Digitalisering

Digitalisering innebär att digitalt material i analog form - till exempel papper, mikrofilm - omvandlas till digital form. När det gäller handlingar och arkiv ska särskilt kraven och anvisningarna för digitalisering av dem beaktas. Riksarkivets anvisningar gäller digitaliseringen av de handlingar som ska arkiveras.

Digitalisering betraktas vanligen som en process. Att skanna eller beskriva en handling är ett steg i processen. Före det kommer identifieringen, beredningen och överföringen av material som ska digitaliseras.

Efter skanningen ska man se till både hanteringen av digitaliserat analogt material och kvaliteten, lagringen, bevarandet och tillgängliggörandet av de filer och uppgifter som producerats vid digitaliseringen.

Syftet med digitaliseringen är att generera autentiska digitala beviskraftiga exemplar av data som ursprungligen genererades i analog form. Den analoga handlingens innehåll måste alltid överföras till en ny form helt och hållet - i sin helhet och korrekt. Det ska också vara möjligt att övervaka att informationen är fullständig i alla skeden av dess livscykel.

Vi rekommenderar att arkiverade handlingar (som enligt arkivlagen förvaras varaktigt) alltid digitaliseras i enlighet med Riksarkivets anvisningar om digitalisering. På så sätt säkerställs den höga kvaliteten på digitaliseringen samt att materialet inte behöver digitaliseras igen före överföringen till Riksarkivet.

Observera att det material som ska digitaliseras ska ha Riksarkivets gällande gallringsbeslut, dvs. Riksarkivets beslut om dokumentinformation som ska arkiveras och/eller hur de ska bevaras. Med Riksarkivets beslut av den 8 december 2023 (KA/15927/28.02.01/2023) behöver granskningsbeslut inte längre ha en lagringsform i enlighet med ramvillkoren för beslutet.

Om det inte finns ett gallringsbeslut, läs webbplatsen för tjänsten för bevarande och gallring och förbered dig på att lämna en gallringsframställan till Riksarkivet.  

Styransvar för digitalisering 

Ansvaret för styrningen av digitaliseringen och omvandlingen till digitalt format delas mellan Riksarkivet och informationshanteringsnämnden.

Med stöd av lagen om informationshantering (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019, 5 kap. 19.1 §) styr informationshanteringsnämnden omvandlingen av handlingar till elektroniskt format. Denna paragraf tillämpas från och med den 1 januari 2022.  

Riksarkivet styr digitaliseringen av handlingar som ska arkiveras, kraven på arkivering av handlingar som ska digitaliseras samt förstöringen av analoga handlingar med stöd av arkivlagen 831/1994 (4 kap. 11 § och 14 a §) samt 5 kap. 21 § i kommunikationslagen (lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 13/2003).

Om Riksarkivets digitaliseringspecifikationer kan du läsa mer här.