Förvaring och arkivering
De uppgifter som ska arkiveras förvaras i första hand i digital form. Det analoga materialets användbarhet kan förbättras genom digitalisering.
Kommunen svarar för arkiveringen av den dokumentinformation som skapas inom dess verksamhet och som Riksarkivet bestämt att ska förvaras varaktigt. I den kommunala aktörens arkiv ingår typiskt det gamla pappersarkivet samt digitalt material som kontinuerligt bildas.
I fortsättningen är digital arkivering det primära sättet att arkivera. Användbarheten för och tillgängligheten till digitalt material säkerställs genom livscykelplanering, beskrivningar av informationsmaterial, förvaltande av användarrättigheter och lämpliga dataskydds- och informationssäkerhetsförfaranden.
I fråga om det analoga pappersarkivet ska kommunen sörja för materialets användbarhet och beständighet. Tillgången stöds av förstöringen av de handlingar som ska förvaras en bestämd tid, av god ordning och förtecknande av de handlingar som ska arkiveras samt av på förhand planerade rutiner för informationstjänsten. Förvaringsmedlen och arkivutrymmenas skick och förhållanden inverkar i sin tur på beständigheten.
Om du planerar digitalisering av pappersmaterial som ingår i arkivet, börja med att läsa anvisningarna på Digitaliseringssidan.
Riksarkivets Tjänst för digital arkivering utvidgas år 2025 så att den blir tillgänglig för hela den offentliga förvaltningen. Det betyder bland annat att även kommuner i fortsättningen kan arkivera sina material hos Riksarkivet. Läs mer om utvidgningsprojektet.
