Aineiston kuvailu ja dokumentointi

Arkistoinnin kannalta on olennaista, että varsinaisen aineiston lisäksi säilytetään myös sen käytettävyys ja ymmärrettävyys. Jos aineiston käyttö tai tulkinta on riippuvainen aineiston ulkopuolisista tiedoista, esimerkiksi tiedoista, jotka ovat tällä hetkellä saatavilla verkosta, tulee tiedot arkistoida aineiston oheisdokumentaationa. Kymmenien tai satojen vuosien päästä nämä tiedot eivät välttämättä ole enää muuten käytettävissä.

Kuvailun avulla otetaan talteen aineiston käytettävyyden kannalta olennainen konteksti, jossa aineisto on syntynyt ja jossa sitä on käytetty. Kuvailu tukee myös aineiston löydettävyyttä, sillä sen avulla tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat löytävät aineiston Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelusta. Kuvailu varmistaa käyttörajoitusten ja henkilötietoluonteen määrittelyn kautta myös siirrettävän aineiston tietoturvan ja -suojan.   

Siirtäjän tulee kuvailun yhteydessä tunnistaa aineiston käyttöön liittyviä yksityiskohtia sekä aineistoon liittyvät käyttörajoitukset, aineiston elinkaarenvaihe ja henkilötietoluonne. 

Aineistojen kuvailu

Aineiston kuvailu on hierarkkinen ja koostuu ylemmän tason kuvailusta, jossa aineistoa tarkastellaan kokonaisuutena, sekä alemman tason kuvailusta, jossa aineistoa tarkastellaan yksikköinä, joista siirtopaketit muodostetaan. Siirtäjä tuottaa kuvailutiedot sekä aineistokokonaisuudelle että yksittäisille siirtopaketeille. 

Aineistokokonaisuuden kuvailu

Ylätason kuvailun siirtäjä laatii Kansallisarkiston lomakepohjalle (Excel), josta sähköisen arkistoinnin palvelu vie tiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon. Osan aineistotason kuvailutiedoista sähköisen arkistoinnin palvelu saa siirtosuunnitelmasta. 

Kun ylätason kuvailu on laadittu ja hyväksytty, Siirtäjä saa siirron ohjaajalta siirtoerän metatietotunnuksen, jota ilman siirtopaketteja ei pääse kuvailemaan siirtokäyttöliittymässä eikä aineistoa voi siirtää Kansallisarkistoon.  

Siirtopaketin kuvailu ja nimeäminen 

Siirtäjä tuottaa siirtokäyttöliittymässä tarkemmat siirtopakettikohtaiset kuvailutiedot. Siirtopakettien metatietojen suunnittelussa apuna voi käyttää samaa metatietolomaketta (Excel), jolle Siirtäjä on tehnyt ylätason kuvailun. Vaihtoehtoisesti siirtopaketteja koskevan kuvailun voi suunnitella myös CSV-pohjalle, jonka Siirtäjä saa Sähköisen arkistoinnin palvelulta. CSV:ltä pakettien kuvailutiedot voi myös viedä siirtokäyttöliittymään, jolloin siirtokäyttöliittymässä jää täydennettäväksi vain ne metatiedot, joita CSV-pohjalta ei voi tuoda, esimerkiksi siirtopakettien käyttörajoitukset.

Kun siirtopaketit on kuvailtu hyväksytysti, Siirtäjä saa siirtoerän tunnuksen (TransferOID), joka tarvitaan siirtopakettien lähettämistä varten.

Siirtorakenne vaikuttaa siihen, millä tasolla ja tavalla siirtopaketit siirtokäyttöliittymässä kuvaillaan. 

  • SÄHKE2-aineisto
    • Valtaosa kuvailusta täydentyy automaattisesti siirron yhteydessä siirtopakettiin sisältyvistä SÄHKE2-metatiedoista. Siirtäjä voi myös valita, mitä SÄHKE2-metatietoja tuodaan näkyviin Kansallisarkiston järjestelmiin.
    • Pakettiin sisältyvät asiat ja asiakirjat kuvaillaan omina yksikköinään.
  • Digitoidut kuva-aineistot, rakenteiset tietoaineistot ja muut digitaaliset tietoaineistot
    • Siirtopaketit kuvaillaan siirtokäyttöliittymässä.
    • Kuvailu tehdään siirtopaketeittain, eli esimerkiksi jos siirrettävään pakettiin sisältyy yksikin käyttörajoitettava tieto, käyttörajoitetaan koko paketti. 

Keskustele kuvailun tarpeista ja yksityiskohdista tarkemmin Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa. Kuvailu, etenkin siirtopakettien kuvailu, tulee ottaa huomioon jo siinä vaiheessa, kun siirrettävästä aineistosta muodostetaan siirtoeriä ja -paketteja.

Siirtäjän muistilista

  • Kuvaile siirrettävä aineisto kuvailulomakkeeseen.
  • Selvitä, edellyttääkö aineiston käyttö tai ymmärrettävyys oheisdokumentaatiota. Kokoa tai laadi tarvittava oheisdokumentaatio. Luetteloi se osana aineistoa!
  • Rekisteröidy siirtokäyttöliittymän käyttäjäksi.
  • Vastaanota siirronohjaajalta metatietotunnus.
  • Laadi siirtopaketeille kuvailutiedot hyvissä ajoin ennen suunniteltua siirron ajankohtaa siirtokäyttöliittymässä. Lähetä metatiedot siirron ohjaajalle hyväksyttäväksi.
  • Vastaanota siirrossa tarvittava siirtoerän tunnus (TransferOID).