Digitaalinen toimittaminen

Tilaa tarvitsemasi aineisto Astia-verkkopalvelun kautta samaan tapaan kuin tekisit tavallisen aineistotilauksen tutkijasaliin.

Tee tilaus Astiassa

1. Kirjaudu sisään Astia-verkkopalveluun Suomi.fi-tunnuksilla
2. Ilmoita käyttötarkoitus.
3. Hae aineistoa.
   • Aineiston pitää olla säilytyksessä digitaalisen toimittamisen piirissä olevassa toimipaikassa. Voit joko rajata hakua tai suodattaa hakutulosta säilytyspaikan perusteella. Esimerkiks suodatuksella ”Kansallisarkisto Hämeenlinna” jää näkyviin vain Hämeenlinnassa säilytettävät aineistot.
4. Lisää haluamasi aineisto tilauskoriin painamalla ”Lisää tilauskoriin”.
   • Voit kerrallaan tilata maksutta yhden arkistoyksikön digitaalisesti toimitettuna.
   • Sinulla on vain yksi maksuton tilaus kerrallaan voimassa. Voit tehdä uuden tilauksen, kun edellinen digitointi on valmistunut ja olet saanut siitä ilmoituksen.
   • Digitoimme myös käyttörajoitetut aineistot, mutta ne ovat toistaiseksi käytettävissä ainoastaan Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleissa.
5. Tilaa aineisto. Siirry tilauskoriin oikeasta yläreunasta ostoskärryn kuvakkeesta.
6. Valitse toimipaikka, johon tilaus toimitetaan: Esimerkiksi ”Kansallisarkisto Hämeenlinna”
7. Viimeistele tilaus.

Aineiston toimitus

• Toimitamme digitoidut arkistoyksiköt 14 päivän kuluessa tilauksesta Astia-verkkopalveluun
  • Jos pyytämääsi aineistoa ei ole mahdollista toimittaa digitaalisesti (esimerkiksi aineiston laadun tai juridisten perusteiden vuoksi), voit tulla käyttämään sitä kaikillea avoimena tutkijasalipäivänä, jonka järjestämme kerran kuukaudessa.
• Kun aineisto on käytettävissä, saat ilmoituksen sähköpostiisi.
  • Astian kautta aineisto on myös muiden asiakkaiden käytettävissä, mahdollisten käyttöoikeuksien puitteissa.
• Digitoidut näyttö- ja käyttörajoitetut aineistot ovat toistaiseksi käytettävissä ainoastaan Kansallisarkiston toimipaikkojen tutkijasaleissa.

​​​​​​​Digitaalisen toimittamisen piirissä olevissa toimipaikoissa järjestämme kerran kuussa kaikille avoimen tutkijasalipäivän.  

Tutkijasalipäivänä voit käyttää paikan päällä niitä aineistoja, joita emme voi toimittaa digitaalisesti. Tutkijasalipäivän aikana voit myös tutkia käyttö- ja näyttörajoitettuja aineistoja asiakaskoneilta (ennakkovaraus), käyttää mikrofilmejä, tutkijasalin luetteloita ja hakemistoja sekä toimipaikan käsikirjastoa. Neuvontapalvelua on saatavilla koko päivän ajan. 

Tutkijasalipäivinä toimipaikan tutkijasali palvelee klo 10–18. Suosittelemme aineistojen tilaamista ennakkoon Astia-verkkopalvelun kautta. Voit tehdä tilauksen myös paikan päällä klo 10–15.30. 

Kuukausittaiset tutkijasalipäivät toistuvat seuraavan aikataulun mukaisesti: 

Hämeenlinnan ensimmäinen avoin tutkijasalipäivä on torstaina 25.9. klo 10–18. 

Heinäkuussa tutkijasalipäivä on tauolla, kuten myös tutkijasalipäivän osuessa pyhäpäivälle. 

Eivätkö digitaalinen toimittaminen ja kuukausittainen tutkijasalipäivä vastaa tutkimustarpeisiisi? Voit hakea lupaa itsepalveluasiointiin digitaalisen toimittamisen piiriin kuuluvissa toimipaikoissa sekä Jyväskylän toimipaikassa.  

Perusteista itsepalveluasioinnille voivat olla esimerkiksi rahoitettu tutkimus, elinkeinonharjoittaminen tai viranomaisasiointi. 

Itsepalveluasiointi on mahdollista erikseen määriteltyinä ajanjaksoina, jotka vaihtelevat toimipaikoittain (katso taulukko alta). Itsepalveluasioinnin aikana voit käyttää tietoaineistoja toimipaikan tutkijasalissa. 

Itsepalveluasiointilupaa haetaan hakulomakkeella. Haku on jatkuva.

Täytä hakulomake

Käsittelyn tuloksesta ilmoitetaan hakijalle sähköpostitse. Myönnetty lupa on voimassa 6 kuukautta. Erityisistä syistä lupa voidaan myöntää 12 kuukaudeksi. Itsepalveluasiointiluvan hakijalta edellytetään kykyä itsenäiseen työskentelyyn tutkijasalissa. 

Itsepalveluasioinnin ajankohdat ilmenevät seuraavasta taulukosta: 

Ensimmäinen itsepalveluasiointiviikko Hämeenlinnassa on 15.–19.9. 

Heinäkuussa itsepalveluasiointi on tauolla. Myös arkipyhät voivat vaikuttaa palvelun saatavuuteen. 

Tutkijasaliemme asiakaskäynnit ovat viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana pudonneet yli 80 %. Asiointi painottuu yhä enemmän sähköisiin tietoaineistoihin. Suurin osa tutkijasaleissa asioivista asiakkaistamme tilaa vain 1–2 arkistoyksikköä.  

Asiakaskäyttäytymisen muuttuessa meidän on kokeiltava uutta ja mentävä sinne, missä valtaosa käyttäjistämmekin on: verkkoon.

Digitaalisella toimittamisella kasvatamme vielä digitoimattomien aineistojen valtakunnallista saatavuutta. Tavoite on palvella suurempaa joukkoa asiakkaita – niitäkin, joilla ei ole toimipaikkaa lähellä. 

Tässä palvelussa on kyse ennen kaikkea uudesta tavasta tuoda aineistot käyttäjien ulottuville.

Yksittäisten arkistoyksiköiden tilaaminen digitaalisen toimittamisen kautta käytettäväksi on asiakkaalle maksutonta.  

Tarvittaessa yhteen toimitukseen on mahdollista sisällyttää useita arkistoyksiköitä, mutta ensimmäistä lukuun ottamatta niistä peritään Kansallisarkiston hinnaston mukainen maksu.

Rajaus yhteen maksuttomaan arkistoyksikköön kerrallaan on tehty siksi, että pystyisimme mahdollisimman nopeasti toimittamaan mahdollisimman monen asiakkaan tilaamat aineistot.  
 
Tarvittaessa yhteen toimitukseen on mahdollista sisällyttää useita arkistoyksiköitä, mutta ensimmäistä lukuun ottamatta niistä peritään Kansallisarkiston hinnaston mukainen maksu.

Arkistolaissa on säädetty Kansallisarkistolle mahdollisuudesta vastata asiakirjatilauksiin ja tietopyyntöihin 1-2 kuukauden kuluessa. Mahdollisimman nopea toimitus on kuitenkin kaikkien etu.  

Palvelun käynnistymistä edeltänyt pilotointivaihe osoitti, että 14 päivän toimitusaika on normaalitilanteessa mahdollista toteuttaa. Siksi pyrimme aina pääsääntöisesti toimittamaan palvelun kautta tilatut aineistot kahden viikon kuluessa.

Toimitamme digitaalisesti kaukolainat toimipaikoista, jotka ovat digitaalisen toimittamisen piirissä.

Suurin osa seurakuntien aineistoista on talletuksia Kansallisarkistoon, eikä niiden digitointiin ole lupaa.

Käsikirjasto samoin kuin muut tutkijasalin paikkariippuvaiset palvelut ovat saatavilla kuukausittain järjestettävän tutkijasalipäivän aikana.