Överföring av material

Ta del av hur material överförs till Riksarkivet. Innan ett material överförs ska det finnas ett gallringsbeslut, ett gällande överföringsavtal och en överföringsplan som godkänts av Riksarkivet. Dessutom ska överlåtaren ha beskrivit material och skapat ett överföringspaket som det är möjligt att ta emot.

Hur ska material överföras till Riksarkivet?

Material överförs främst till tjänsten med ett webbläsarbaserat överföringsgränssnitt (online) eller med ett överföringsmedium (offline) som ska avtalas separat. Onlineöverföring är det primära sättet att överföra material till Riksarkivet. Överföringssättet fastställs vid behov utifrån en riskbedömning.

Användning av det webbläsarbaserade överföringsgränssnittet

Klicka här för att öppna det webbläsarbaserade överföringsgränssnittet. För att kunna använda överföringsgränssnittet behöver du VIRTU-koder.

Kort om att använda överföringsgränssnittet:

Före överföringen ska du paketera det material som ska överföras enligt anvisningarna för respektive materialtyp och ta fram högnivåbeskrivningen för materialet. De koder som behövs vid överföringen får du av Riksarkivet.

Registrera dig som användare av användargränssnittet.
- Ta del av anvisningarna för registrering (pdf, på finska)
Hämta den helhet som ska beskrivas med hjälp av metadatakoden.
Ange beskrivningen av överföringspaketet i överföringsgränssnittet och skicka den för godkännande.
Tjänsten för digital arkivering godkänner materialbeskrivningen.
Ta emot koden för överföringsposten.
Ladda upp överföringspaketet eller -paketen till användargränssnittet.
I användargränssnittet kan du följa processen för mottagande av överföringspaketet. Du ser genast om överföringspaketet inte godkänns. Du får en rapport om huruvida överföringen lyckats eller förkastats skickas. I rapporten redogörs närmare om momenten i överföringen.

Materialet anses vara mottaget för förvaring först efter en godkänd mottagningsprocess. Förkastat material överförs inte till varaktig förvaring och arkiveras inte, utan det ska alltid korrigeras och godkännas innan det överförs till förvaring. Tjänsten för digital arkivering hjälper med att tolka eventuella fel.

Instruktionsvideor (på finska)

Minneslista för överlåtare

Kom överens med Riksarkivet om hur materialet ska överföras (online/offline).
Ta del av Riksarkivets gällande anvisningar som är relevanta med tanke på materialet.
För över det överföringspaket du har skapat på önskat sätt till Riksarkivet.
Ta emot kvitteringen på en lyckad överföring!