Planering och genomförande av digitaliseringen

Digitaliseringen av handlingar görs ofta som projekt. Digitaliseringsprojektet lyckas med noggrann planering och med stöd av digitaliseringsspecifikationerna. Det är viktigt att bedöma hur länge digitaliseringen tar och uppskatta de kostnader som uppstår samt att övervaka digitaliseringens kvalitet under hela projektet.

Minneslista för planering av digitalisering

  • Ta del av Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer och den allmänna operativa miljön för digitaliseringen.

  • Följ relevanta specifikationer och instruktioner.

  • Ta reda på särdragen hos det informationsmaterial som ska digitaliseras: skick, struktur, omfattning, innehåll, användningsbegränsningar och anknytningar till annat informationsmaterial.

  • Se till att det informationsmaterial som ska digitaliseras har Riksarkivets gallringsbeslut.

  • Ta reda på hur digitaliseringen genomförs: eget arbete eller upphandling av digitalisering helt eller delvis som en tjänst.

  • Planera alla sätt att skydda, överföra, lagra och använda både analogt material som ska digitaliseras och det digitaliserade materialet.

  • Uppskatta tidtabellen för digitaliseringen, total tid, kostnader och behovet av arbetskraft.

Minneslista för genomförandet av digitaliseringen

  • Följ specifikationer och instruktioner.

  • Kontrollera kvaliteten på digitaliseringsresultatet under hela digitaliseringen.

  • Dokumentera de åtgärder som vidtagits, eventuella undantag och riktlinjer som de grundar sig på. Dokumentera digitaliseringens framsteg även i samband med det analoga materialet som ska digitaliseras.

  • Se till att informationsmaterialet digitaliseras i sin helhet.

Digitaliseringen kan utföras som din organisations eget arbete, men att helt eller delvis upphandla digitaliseringen är också ett allmänt tillvägagångssätt. Båda alternativen kräver planering.

Planeringen av digitaliseringen inleds alltid med att man bekantar sig med det informationsmaterial som ska digitaliseras. I samband med inventeringen av informationsmaterialet bedöms eventuella särdrag hos det analoga informationsmaterialet: skick, struktur, innehåll, digitaliseringsordning samt samband med annat informationsmaterial.  Redan i detta skede är det naturligt att planera och samla in de beskrivnings- och metadata som behövs för att digitaliserat informationsmaterial ska kunna användas och förstås.

Förteckna och beskriv informationsmaterialet redan innan digitaliseringen påbörjas. Du kan läsa mera om inventering, katalogisering och beskrivning till exempel i Guide för överföring vid massdigitalisering, kapitel 7.1. (pdf, på finska).

Digitaliseringen kräver både hantering, skydd, överföring för digitalisering och annan hantering av analoga informationsmaterial och digitala uppgifter och filer. Planera alla arbetsmoment i detalj och ur praktiskt hänseende samt utvärdera behovet av och kostnaderna för eventuella upphandlingar i tid.

Kom ihåg att digitaliseringen kan ta lång tid, till och med flera år. Det är viktigt att kvaliteten på digitaliseringsresultatet övervakas under hela den tid som digitaliseringen pågår. På så sätt säkerställs att digitaliseringsresultatet är enhetligt, i enlighet med specifikationerna och hållbart och att digitaliseringen inte behöver upprepas.

Utför kvalitetskontroll under de olika stegen i processen. Utnyttja både olika tekniska metoder och visuell granskning.