Instruktionsbank
Riksarkivet styr och stöder myndigheters dokumenthantering och arkivfunktion genom att ge föreskrifter, anvisningar, rekommendationer och vägledningar. Du kan bekanta dig med dem på denna sida.
Även privata arkiv kan överföras till Riksarkivet. Anvisningar hittar du under avsnittet Privata arkiv i instruktionsbanken.
Gallringsbeslut samt upphävda föreskrifter och anvisningar finner du på separata undersidor.
En del normer finns endast på finska. Se finska version av Instruktionsbank här.
Bekanta dig med instruktionsbanken!
Bevarande och gallring
- Riksarkivets krav på digitalisering som syftar till förstöring 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)
- Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiveras 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)
- Promemoria: Bevarandeanalys och fastställande av varaktig förvaring av patientjournaler 1956–2020 (pdf, på finska)
Föreskrifter som gäller arkivering
- Norm som pdf-fil (AL/19699/07.01.01.00/2012)
- Riksarkivet har förlängt normens giltighet 20.9.2018 tills vidare.
Rekommendationer och guider som gäller arkivering
- Grundläggande metadata för informationsmaterial som ska arkiveras (pdf)
- Bilaga 1 Grundläggande metadata för informationsmaterial som ska arkiveras (Excel)
Denna rekommendation gäller arkivmetadata för informationsmaterial inom offentlig förvaltning. Den är avsedd att användas vid utveckling av informationshanteringsprocesser och -lösningar för behandling av informationsmaterial som ska arkiveras.
Rekommendationen ger en allmän och utvidgningsbar referensram för arkivbeskrivning. De grundläggande metadata som specificeras är en förutsättning för informationsmaterialets användbarhet i en arkivalisk verksamhets- och användningskontext och hjälper berörda att beakta arkiveringskraven och -behoven under livscykeln för information.
Specifikationen av grundläggande metadata bygger på den internationella RiC-CM-konceptmodellen för arkivbeskrivning, som bl.a. utgår från ISO 23081-standarden för metadata inom dokumentförvaltning. RiC-CM-specifikationerna tar hänsyn till beskrivningar enligt tidigare internationella standarder, och grundläggande arkivmetadata kan även samordnas med beskrivningar som utgått från 1997 års beskrivnings- och katalogiseringsregler.
Läs mer: Metadata och arkivbeskrivning.
- Riksarkivets bestämmelse om behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information (AL 9815/07.01.01.00/2008) är en omfattande sammanställning av metadata och krav som gäller elektronisk dokumenthantering och arkivering samt en anvisning om hur de ska samordnas.
- SÄHKE2 som trädde i kraft 2009 har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och uppdateras inte längre.
- Innehållet i SÄHKE2 kan fortfarande utnyttjas vid planering och genomförande av arkivering. Utnyttjandet stöds av Riksarkivets rekommendation om utnyttjande av SÄHKE2-metadatamodellen (KA/12266/07.01.01.00/2022) som innehåller tillämpningsanvisningar för SÄHKE2-metadata och metadatamodellen (SÄHKE2-metadatamodellen, version 1.3, 18.3.2020). Rekommendationen behandlar definitionerna i SÄHKE2, särskilt med tanke på arkivering av information, och innehåller kommentarer om metadatamodellen i SÄHKE2 med synpunkter som hänför sig till ändringar i lagstiftningen.
- I och med informationshanteringslagen (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019) är styrningen av ärendehanteringen i första hand Informationshanteringsnämndens uppgift. Metadata för ärendehantering specificeras i Informationshanteringsnämndens rekommendation om metadata för ärendehantering.
- I rekommendationen har beaktats de skyldigheter enligt 21, 25, 26 och 27 § i informationshanteringslagen som gäller definitionen av behovet att förvara informationsmaterial samt registrering och uppgifter i ärenderegister.
- Specifikationerna i SÄHKE2 är oberoende av informationssystem och tar inte ställning till tekniska lösningar eller systemarkitekturer. Användaren definierar hur innehållet i SÄHKE2 används.
- Överensstämmelsen med SÄHKE2 är en stödd struktur för överföring till Riksarkivets Tjänst för digital arkivering. Vid överföring av digitalt material ska man iaktta gällande överföringsanvisningarna och anvisningarna om godkända filformat för förvaring (finns endast på finska).
- Rekommendation som pdf-fil (KA/12266/07.01.01.00/2022)
- Bilaga 1 (pdf)
- Bilaga 2 (pdf)
Digitalisering
- Specificationer som pdf-fil (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)
-
Exempel 1 av leveranspaketet (se sidan 16 av anvisningen, esimerkkipakettiJPEG2020.tar)
-
Exempel 2 av leveranspaketet (se sidan 16 av anvisningen, esimerkkipakettiTIF2020.tar)
Precisering angående Riksarkivets specifikationer för digitaliseringen
MIX-metadatans schema (version 2) enligt internationella specifikationer har ett element som heter iccProfileURI. I beskrivningen av schemat och i Riksarkivets specifikationer för digitaliseringen är namnet i formen enligt version 1: iccProfileURL. Även Riksarkivets valideringsverktyg för digitaliserat material godkänner för närvarande formen iccProfileURL.
I digitaliserat material som överförs till Riksarkivet ska man använda formen enligt schemat iccProfileURI. När det gäller valideringsverktyget och specifikationerna strävar vi efter att åtgärda formen så snart som möjligt.
Överföringar - Tjänsten för digital arkivering
- Tjänstebeskrivning (pdf)
- Centrala begrepp i tjänsten för digital arkivering (pdf)
- Förklaringar till de begrepp som används i tjänsten.
- Förvaring och arkivering med tanke på överföring av informationsmaterial (pdf)
- Innebörden av begreppen förvaring och arkivering.
- Överföringsavtal (pdf)
- Överföringsplan (word, på finska)
- Överlåtaren anger i överföringsplanen närmare uppgifter om det material som ska överföras.
- Riskbedömningsblankett (excel)
- Syftet med riskbedömningen är att kartlägga risker som hänför sig till långvarig eller varaktig digital förvaring och arkivering av ursprungligen digitala informationsmaterial.
- Kontrollista för överlåtare (pdf)
- Kontrollistan är ett smidigt sätt att följa upp hur ditt ansvar har uppfyllts.
- Metadatablankett (excel)
- Blankett för metadata, som ska fyllas i med erforderliga uppgifter innan materialet överförs. Kom överens med tjänsten för digital arkivering om vilka tabeller för beskrivningar som ska fyllas i för överföringen.
- Skapa SÄHKE2-överföringspaket (pdf)
- I anvisningen beskrivs hur ett SÄHKE2-överföringspaket med data från överlåtarens informationssystem skapas för överföring till Riksarkivet.
- Strukturerat informationsmaterial – skapa överföringspaket (pdf, på finska)
- Att skapa överföringspaket av strukturerat informationsmaterial och av digitala diarier.
- Digitaliserat bildmaterial - skapa överföringspaket (pdf)
- Anvisning om överföring av material som en myndighet har digitaliserat själv till Riksarkivet.
- Övrigt digitalt informationsmaterial - skapa överföringspaket (pdf)
- Krav på mottagna filer (pdf, på finska)
- Krav på filer som ska tas emot i Riksarkivet. Innehåller en förteckning över godkända filformat. Förteckningen uppdateras kontinuerligt.
- Instruktionsvideor (på finska)
Övriga anvisningar och rekommendationer
Kommunala handlingars förvaringstider, delar 1-5 (pdf)
- Allmän förvaltning
- Ekonomiförvaltning
- Personal och förtroendevalda
- Materialförvaltningen/logistiken, bespisning, textil- och klädvård
- Fastighets- och byggfunktionen
Kommunala handlingars förvaringstider, delar 12-13 (pdf)
- Undervisningsväsendet
- Bildningsväsendet
Riksarkivet publicerad år 2015 ett utkast till en nationell arkivbeskrivningskonceptmodell (pdf, på finska). I detta beaktades arbetet utfört av EGAD-arbetsgruppen (established by ICA, International Council on Archives) som sattes upp av den internationella arkivkommittén (ICA) år 2012. Som ett resultat av EGAD-gruppens arbete publicerades ett utkast till den internationella Records in Contexts (RiC) -konceptmodellen för arkivbeskrivning hösten 2016. De första officiella versionerna av begreppsmallen och dess formella ontologiversion (RiC-O) publicerades i november 2023.