Seulontaesityksiä tekevät toimijat: vakiintuneita käytäntöjä

Seuraavissa luvuissa on esitetty eri hallinnon sektoreilla ja aloilla vakiintuneita käytäntöjä tehdä seulontaesitys Kansallisarkistolle.

Kansallisarkisto suosittelee, että toimijat tekevät arkistollisen arvon määrittelyä ja seulontaesityksiä yhteistyössä, kun kyse on monitoimijaprosesseissa muodostuvista tietoaineistoista. Toimijoiden välinen yhteistyö perustuu vapaaehtoisuuteen.

Yksi toimija tekee seulontaesityksen useamman toimijan puolesta

Joillain hallinnonaloilla on vakiintuneena käytäntönä, että tiettyjen toimijoiden tiedonhallintaa ohjaava taho vastaa seulontaesitysten teosta. Näitä ovat muun muassa  

• Valtioneuvoston kanslia (valtioneuvosto ja ministeriöt)
• Etelä-Suomen aluehallintovirasto (aluehallintovirastot)
• ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus KEHA (Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset )
• Tuomioistuinvirasto (yleiset tuomioistuimet)
• Poliisihallitus (paikallispoliisi)
• Sosiaali- ja terveysministeriö (sosiaali- ja terveydenhuolto).  

Kyse on tyypillisesti samaa lakisääteistä tehtävää hoitavista toimijoista, joita ohjaa ns. keskustoimija. Keskustoimija tekee seulontaesityksen keskitetysti ja seulontapäätös annetaan kaikille toimijoille yhdellä päätöksellä.

Usea samaa tehtävää hoitava toimija laatii seulontaesityksen yhteistyössä

Muun muassa kunnilla, ammattikorkeakouluilla ja maakuntien liitoilla on kaikilla samoja tehtäviä.  

Yleinen toimintatapa on, että yksi tai useampi toimija tekee seulontaesityksen muiden samaa tehtävää hoitavien toimijoiden puolesta. Menettely edellyttää toimijoilta tiedon- ja asiakirjahallinnan sekä arkistonnin yhteistyötä ja sopimista. Kansallisarkisto suosittelee tätä mallia myös muun muassa yliopistoille.  

Yhteistyömalli sopisi myös sellaisille toimijoille, jotka käyttävät tehtäviensä hoitamisessa yhtä yhteistä tietojärjestelmää ja tuottavat tietoaineistoja yhteiseen tietovarantoon monitoimijaprosessissa. Tällöin kukin toimija ei tekisi erikseen omien tehtävien tietoaineistoista seulontaesitystä, vaan koko tehtäväkokonaisuuden tietoaineistoista tehtäisiin yksi yhteinen seulontaesitys.  

Toimija tekee seulontaesityksen itsenäisesti omista tehtävistään

Tämä on valtionhallinnon toimijoiden tapa tehdä seulontaesityksiä, kun niillä on yksin hoidettavanaan tietty lakisääteinen tehtäväkokonaisuus. Myös yksityiset toimijat, jotka hoitavat julkista tehtävää, toimivat tämän toimintatavan mukaisesti.