Arkiveringslagens begrepp och tillämpningsområde

Begreppen i arkiveringslagen

Arkivering

• Enligt arkiveringslagen omfattar arkivering åtgärder som hänför sig till fastställande av det arkivvärde för handlingar och informationsmaterial som är av allmänt intresse samt till en säker förvaring av dem för kommande generationer och säkerställande av tillgången till dem och deras användbarhet (2 §).
• Arkivering innebär också en livscykelhändelse där livscykelfasen för de dokumentära uppgifter som ska arkiveras övergår från förvaringsfasen till arkivfasen när deras förvaringstid har löpt ut.
  • Arkivering tas inte upp i denna mening i arkiveringslagen eller i den tillhörande propositionen till regeringen.

Arkiveringsbeslut (i arkivlagen granskningsbeslutet)

• Endast ett nytt begrepp, motsvarar till sin betydelse ett granskningsbeslut.
• Som nytt begrepp även allmänt arkiveringsbeslut.

Ska arkiveras (ska förvaras permanent enligt arkivlagen)

• I allmän bemärkelse innebär "ska arkiveras" det som genom ett arkiveringsbeslut har fastställts att ska arkiveras – på samma sätt som "ska förvaras varaktigt" i den gamla lagen.

Arkivkopia

• Riksarkivet har rätt att få en kopia (ett utdrag) av ett elektroniskt informationsmaterial vars innehåll är föränderligt för forskningsändamål (15 §).

Begreppsparet Handlingar och informationsmaterial (i arkivlagen handlingar)

• Uttrycket säkerställer en tillräcklig täckning och begriplighet.

Nationella informationsresursen för arkiv

• Avser handlingar och informationsmaterial, både digitala och analoga, som Riksarkivet innehar och förfogar över.
• Den nationella informationsresursen för arkiv är inte ett fysiskt utan ett logiskt informationslager. Den motsvarar nuläget. Det nya är att handlingar och informationsmaterial, som utgör en helhet som innehas av Riksarkivet, namnges på detta sätt.

Informationssäker driftmiljö

• I en informationssäker driftmiljö kan Riksarkivet ge andra än myndigheter visningsförbindelse till handlingar och annan motsvarande information som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter i den nationella informationsresursen.

Myndighetshandling

• Arkiveringslagen tillämpas på myndighetshandlingar som har uppkommit i myndighetens verksamhet.

Myndighet (i arkivlagen arkivbildaren)

 

Begrepp som saknas i arkiveringslagen

Arkiv

• ”Arkiv” är ett etablerat allmänt begrepp och ett begrepp inom arkivbranschen, även om det saknas i den nya arkiveringslagens begreppsapparat.
• Begreppet har raderats från arkiveringslagen på grund av dess mångtydighet.

Arkivbildningsplan

• I fortsättningen används en informationshanteringsmodell eller en separat arkiveringsplan vid planeringen av arkivering.

Arkivfunktion

• Istället för arkivfunktionen, föreskriver arkiveringslagen myndighetens skyldigheter när det gäller planeringen av arkivering. Planeringen sker som en del av informationshanteringen.

Arkivbildare

• Arkiveringslagens tillämpningsområde är kopplat till offentlighetslagens myndighetsdefinition, inte till begreppet arkivbildare.
• Arkivbildare förblir ett begrepp inom arkivbranschen.

 

Arkiveringslagens tillämpningsområde

Förtydliganden av tillämpningsområdet

Arkiveringslagen tillämpas i huvudsak på samma sätt och på samma aktörer som arkivlagen. I vissa avseenden har bestämmelserna förtydligats och tillämpningsområdet har angetts på olika sätt.

I följande tabell (tabell 1) framställs förtydliganden och nya formuleringar gällande tillämpningsområdet mer i detalj.

Arkiveringslagen innehåller följande ändringar i tillämpningsområdet jämfört med den tidigare arkivlagen:

• Tillämpningsområdet kopplas till offentlighetslagens myndighetsdefinition och man avstår från det separata begreppet arkivbildare.
• Utrikesförvaltningen är i fortsättningen överföringsskyldig. Det tidigare undantaget som fanns i arkivlagen avlägsnades.
• När det gäller myndigheterna inom ett välfärdsområde och en välfärdssamkommun samt de kommunala myndigheterna ska de rättigheter och uppgifter som föreskrivs myndigheten i 11, 12 och 14 § och 2 mom. i 15 § i arkiveringslagen i fortsättningen höra till informationshanteringsenheterna.

Tillämpningsområdets begränsningar

Samma aktörer som enligt den tidigare arkivlagen inte omfattades av dess tillämpningsområde faller också utanför arkiveringslagen. Arkiveringslagen gäller inte följande aktörer alls eller endast delvis:

• Arkiveringen av handlingar från myndigheter inom den evangelisk-lutherska kyrkan regleras i kyrkolagen (652/2023). Enligt kyrkolagen (652/2023) tillämpas dock arkiveringslagen på skötseln, planeringen och organiseringen av arkivfunktionen hos en kyrklig myndighet samt på arkivfunktionens uppgifter, om inte annat föreskrivs i kyrkolagen.
• Arkiveringen av republikens presidents handlingar föreskrivs i lagen om republikens presidents kansli (100/2012).
• Arkiveringslagen gäller endast delvis riksdagen och dess ämbetsverk. På riksdagen och dess ämbetsverk tillämpas endast bestämmelser som föreskriver
  • planering av arkivering (7 § 1 mom.)
  • värdebestämning (8 §)
  • åtgärder för informationshantering i fråga om handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras (11 § 1 och 2 mom.)
  • omvandling av handlingar till elektroniskt format (12 § 1 mom.)
  • överföring av andra myndigheters handlingar till den nationella informationsresursen för arkiv (14 §)
  • förvaring av handlingar hos Riksarkivet (21 §).
• Riksarkivet kan inte ge närmare bestämmelser om de i paragraferna nämnda sakerna till riksdagen eller dess ämbetsverk.
• Arkiveringslagen tillämpas på statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland med de begränsningar som föreskrivs i 30 § 17 punkten i självstyrelselagen för Åland (1144/1991).