Projektering för iordningställande av arkiv 

Projektet utgår från ett behov. Behovet ska kunna påvisas och avgränsas så att projektets omfattning kan utredas. Då det till exempel är fråga om oordnade analoga handlingar som hör till flera arkivhelheter, ska man avgränsa om projektet gäller ordnandet av allt material eller endast en arkivhelhet.  

Noggranna förberedelser där man motiverar behoven av att genomföra projektet gör det lättare att föra projektet vidare till planeringsskedet. 

Då man har beslutat att genomföra projektet inleds en mer detaljerad planeringsfas. I planeringsfasen fastställs projektets omfattning och mål på en mer detaljerad nivå, utreds olika lösningsalternativ för att uppnå målen och väljs det alternativ som är mest genomförbart med tanke på tidtabellen och resurserna. 

De mål som ställts upp för projektet fungerar som en ram för de åtgärder med hjälp av vilka målen kan uppnås. Då det till exempel finns 100 hyllmeter analoga handlingar som ska ordnas räcker inte enbart information om mängden för att bilda sig en uppfattning om behövliga åtgärder. Man behöver veta närmare bl.a. om materialet är en del av en större redan ordnad helhet som kommer att ge färdiga modeller för ordningsarbetet, eller om man utgår från noll, varvid arbetet inleds med att dryfta enligt vilken princip materialet ska ordnas och varför.  

Handlingarnas kvalitet och förvaringsutrustning kan också påverka hur snabbt materialet kan ordnas, till exempel går det ofta snabbare att ordna ett arkiv som består av inbundna volymer än att även ordna arkivboxar med blandat material. Sådana detaljer och skillnader avgör hur mycket tid och arbetstimmar som ska reserveras för ordningsarbetet. Det kan ibland vara svårt att fastställa tidtabellen om man inte närmare känner till den materialhelhet som ska ordnas. 

I projektplanen som utarbetas i planeringsskedet ska dessutom anges till exempel kostnader, personalresurser samt eventuella arbetsuppgifter och tidtabell för genomförandet. I projektplanen är det också bra att lyfta fram eventuella risker och problem samt att upprätta en beredskapsplan i anslutning till dessa. 

I genomförandefasen omsätts projektplanen i praktiken. Projektarbetet är målinriktat och därför ofta också intensivt. I genomförandefasen är det bra att regelbundet följa upp och övervaka hur arbetet framskrider och att registrera om arbetet framskrider enligt den planerade tidtabellen samt om resursanvändningen.  

Om det uppstår problem och projektet inte framskrider ska man snabbt vidta korrigerande åtgärder så att projektet inte blir halvfärdigt. Beroende på materialets storlek kan man till exempel ha bekantat sig med arkivmaterialet på förhand genom slumpmässigt urval. Materialet kan då innehålla överraskningar, såsom svåridentifierade materialhelheter eller mögeltillväxt. I det praktiska arbetet under genomförandefasen kan det hända att man upptäcker ett behov av att uppdatera projektplanen.  

Det sista skedet är att avsluta projektet och det blir i allmänhet aktuellt då de önskade målen har uppnåtts. Uppnåendet av målen och arbetets kvalitet säkerställs genom att granska arbetets resultat. Därefter utarbetar projektchefen en slutrapport som är ett sammandrag av projektets genomförande.

I slutrapporten presenteras också eventuella ändringar som gjorts i den ursprungliga projektplanen under genomförandet. Utarbetandet och dokumenteringen av en slutrapport gör det lättare att lära sig av projektet och att utnyttja kunskapen i kommande projekt. Slutligen slutförs alla genomförande- och hanteringsåtgärder och projektet avslutas officiellt.