Digitoinnin tapausesimerkit
Tapausesimerkeissä esittelemme erilaisia julkishallinnossa esille tulleita digitointitilanteita sekä niihin suosittelemiamme toimintatapoja.
Tutustu myös asiakirjojen digitointia koskeviin ohjausvastuisiin.
Toimi näin:
- Älä aloita digitointia ennen kuin tietoaineistolle on annettu seulontapäätös arkistoinnista (pysyvästä säilyttämisestä). Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksessä tietoaineiston arkistoinnista.
- Aloita tekemällä seulontaesitys Kansallisarkistolle.
Kansallisarkiston arvonmääritettyä arkistoitavat asiakirjat, voit soveltaa omatoimisesti päätöstä (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään julkishallinnon arkistoitavien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen arkistoimisesta.
Päätös mahdollistaa ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, jos digitointi on tehty Kansallisarkiston ajantasaisten digitointivaatimusten mukaan, ja kyseisessä päätöksessä ja sen perustelumuistiossa kuvatulla tavalla sekä varmistettu asiakirjan todistusvoimaisuus.
Kansallisarkisto ei kuitenkaan ole määrännyt tietoaineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.
Toimi näin:
- Tutustu ennen digitointia Kansallisarkiston antamaan seulontapäätökseen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään julkishallinnon arkistoitavien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen arkistoimisesta.
- Päätös mahdollistaa ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, jos digitointi on tehty Kansallisarkiston ajantasaisten ja vuoden 2016 digitointivaatimusten mukaisesti, ja kyseisessä päätöksessä ja sen perustelumuistiossa kuvatulla tavalla sekä varmistettu asiakirjan todistusvoimaisuus. Tällöin voit soveltaa omatoimisesti Kansallisarkiston antamaa päätöstä (KA/15927/28.02.01/2023), eikä Kansallisarkistolle tarvitse tehdä seulontaesitystä säilytysmuodosta. Päätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) määrätään digitoitavien ja digitoitujen asiakirjojen säilytysmuodosta ja kulttuurihistoriallisesta arvosta. Älä kuitenkaan aloita digitointia ennen kuin olet tehnyt tietoaineistolle kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin ja dokumentoinut arviointitiedot päätöksen mukaisesti.
- Mikäli ennen 1.1.2022 muodostunut tietoaineisto on jo digitoitu ennen 1.1.2022 eivätkä digitoidut ilmentymät täytä Kansallisarkiston ajantasaisia digitointimäärityksiä tai vuonna 2016 annettuja laatuvaatimuksia, tehdään Kansallisarkistolle seulontaesitys säilytysmuodosta. Tällöin Kansallisarkisto arvioi niiden digitoitujen analogisten asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä tässä päätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia.
Päätöksessä on määrätty myös analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta sekä digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.
Toimi näin:
- Voit aloittaa digitoinnin Kansallisarkiston määritysten mukaisesti.
- Kansallisarkiston antaman seulontapäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) mukaan Kansallisarkiston arkistolain 14 a §:n nojalla antamat päätökset kulttuurihistoriallisesta arvosta jäävät edelleen voimaan.
Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt, ettei tietoaineistolla ole arkistollista arvoa.
Toimi näin:
- Voit aloittaa digitoinnin. Digitoinnissa ei tarvitse noudattaa Kansallisarkiston määrityksiä.
Kansallisarkisto on määrännyt (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta 22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) 1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjat arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa. Seulontapäätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) muutettiin arkistoitavien asiakirjojen muodosta annetun määräyksen perustelumuistion 4 §:ssä kuvattu seulontapäätösmenettely siten, että Kansallisarkisto ei enää arvioi 1.1.2022 alkaen muodostuvien asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja säilytysmuotoa, vaan toimija suorittaa arvioinnin itse tätä päätöstä soveltaen.
Toimi näin:
- Tutustu Kansallisarkiston päätökseen (KA/15927/28.02.01/2023) huolellisesti. Päätöksessä määrätään, että kulttuurihistoriallisen arvon arviointimenettelyä ja arviointitietojen säilytystä koskevia päätöksen osia sovelletaan ilman aikarajaa. Toimijan ei jatkossa tarvitse tehdä Kansallisarkistolle erillistä, organisaatiokohtaista seulontaesitystä analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta. Sovella kyseistä päätöstä ja arvioi sen perusteella onko analogisella tietoaineistolla kulttuurihistoriallista arvoa.
- Älä aloita digitointia ennen kuin olet tehnyt tietoaineistolle kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin.Tämän jälkeen voit aloittaa digitoinnin Kansallisarkiston ajantasaisten määritysten mukaisesti. Muista dokumentoida kulttuurihistoriallista arviointia todentavat arviointitiedot päätöksen mukaisesti, sillä ne arkistoidaan.
Digitoinnissa tuotetaan käyttökappaleet, eikä tietoaineistoja arkistoida yksinomaan digitaalisessa muodossa digitoinnin jälkeen. Analogisia tietoaineistoja ei hävitetä digitoinnin jälkeen.
Toimi näin:
- Arkistoitavat asiakirjat on aina digitoitava Kansallisarkiston määritysten mukaisesti. Näin varmistetaan tältä osin asiakirjojen eheys, autenttisuus ja todistusvoimaisuus.
- Esimerkkitapauksen toimintatapa tarkoittaa sitä, että analogisia aineistoja ei saa hävittää digitoinnin jälkeen eikä tietoaineistoja oteta vastaan Kansallisarkistoon. Kansallisarkiston päätöksellä (KA/15927/28.02.01/2023) määrätään digitoimaan ennen 1.1.2022 muodostuneet asiakirjat Kansallisarkiston ajantasaisten määritysten mukaan. Vastaavasti Kansallisarkisto on määrännyt määräyksessä arkistoitavien asiakirjojen muodossa (KA/15906/07.01.01.00/2021), että 1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjat digitoidaan Kansallisarkiston ajantasaisten määritysten mukaan.
- Toimija voi aina tuottaa kuvatiedostoista myös tarvitsemansa käyttökappaleet eri käyttötarkoituksiin.