Beskrivning av arkivering och dokumenthantering
Sedan 1980-talet har man försökt hantera handlingar och information med olika planer. Deras gemensamma mål är att stödja hanteringen av informationens livscykel och informationens användbarhet samt att besvara frågan om vilken information myndigheten äger och vilken information den ansvarar för.
Den arkivbildningsplan (AMS) som föreskrivs i arkivlagen innehåller de handlingar som tillkommer i myndigheternas verksamhet och handlingarnas förvaringstider och förvaringssätt, och är särskilt lämplig för hanteringen av analogt material. Till AMS-guiden (pdf, på finska).
I början av 2000-talet utvecklades en plan för informationsstyrning (TOS) för förvaltning av digital information som bygger på verksamhetsbaserad klassificering och fungerar som ett integrerat verktyg för skapande av metadata och hantering av livscykeln i informationssystemet.
Informationshanteringsmodellen (THM) bygger på lagen om informationshantering (2019). Den strävar efter att hantera en större helhet än tidigare samt att minska överlappande beskrivningar, och kan innehålla tidigare beskrivningar, till exempel AMS och TOS. Informationsförvaltningsnämnden har utfärdat en rekommendation om innehållet i informationshanteringsmodellen.
Beskrivningen ur perspektiven livscykel och arkivering
- arkivlagen
- planering och hantering av informationens livscykeltiedon i en analog miljö
- SÄHKE2-normen och JHS 191 -rekommendationen (2015)
- är ingen skriftlig beskrivning eller anvisning, integreras i informationssystemet
- lagen om informationshantering
- planering av och skyldigheter i fråga om informationshanteringen
- informationssäkerhet, utlämnande av uppgifter och metoder för dataöverföring
Läs mer om informationsstyrning
I enlighet med Riksarkivets SÄHKE2-föreskrift baserar sig kontrollen och livscykelhanteringen (eng. lifecycle management) av informationshanteringen i ett informationssystem på informationsstyrning, dvs. på en elektronisk arkivbildningsplan (informationsstyrningsplan, TOS).
Till form och innehåll påminner informationsstyrningsplanen (TOS) om dokumenthanteringens traditionella uppgiftsbaserade planer för förvaringstider (eng. retention schedule, file plan). Till skillnad från dessa är planen inte en skriftlig beskrivning eller anvisning utan integreras i informationssystemet, dvs. i samband med den information som genereras och behandlas.
Principerna för informationsstyrning och de enhetliga strukturerna i informationsstyrningsplanen har vidareutvecklats i rekommendationen JHS 191 (2015).
I praktiken avses med informationsstyrning metadatadefinitioner och därmed baserade hanteringsregler som fungerar i informationssystemens bakgrund. Hanteringsregler är fördefinierade regler som genomför en funktion i ett system. Ett typiskt exempel på en hanteringsregel är automatisk ändring av statusuppgifterna för ett ärende eller en handling.
Ramen för informationsstyrningsplanen är en uppgiftsklassificering eller någon annan motsvarande klassificering, t.ex. tjänsteklassificering, som grundar sig på organisationens verksamheter. I informationsstyrningsplanen kopplas till uppgiftsklassen behandlingsfaserna i anslutning till skötseln av uppdraget, den dokumentinformation som de ger upphov till samt standardmetadatavärden, t.ex. användningsbegränsningar, förvaringstid eller sekretesstid. Användaren behöver då inte lägga till denna information.
Bild: Bakgrunden till informationsstyrningen är en allmän modellering av ärendehanteringssystemen, där processen delas upp i behandlingsfaser. En behandlingsfas kan omfatta en eller flera handlingstyper. Åtgärderna motsvarar behandlingsfaserna och varje handling motsvaras av en handlingstyp.
Principerna för informationsstyrning och informationsstyrningsplaner är att processer och standardmetadata i tillämpliga delar definieras av dem som är experter på själva processen och informationsinnehållet. Resultatet är en beskrivning av behandlingsprocessen, dvs. de behandlingsfaser, åtgärder och hanteringsregler som fastställts för utförandet av uppgiften.
Med hjälp av metadata, beskrivningar av behandlingsprocesser och hanteringsregler automatiserar informationsstyrningen behandlingen av dokumentinformation. När information skapas eller behandlas skapar informationssystemet en del av tillhörande metadata, en del av metadata skapas av användarna i olika roller och en del av metadatavärdena fås direkt från informationsstyrningsplanen.
Exempel
Handlingen är kopplad till behandlingsfasen i informationssystemet och därmed till rätt ärende. Samtidigt får handlingen automatiskt som metadata en förvaringstid via informationsstyrningsplanen. Denna information, tillsammans med värdet av metadata för beräkning av förvaringstiden, tidsangivelserna och de hanteringsregler som införts i systemet och andra funktioner, gör det möjligt att hantera förstöringen eller arkiveringen av informationen efter att förvaringstiden löpt ut.
Beskrivningen av metadata som föreskrivs i särskild lagstiftning eller genom branschpraxis i TOS ska bedömas utifrån organisationens egen nytta.
En planmässig och centraliserad informationshantering stöder automatisering, enhetlighet och interoperabilitet. Informationsstyrningen kan genomföras antingen med hjälp av ett centraliserat informationsstyrningssystem eller informationssystemspecifikt eller processpecifikt, beroende på vad som är ändamålsenligt.
Arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen innehåller typiskt organisationens nuvarande verksamheter och material som ständigt bildas. Ur arkivhanteringens synvinkel är det viktigt att myndigheten även har beskrivningar av de informationsmaterial som inte längre samlas in.
Den uppgift och uppgiftskategori som används i arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen är en aspekt av den information som dokumenterar informationens kontext, hantering och andra skeden av livscykeln. När handlingar upprättas, tas emot och behandlas anknyter de dessutom till bl.a.
- annat informationsmaterial
- olika driftprocesser
- olika aktörer - till exempel upprättaren, mottagaren, informationshanteringsenheten, enheten
- plats och plats - stad, mark, fastighet, byggnad
- olika tidpunkter - tid för utarbetande, tidpunkt för färdigställande, överföringstid
Läs mer om uppgiftsklassificering
Klassificeringen av information är ett traditionellt verktyg för informationshantering. Vid klassificeringen bildas klasser som anger förhållandet mellan ärenden och information. Under samma klass sammanförs den information och de ärenden som har gemensamma kännetecken eller egenskaper. Klassificeringen bidrar till att informationsmaterial kan förstås och hittas. Klassificeringen ger användaren en överblick över t.ex. informationen i informationssystemet. Vid informationssökning kan klassificeringen användas både när man bläddrar bland information och vidgar eller preciserar sökresultatet.
Viktiga verktyg för dokumenthantering och arkivering både i Finland och internationellt har länge varit en uppgiftsklassificering som baserar sig på aktörens uppgifter (i betydelsen verksamheter). Den har undan för undan ersatt den tidigare klassificeringen av uppgifter som baserar sig på ärendegrupper. I Finland är uppgiftsklassificeringen etablerad som en förteckning över organisationens lagstadgade verksamheter, stödfunktioner och administrativa verksamhet. Vid utförandet av dessa uppgifter utarbetas och tas emot information (informationsmaterial) som organisationen förvarar i form av informationslager och bevis.
En fördel med uppgiftsklassificeringen är dess relativa varaktighet. Klassificeringen grundar sig inte på organisationsstruktur, tjänstebenämningar, processer, informationssystem eller handlingar som ofta förändras.
Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (pdf) bygger på verksamhetsbaserad värdebedömning. Dokumentinformationens arkivvärde beror, förutom på andra kriterier, på hur stor roll den spelar i samhället. Med verksamhetens betydelse avses verksamhetens inverkan på samhället och dess utveckling, på allmänheten och på miljön. Verksamhetens betydelse kan bedömas i förhållande till andra verksamheter inom den offentliga förvaltningen samt till tidens allmänna samhällsvärden.