Definition av klienthandling inom socialvården
Tillämpningen av lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015), lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) och Riksarkivets gallringsbeslut från 2014 (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) förutsätter att man känner igen vad som är klienthandlingar inom socialvården. I det här avsnittet behandlas definitionen av klienthandling inom socialvården och de hjälpmedel som finns för att identifiera handlingarna.
- Då förvaringstiderna eller det informationsmaterial som ska arkiveras endast har fastställts enligt serviceuppgift inom socialvården, bör man känna till vilka handlingar som ingår i varje serviceuppgift.
- I vissa situationer kan det vara en utmaning att definiera vad som är en klienthandling inom socialvården.
- Som hjälp för att identifiera klienthandlingar inom socialvården kan man använda THL:s handlingsbeskrivningar.
Förvaringstiderna för handlingar och/eller handlingar som ska arkiveras i lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015), lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) och Riksarkivets gallringsbeslut av den 1 december 2014 om förvaring av klienthandlingar (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) har fastställts per serviceuppgift. Enskilda handlingar nämns enbart för några serviceuppgifter. Handlingar definieras inte heltäckande för någon enda serviceuppgift. När ovan nämnda lagar och beslut tillämpas måste man veta vilka handlingar som ingår i serviceuppgiften i fråga. Man måste också veta när det är fråga om en klienthandling inom socialvården och när det är fråga om en annan handling vars förvaringstider inte har fastställts i bestämmelserna om klienthandlingar inom socialvården.
I vissa situationer kan det vara en utmaning att identifiera vad som är en klienthandling inom socialvården. En tumregel kan anses vara att alla handlingar som hänför sig till behovet av stöd inom socialvården är klienthandlingar från det att ärendet och klientrelationen inletts. Besvärs- och betalningshandlingar är däremot i regel inte klienthandlingar. Gränsdragningen kan emellertid vara en utmaning då man bedömer vad som är en klienthandling och vad som inte är det. Institutet för hälsa och välfärd (THL) har producerat webbinnehåll som kan användas som hjälpmedel vid bedömningen av handlingens natur. I krävande situationer är det också bra att föra en dialog med socialvårdsexperter om handlingarna och om huruvida handlingen ska klassificeras som en klienthandling eller inte.
I lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023, gäller fr.o.m. 1.1.2024) avses med kundhandling en handling som har upprättats eller tagits emot eller som innehåller uppgifter för bedömning av en kunds behov av social- eller hälsovårdstjänster, för ordnande eller tillhandahållande av behövliga tjänster eller för expediering av läkemedel. Med en klienthandling inom socialvården avses en kundhandling som gäller en socialvårdsklient. Med klientuppgift inom socialvården avses uppgifter som ingår i klienthandlingar inom socialvården och andra handlingar som utarbetats inom socialvården och som gäller behovet av stöd för en socialvårdsklient, behandlingen av klientens ärende eller kunduppgifter som gäller den socialservice som ges till klienten.
Hjälp med att fastställa kundhandlingen
Beskrivningar av kundhandlingar som producerats i samband med Kanta-tjänsterna kan användas som hjälp för att identifiera klienthandlingar inom socialvården. Beskrivningarna har utarbetats för digitalt informationsmaterial. De är inte till alla delar direkt tillämpliga på analoga handlingar. De viktigaste hjälpmedlen som utarbetats i samband med Kanta-tjänsterna är: