Henkilö- ja sukuarkistojen käsittelyohje paperimuodossa luovutettavalle aineistolle

Ohjetta voi soveltaa myös silloin, kun valmistelet paperimuodossa olevaa aineistoa digitointia varten.

Aineiston rajaaminen

  • Selvitä aineistoosi liittyvät eri henkilöt ja muut toimijat . Järjestä ja luetteloi eri toimijoiden aineistot erillisiksi kokonaisuuksiksi, jos se on lähtötilanne huomioon ottaen järkevää ja mahdollista.
  • Jos eri toimijoiden aineistot on liitetty toisiinsa aineiston arkistoinnin yhteydessä, niiden fyysinen erottaminen toisistaan ei ole suositeltavaa. Luettelointi ja kuvailu voidaan silti tehdä kustakin henkilöstä/suvusta erikseen.
  • Käytä apuna henkilöiden ja sukujen taustatietoja sisältäviä lähteitä kuten matrikkeleita.

Huomioitavaa

  • Selvitettäviä toimijoita ovat erityisesti ne henkilöt, perheet ja suvut, joiden toiminnan tuloksena arkisto/arkistot ovat syntyneet siten, että aineisto on toimijan laatimaa tai tälle saapunutta. Esimerkiksi jokainen päiväkirjan laatija ja kirjeen vastaanottaja on toimija. Yksityiskirjeenvaihdon osalta myös kirjeen kirjoittajat on hyvä selvittää.

Kunnostaminen

  • Poista aineistosta klemmarit yms. metalliliittimet (myös niitit, ainakin ruostuneet), narut, muoviruoteet, muovitaskut, kuminauhat ja helposti irtoavat teipit.
  • Puhdista varovaisesti irtolika ja pöly.
  • Suorista taitetut, rullautuneet, rypistyneet asiakirjat.
  • Avaa kirjeet kuorista ja suorista ne. Säilytä kuori kirjeen yhteydessä, mikäli itse kirjeestä puuttuu lähettäjä, vastaanottaja tai pvm.
  • Eristä mahdollinen kosteusvaurioita kärsinyt, homeinen tai muuten pahasti vaurioitunut aineisto muusta aineistosta. Ilmoita niistä Kansallisarkistolle.

Huomioitavaa

  • Älä tee sellaisia puhdistus- tai kunnostustoimenpiteitä, jotka voivat vahingoittaa asiakirjoja (esim. teippien irrotus) tai jotka ovat terveydellesi vaarallisia (esim. homeisten asiakirjojen puhdistus).
  • Tutustu home-epäillyn aineiston käsittelyohjeeseen.

-

Kuva: Metalliliittimen jälki asiakirjassa.

Seulonta

  • Poista aineisto, joka ei kuulu arkistoon (esineet, painotuotteet yms.).
  • Poista vähäarvoisempi arkistoaineisto (esim. asiakirjojen kaksoiskappaleet) yksityisarkistojen seulontaohjetta noudattaen. Tutustu seulontaohjeeseen (pdf).
  • Jos olet epävarma jonkin aineiston säilytysarvosta, ota yhteyttä Kansallisarkistoon.
  • Laadi luettelo aineistosta, jonka olet poistanut.

Huomioitavaa

  • Henkilökohtainen muistoarvo ei yksin ole riittävä säilytysperuste.
  • Aineisto, joka seulontaohjeen mukaan on seulottavaa, voi olla säilyttämisen arvoinen osana kokonaisuutta.

Järjestäminen

  • Peruslähtökohta: säilytä aiemmin muodostetut aineistokokonaisuudet ja niille aiemmin luotu järjestys.
  • Jos aineisto on vailla rakennetta ja loogista järjestystä, aineisto järjestetään Kansallisarkiston kanssa yhdessä sovittavaan järjestykseen.
  • Siltä osin kuin aineisto on järjestämätön:
    • Ryhmittele aineistoja valittujen luokitteluperiaatteiden mukaan. Luokitteluperiaate voi olla
      • toiminta, josta aineisto on syntynyt (työura, opiskelu, harrastukset, tutkimustoiminta jne.)
      • aineiston aihe (esim. erilaiset kokoelmat kuten leike- ja valokuvakokoelmat voi järjestää aiheen mukaan)
      • aineiston ulkoinen muoto (lehtileikkeet, suurikokoiset piirustukset, audiovisuaalinen aineisto jne.) tai
      • näiden yhdistelmä
      • tarvittaessa voit vielä luoda myös ryhmän ”Muu aineisto”.
    • Valitse sopiva sisäinen järjestys muodostetuille aineistoryhmille. Esim. yksityiset saapuneet kirjeet järjestetään yleensä lähettäjän mukaan mutta lähetetyt kirjeet (ns. konseptikappaleet) aikajärjestykseen.
  • Kun järjestät aineistoa, älä hävitä aineistojen välisiä aiempia yhteyksiä, vaan tarvittaessa dokumentoi ne.
  • Valokuvat, kartat, piirustukset, AV-aineisto ja muut tekniset tallenteet ovat erityisaineistoja, joiden käsittely ohjeistetaan erikseen.
  • Katso esimerkki henkilöaineiston ryhmittelystä (pdf).

Luettelointi

  • Laadi aineistosta luettelo säilytysvälineen (esim. arkistokotelo, kansio) tarkkuudella tai vaihtoehtoisesti aineistoryhmittäin.
  • Jos laadit säilytysvälinekohtaisen luettelon,
    • numeroi säilytysvälineet juoksevasti.
    • kuvaa kunkin säilytysvälineen sisältö valitun ryhmittelyperiaatteen mukaisesti, esim. aineistotyypeittäin.
  • Jos laadit luettelon aineistoryhmittäin,
    • numeroi säilytysvälineet juoksevasti tai merkitse säilytysvälineisiin mahdollisesti käyttämäsi aineistoryhmien tunnukset (esim. aakkos- tai numerotunnukset).
    • nimeä aineistoryhmät ja merkitse luetteloon jokaisen aineistoryhmän kohdalle, mihin säilytysvälineisiin aineisto sisältyy, tai anna aineistoryhmille tunnukset, jotka merkitään myös vastaaviin säilytysvälineisiin.
    • laadi tarvittaessa tarkempi, aineistoryhmän sisäinen luettelo (joskus luettelo voi olla jopa kappalekohtainen: esim. yksityiskirjeet ja valokuvat luetteloidaan yleensä muuta aineistoa yksityiskohtaisemmin).
  • Merkitse luetteloon vähintään säilytysväline- tai aineistoryhmäkohtaisesti, miltä ajalta aineisto on.

Huomioitavaa

Suojustaminen

  • Kaikki luovutettava aineisto suojustetaan eli sijoitetaan mieluiten arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin kuten arkistokoteloihin.
  • Sijoita aineisto arkistokoteloihin tai vastaaviin säilytysvälineisiin ja suojalehtien sisään. Suojalehdeksi soveltuu esim. arkistokelpoinen kopiopaperi.
  • Pakkaa arkistokotelo aina täyteen, mutta älä sullo koteloon aineistoa, joka ei sinne (taittamatta tai taittumatta) mahdu.
  • Erota suojalehdellä yhden säilytysvälineen sisällä oleva eri aineistoryhmiin kuuluva aineisto tai yhdistä suojalehdellä yhteenkuuluva aineisto. Muussa tapauksessa laita suojalehti säilytysvälineen sisällä olevan aineiston alle ja päälle. Käytä suojalehtiä kohtuudella: runsas suojalehtien käyttö lisää arkiston kokoa.
  • Merkitse tarvittaessa suojalehtiin niiden välissä olevan aineiston sisältöä tarkentavat tiedot. Tiedot merkitään ennen kuin aineisto sijoitetaan suojalehden väliin.

-

Kuva: Vasemmalla oikein täytetty arkistokotelo, oikealla liian täyteen täytetty.

-

Kuva: Suojalehdellä erotettuja aineistoja.

Huomioitavaa

  • Suojustamisen tasosta ja vaadittavista toimenpiteistä voidaan sopia Kansallisarkiston kanssa.
  • Suojustaminen voidaan tehdä Kansallisarkistossa, missä tapauksessa luovuttaja vastaa materiaalikustannuksista.
  • Tutustu ohjeeseen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista.
  • Arkistokelpoisia säilytysvälineitä kuten arkistokoteloita voit ostaa verkkokaupoista.
  • Valokuva- ja muita erityisaineistoja varten on saatavilla niitä varten valmistettuja suojavälineitä. Suurikokoisia aineistoja voidaan suojustaa suojapaperilla (ks. erilliset ohjeet erityisaineistoille).

Nimiömerkinnät

  • Kiinnitä säilytysvälineeseen nimiö ja merkitse nimiöön arkiston nimi (esim. Matti Meikäläisen arkisto, Virtasen suvun arkisto) suuraakkosin sekä säilytysvälineen juokseva numero tai aineistoryhmän tunnus.
  • Tiedot voidaan merkitä myös kynällä suoraan säilytysvälineeseen. Arkistokoteloon tiedot merkitään tällöin lyijykynällä.

-

Kuva: Tee merkinnät arkistokoteloon lyijykynällä.

-

Kuva: Järjestetty ja koteloitu eli suojustettu arkisto.

Huomioitavaa

Kuvailu ja käyttörajoitustiedot

  • Kuvaile aineiston sisältöä (aiheita) omin sanoin kokonaisuutena tai aineistoryhmittäin.
  • Kuvaile henkilöä tai sukua, jonka toiminnan tuloksena aineisto on syntynyt (esim. kaikki nimet, elinvuodet, työuran keskeiset vaiheet, harrastukset, tärkeimmät sukulaisuussuhteet).
  • Kuvaile aineiston aiempaan omistukseen ja säilytykseen liittyvät oleelliset tiedot.
  • Merkitse mahdolliset aineistoa tai sen osaa koskevat lainsäädäntöön perustuvat rajoitustiedot arkistoluetteloon (Kansallisarkiston aineistoexceliin) kyseisen kuvailtavan kohteen yhteyteen.
  • Mahdollinen luovutussopimukseen perustuva käyttörajoitus sovitaan vastaanottavan toimipaikan kanssa ja kirjataan luovutussopimukseen.

Huomioitavaa

  • Kuvailu tarkoittaa tietojen antamista aineistosta, sen määrästä, sisällöstä ja synnystä, toimijoista, jotka sen ovat tuottaneet ja joiden hallussa se on ollut jne. 
  • Katso erityisohje valokuvien tunnistamisesta ja kuvailusta.
  • Sisältääkö aineisto tietosuojalainsäädännössä määriteltyjä erityisiä henkilötietoja?
  • Sisältääkö aineiston jonkin muun lain perusteella salassa pidettäväksi määrättyjä tietoja?