Tietoaineiston siirto

Tällä sivulla voit tutustua Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän käyttöön. Ennen varsinaista siirtoa siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös. Siirtäjällä tulee olla voimassa oleva siirtosopimus Kansallisarkiston kanssa sekä siirtosuunnitelma, jossa siirrettävä aineistokokonaisuus täsmennetään. Lisäksi siirtäjä on kuvaillut tietoaineiston ja muodostanut yhden tai useamman siirtopaketin vastaanotettavien siirtorakenteiden mukaisesti.

Sähköisen arkistoinnin palvelun kulku: Seulontapäätös, yhteydenotto, siirrosta sopiminen, siirtopaketin muodostaminen, aineiston kuvailu ja digitointi sekä lopuksi aineiston siirto. ​​​​​​​

Siirtäjän muistilista

Tässä vaiheessa siirtoprosessia on jäljellä enää siirtopakettien toimittaminen Kansallisarkistoon.

  • Tutustu aineiston kannalta keskeiseen, voimassa olevaan Kansallisarkiston ohjeistukseen.
  • Siirrä muodostamasi siirtopaketti Kansallisarkistoon.
  • Vastaanota kuittaus onnistuneesta siirrosta!

Miten tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon?

Tietoaineistot siirretään Kansallisarkistoon selainpohjaisena online-siirtona.

Selainpohjaisen siirtokäyttöliittymän käyttö

Siirtokäyttöliittymän käyttöä varten tarvitset VIRTU- tai Suomi.fi-tunnukset. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy erikseen rekisteröityneet käyttäjät.

Ennen siirtokäyttöliittymään rekisteröitymistä tulee suorittaa siirtoprosessin muut vaiheet, jotka kuvataan Sähköisen arkistoinnin palvelun sivuilla (kts. ylempää kohta Tutustu siirron prosessin vaiheisiin). Siirtokäyttöliittymästä ei ole käytössä asiakkaille suunnattua testiympäristöä.

Selainpohjaiseen siirtokäyttöliittymään pääset tästä:

VIRTU-tunnistautumista käyttävät

Suomi.fi-tunnistautumista käyttävät

Tiivistetysti siirtokäyttöliittymän käyttö:

Ennen siirtoa: Paketoi siirrettävä tietoaineisto aineistotyyppikohtaisten ohjeiden mukaisesti ja tuota vaadittu ylätason kuvailu. Siirrossa tarvittavat tunnukset saat Kansallisarkistolta.

1. Lue rekisteröitymisohjeet Arkistoinnin osaaja -tietopankista ja rekisteröidy käyttöliittymän käyttäjäksi.

2. Aloita uusi siirto ja valitse käytettävä siirtorakenne.

3. Hae metatietotunnuksen avulla oikea kuvailtava kokonaisuus.

Digitoidut kuva-aineistot, rakenteiset tietoaineistot ja muut digitaaliset tietoaineistot:

4. Määrittele vaaditut siirtopakettia koskevat kuvailutiedot siirtokäyttöliittymässä ja lähetä kuvailutiedot hyväksyttäväksi.

5. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy kuvailutiedot.

6. Vastaanota siirtoerän tunnus.

7. Lataa siirtopaketti tai -paketit käyttöliittymään.

SÄHKE2-aineisto:

4. Lataa siirtopaketti käyttöliittymään.

5. Tee metatietojen esiparsinta.

6. Tarkista sekä tarvittaessa täydennä kuvailutietoja, ja lähetä ne hyväksyttäväksi.

7. Sähköisen arkistoinnin palvelu hyväksyy kuvailutiedot.

​​​

Käyttöliittymässä voit seurata siirtopaketin vastaanoton prosessointia. Näet heti, mikäli siirtopakettia ei hyväksytä. Hylätystä siirrosta toimitetaan raportti, jossa kerrotaan tarkemmat tiedot siirron tapahtumista.

Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi Kansallisarkistoon vasta hyväksytyn vastaanottoprosessin jälkeen. Hylättyä tietoaineistoa ei siirretä pysyvään säilytykseen eikä arkistoida, vaan se tulee aina korjata ennen siirtoa säilytykseen. Sähköisen arkistoinnin palvelu auttaa mahdollisten virheiden tulkinnassa.

Ohjevideot Kansallisarkiston YouTube-kanavalla

Tutustu siirtokäyttöliittymän toiminnallisuuksiin


​​​​​​​Tietorakenteen valinta


Metatietojen tuottaminen taulukkonäkymässä ja lomakenäkymässä


Metatietojen tuominen CSV-tiedostosta


Metatietojen muokkaaminen massamuokkaustyökalulla


Kuvailun jatkaminen


Metatietojen tarkistaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi


SÄHKE2-paketin lähettäminen siirtokäyttöliittymässä