Tietoaineiston kuvailu ja dokumentointi
Arkistoinnin kannalta on olennaista, että varsinaisen aineiston lisäksi säilytetään myös sen käytettävyys ja ymmärrettävyys. Tällä sivulla on ohjeita siirrettävään tietoaineistoon liittyvästä kuvailutyöstä ja dokumentoinnista.
Siirtäjän muistilista
Kuvailu- ja dokumentointityössä muistettavaa:
- Kuvaile siirrettävä tietoaineisto metatietolomakkeelle ja toimita lomake Sähköisen arkistoinnin palvelulle.
- Selvitä, edellyttääkö tietoaineiston käyttö tai ymmärrettävyys oheisdokumentaatiota. Kokoa tai laadi tarvittava oheisdokumentaatio. Kuvaile se osana siirrettävää tietoaineistoa!
- Rekisteröidy siirtokäyttöliittymän käyttäjäksi.
- Vastaanota siirronohjaajalta metatietotunnus.
- Laadi siirtopaketeille kuvailutiedot hyvissä ajoin ennen suunniteltua siirron ajankohtaa siirtokäyttöliittymässä. Lähetä metatiedot hyväksyttäväksi.
Kuvailun avulla otetaan talteen tietoaineiston käytettävyyden kannalta olennainen konteksti, jossa aineisto on syntynyt ja jossa sitä on käytetty. Kuvailu tukee myös tietoaineiston löydettävyyttä, sillä sen avulla tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat löytävät aineiston Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelusta. Kuvailu varmistaa käyttörajoitusten ja henkilötietoluonteen määrittelyn kautta siirrettävän aineiston tietoturvan ja -suojan.
Siirtäjän tulee kuvailun yhteydessä tunnistaa aineiston käyttöön liittyviä yksityiskohtia sekä aineistoon liittyvät käyttörajoitukset, aineiston elinkaarenvaihe ja henkilötietoluonne. Jos tietoaineiston käyttö tai tulkinta on riippuvainen aineiston ulkopuolisista tiedoista, esimerkiksi tiedoista, jotka ovat tällä hetkellä saatavilla verkosta, tulee tiedot arkistoida tietoaineistoon liittyvänä oheisdokumentaationa, sillä kymmenien tai satojen vuosien päästä nämä tiedot eivät välttämättä ole enää muuten käytettävissä.
Kuvailutyön yleisistä periaatteista sekä tiedon säilyttämisestä todistusvoimaisena ja saavutettavana voit lukea Kasallisarkiston verkkosivuilta sekä Arkistoinnin osaaja -sivuston Arkistoinnin toimenpidepolulta (etappi 3 ja 4) .
Tietoaineistojen kuvailu siirron yhteydessä
Keskustele kuvailun tarpeista ja yksityiskohdista tarkemmin Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa ennen kuvailutyön aloittamista.
Tietoaineiston kuvailu on hierarkkinen ja koostuu ylemmän tason kuvailusta, jossa aineistoa tarkastellaan kokonaisuutena, sekä alemman tason kuvailusta, jossa aineistoa tarkastellaan yksikköinä, joista siirtopaketit muodostetaan. Siirtäjän vastuulla on tuottaa kuvailutiedot sekä aineistokokonaisuudelle että yksittäisille siirtopaketeille.
Ylätason kuvailu
Aineistokokonaisuuden kuvailun Siirtäjä laatii metatietolomakkeelle (Excel), josta Sähköisen arkistoinnin palvelu vie tiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon. Kansallisarkiston metatietovarannossa käytetään perinteistä kuvailuhierarkiaa. Sarjataso on ylätason kuvailua, mutta se koskee vain aineistokokonaisuuksia, jotka on perusteltua jakaa pienempiin osakokonaisuuksiin. Jokaisella tasolla tehtävä kuvailu koskee aina vain kuvailuhierarkiassa sen alla olevia tietoaineistoja.
Kun ylätason kuvailu on laadittu ja hyväksytty, siirtäjä saa Sähköisen arkistoinnin palvelulta siirtoerän metatietotunnuksen, jota ilman siirtopaketteja ei pääse kuvailemaan siirtokäyttöliittymässä eikä tietoaineistoa voi siirtää Kansallisarkistoon.
Siirtopaketin kuvailu ja nimeäminen
Siirtäjä tuottaa siirtokäyttöliittymässä tarkemmat siirtopakettikohtaiset kuvailutiedot. Siirtopakettien metatietojen suunnittelussa apuna voi käyttää samaa metatietolomaketta (Excel), jolle Siirtäjä on tehnyt ylätason kuvailun. Vaihtoehtoisesti siirtopaketit voi kuvailla CSV-pohjalle, jonka siirtäjä saa Sähköisen arkistoinnin palvelulta. CSV-pohjasta pakettien kuvailutiedot voi ladata siirtokäyttöliittymään, jolloin täydennettäväksi jäävät vain ne metatiedot, joita CSV-tiedostosta ei voi tuoda, esimerkiksi siirtopakettien sisältämien tietoaineistojen käyttörajoitukset.
Kun siirtopaketit on kuvailtu hyväksytysti, Siirtäjä saa siirtoerän tunnuksen (TransferOID), joka tarvitaan siirtopakettien lähettämistä varten.
Siirtorakenne vaikuttaa siihen, millä tavalla siirtopaketit siirtokäyttöliittymässä kuvaillaan.
- SÄHKE2-aineisto
- Valtaosa kuvailusta täydentyy automaattisesti siirron yhteydessä siirtopakettiin sisältyvistä SÄHKE2-metatiedoista. Siirtäjä voi myös valita, mitä valinnaisia SÄHKE2-metatietoja tulee näkymään Astia-palvelussa.
- Pakettiin sisältyvät asiat ja asiakirjat kuvaillaan omina yksikköinään.
- Digitoidut kuva-aineistot, rakenteiset tietoaineistot ja muut digitaaliset tietoaineistot
- Siirtopaketit kuvaillaan siirtokäyttöliittymässä.
- Kuvailu tehdään siirtopaketeittain. Jos siirrettävään pakettiin sisältyy yksikin käyttörajoitettava tieto, käyttörajoitetaan koko paketti.