
3. Hae aineistoa.
   • Aineiston pitää olla säilytyksessä Hämeenlinnassa. Kun olet tehnyt aineistohaun, voit rajata hakutulosta käyttöpaikan mukaan. Rajauksen voi tehdä hakutulossivun vasemmasta reunasta. Rajauksella ”Kansallisarkisto Hämeenlinna” jää näkyviin vain Hämeenlinnassa säilytettävät aineistot.
4. Lisää haluamasi aineisto tilauskoriin painamalla ”Lisää tilauskoriin”.
   • Huomioi, että toimitamme tilaukset yksi arkistoyksikkö kerrallaan.
   • Sinulla on vain yksi tilaus kerrallaan voimassa. Voit tehdä uuden tilauksen, kun edellinen digitointi on valmistunut ja olet saanut siitä ilmoituksen.
   • Digitoimme myös käyttörajoitetut aineistot, mutta ne ovat toistaiseksi käytettävissä ainoastaan Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleissa.
5. Tilaa aineisto. Siirry tilauskoriin oikeasta yläreunasta ostoskärryn kuvakkeesta.
6. Valitse toimipaikka, johon tilaus toimitetaan: ”Kansallisarkisto Hämeenlinna”
7. Viimeistele tilaus.

Aineiston toimitus

• Toimitamme digitoidut arkistoyksiköt 2–16 päivän kuluessa tilauksesta Astia-verkkopalveluun
  • Jos pyytämääsi aineistoa ei ole mahdollista toimittaa digitaalisesti (esimerkiksi aineiston laadun tai juridisten perusteiden vuoksi), tarjoamme sinulle pääsyn aineistoon Kansallisarkiston toimipaikassa.
• Kun aineisto on käytettävissä, saat ilmoituksen sähköpostiisi.
  • Astian kautta aineisto on myös muiden asiakkaiden käytettävissä, mahdollisten käyttöoikeuksien puitteissa.
• Digitoidut näyttö- ja käyttörajoitetut aineistot ovat toistaiseksi käytettävissä ainoastaan Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleissa.

Tutkijasaliemme asiakaskäynnit ovat viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana pudonneet yli 80%. Suurin osa asiakkaistamme tilaa vain yhden tai kaksi arkistoyksikköä. Asioinneistamme 97 % ainoastaan sähköisesti.

Asiakaskäytöksen muuttuessa meidän on kokeiltava uutta ja mentävä sinne, missä valtaosa käyttäjistämmekin on: verkkoon. Tässä kokeilussa on kyse ennen kaikkea siitä, että kokeilemme uutta toimintamallia. Säästöjä pilotilla ei siis tavoitella.

Digitaalisella toimittamisella kasvatamme vielä digitoimattomien aineistojen valtakunnallista saatavuutta. Tavoite on palvella suurempaa joukkoa tutkijoita – niitäkin, joilla ei ole toimipaikkaa lähellä.

Emme itsekään vielä tiedä, mitä kaikkea digitaalinen toimittaminen vaatii – pilotoimme tätä nyt tässä laajuudessa ensimmäistä kertaa. Pilotin aikana pyrimme kehittämään toimintamallia entistä paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavaksi.

Koska kyse on näin uudesta asiasta, sen pyörittäminen vaatii paljon henkilökunnaltamme. Pitämällä toimipaikkaa kiinni haluamme taata heille mahdollisimman hyvät puitteet uuden omaksumiselle.

Ymmärrämme, että tilanne voi muuttaa tuttuja tutkimisen tapoja – mutta uskomme, että pitkällä aikavälillä olemme rakentamassa entistä parempaa digitaalista palvelua.

Yksittäisten arkistoyksiköiden digitointi on asiakkaalle maksutonta.

Toimitamme tilaukset yksi arkistoyksikkö kerrallaan, ja asiakkaalla voi olla vain yksi tilaus voimassa kerrallaan. Voit tehdä uuden tilauksen, kun edellinen on valmistunut ja olet saanut siitä sähköpostitse ilmoituksen.

Rajaus yhteen arkistoyksikköön on tehty tässä vaiheessa lähinnä siksi, että pystyisimme mahdollisimman nopeasti toimittamaan mahdollisimman monen asiakkaan tilaamat aineistot. Pilotin edetessä on mahdollista, että voimme nopeuttaa toimitusaikaa ja kasvattaa digitoitavien tilausten kokoa.

Pystyy. Mutta jos digitoitu aineisto on käyttörajoitettua, sitä voi tutkia vain tutkijasalin asiakaspäätteellä, esimerkiksi Rauhankadulla Helsingissä tai jossain muussa toimipaikassamme. Hämeenlinnan tutkijasali on kiinni 22.10.2024–31.3.2025. 

Se tarkoittaa sitä, milloin tilattu ja digitoitu aineisto tulee näkyviin Astiaan. Astian aineistotiedot päivittyvät tätä nykyä noin kahden viikon välein.

Toimitusaika 16 päivää on arvioimamme yläraja tällä hetkellä – on hyvin mahdollista, että toimitamme arkistoyksiköt nopeammin käytettäväksi. Pilotin edetessä on lisäksi mahdollista, että voimme nopeuttaa toimitusaikaa ja kasvattaa digitoitavien tilausten kokoa.

Hämeenlinnan tutkijasali on suljettu 22.10. alkaen. Digitoituja käyttörajoitettuja aineistoja voi tulla lukemaan esimerkiksi Rauhankadun tutkijasalin asiakaspäätteelle tai muiden toimipaikkojemme tutkijasaleihin aukioloaikojen puitteissa. 

Jos käyttörajoitettuja arkistoyksiköitä digitoidaan useampi, kannattaa varmasti lykätä toimipaikkaan matkustamista siihen saakka, kunnes kaikki on digitoitu. Digitaalisesta toimituksesta tulee asiakkaalle ilmoitus sähköpostitse. 

Pilotin laajentamista muihin toimipaikkoihin tarkastelemme keväällä 2025, kun meille on kertynyt kokemusta Hämeenlinnan osalta. 

On totta, että uuden toimintamallin kokeilu vaikuttaa paikalliseen palveluun ja tiedostamme, että vaikutus yksittäisille asiakkaille voi olla harmillisesti negatiivinen. Emme kuitenkaan halua olla pahoillamme siitä, että rohkeasti kokeilemme uutta ja kehitämme aineistojemme valtakunnallista saatavuutta.

Ymmärrämme, että tilanne voi muuttaa tuttuja tutkimisen tapoja – mutta uskomme, että pitkällä aikavälillä olemme rakentamassa entistä parempaa digitaalista palvelua. Uuden opettelu vie meiltäkin aikaa, ja sitä olemme nyt varaamassa henkilökunnallemme. 

Digitaalisen toimittamisen avulla tarjoamme edelleen pääsyn asiakkaan tilaamiin aineistoihin. Digitaalisena aineisto on käytettävissä vuorokauden ympäri seitsemänä päivänä viikossa (poikkeuksena käyttörajoitetut aineistot, joita voi tutkia muiden toimipaikkojen asiakaspäätteillä, esimerkiksi Rauhankadulla). Asiakaspalvelu on saatavissa chatin ja puhelimen kautta, palautelomaketta unohtamatta. 

Toivomme myös asiakkailtamme uskallusta kokeilla uutta. Palvelustamme voi antaa palautetta ja se on toivottavaa! 

Hämeenlinnan toimipaikan käsikirjasto ei ole käytettävissä 22.10.2024–31.3.2025. Laajempi käsikirjasto on käytettävissä Rauhankadulla Helsingissä.