Anvisningar om behandling av person- och släktarkiv

Denna anvisning kan också tillämpas när du förbereder material i pappersformat för digitalisering.

Avgränsande av material

  • Utred olika aktörer. Ordna och katalogisera material från olika aktörer till skilda helheter, om det av hänsyn till utgångspunkten är logiskt och möjligt.
  • Om man i samband med arkiveringen har kombinerat material från olika aktörer, är det inte att rekommendera att man fysiskt skiljer på dem. Man kan ändå göra en skild katalogisering och beskrivning av varje person/släkt.
  • Använd som hjälp källor så som matriklar som innehåller bakgrundsinformation om olika personer och släkter.

Notera

  • Aktörer som bör utredas är speciellt de personer, familjer och släkter, vars verksamhet ligger som grund till att arkiv/arkiven uppstått, så att materialet är utarbetat av aktören eller har anlänt till aktören. Till exempel så är varje dagboksförfattare och mottagare av ett brev aktörer. När det gäller privat brevväxling bör även brevskrivarna utredas.

Restaurering

  • Avlägsna klämmare o.d. metallklämmor från materialet (även nitar, åtminstone de rostiga), band, plastspiraler, plastfickor, gummiband och tejp som lätt lossnar.
  • Rengör varsamt smuts och damm som sitter löst.
  • Räta ut vikta, rullade, skrynkliga dokument.
  • Öppna upp brev från sina kuvert och räta ut dem. Förvara kuvertet i samband med brevet, om själva brevet saknar avsändare, mottagare eller datum.
  • Skilj åt material som lidit av fuktskador, mögel- eller annat allvarligt skadat material från övrigt material. Meddela om dem till Riksarkivet.

Notera

-

Bild: Spår av klämmare i papper.

Gallring

  • Avlägsna material som inte hör till ett arkiv (föremål, tryckprodukter osv.).
  • Avlägsna arkivmaterial med mindre värde (t.ex. dubletter av dokument) genom att följa gallringsanvisning för privatarkiv. Bekanta dig med gallringsanvisning (pdf).
  • Om du är osäker över materialets förvaringsvärde, kontakta Riksarkivet.
  • Skriv en förteckning över materialet du har avlägsnat.

Notera

  • Ett personligt minnesvärde är inte ensamt ett tillräckligt skäl för bevarande.
  • Observera att om materialet innehåller något att gallra enligt anvisningen om gallring, kan materialet vara värt att förvara som en del av en helhet.

Organisering

  • Grundutgångspunkt: bevara tidigare skapade materialhelheter och ordningen som skapats för dem.
  • Om materialet saknar struktur och logisk ordning, sorteras materialet enligt överenskommen ordning tillsammans med Riksarkivet.
  • I den mån som materialet är osorterat:
    • Gruppera materialet enligt valda klassificeringsprinciper. Klassificeringsprincipen kan vara:
      • verksamhet, inom vilken materialet har uppstått (karriär, studier, hobbyer, undersökningsverksamhet osv.)
      • materialets tema (t.ex. kan olika samlingar så som urklipps- och fotografisamlingar sorteras enligt tema)
      • materialets yttre form (tidningsurklipp, stora ritningar, audivisuellt material osv.) eller
      • en kombination av dessa
      • vid behov kan du även skapa en grupp ”Övrigt material”
    • Välj en lämplig intern ordning för materialgrupperna som bildats. T.ex. privata brev som anlänt sorteras oftast enligt avsändaren, men brev som skickats (s.k. konceptexemplar) enligt tidpunkt.
  • När du sorterar materialet, förstör inte tidigare samband mellan materialen, utan dokumentera dem vid behov.
  • Fotografier, kartor, ritningar, av-material och övriga tekniska inspelningar är specialmaterial, och de har egna handläggningsanvisningar.
  • Titta på exemplet för kategorisering av personmaterial (pdf på finska).

Katalogisering

  • Skriv en förteckning över materialet med noggrannhet enligt förvaringsredskap (t.ex. arkivhölje, mapp) eller alternativt enligt materialgruppen.
  • Om du skriver en förteckning enligt förvaringsredskap
    • numrera förvaringsredskapen löpande
    • beskriv innehållet i varje förvaringsredskap enligt grupperingsprincipen, t.ex. enligt materialtyp
  • Om du skriver en förteckning enligt materialgrupp
    • numrera förvaringsredskapen löpande eller markera materialgruppens beteckning som du eventuellt använt (t.ex. bokstavs- eller sifferbeteckning) på förvaringsredskapen
    • namnge materialgrupperna och markera i förteckningen vid varje materialgrupp i vilket förvaringsredskap materialet ingår, eller ge en beteckning åt materialgruppen som också skrivs ut på motsvarande förvaringsredskap
    • skriv vid behov en mer utförlig förteckning inom materialgruppen (ibland kan förteckningen till och med vara objektspecifik: t.ex. så katalogiserar man ofta privatbrev och fotografier mer detaljerat än övrigt material)
  • Markera i förteckningen från vilken tid materialet är, åtminstone enligt förvaringsredskap eller materialgrupp.

Notera

Skyddande

  • Allt material som överlåts skyddas dvs. placeras helst i arkivdugliga förvaringsredskap så som arkivhöljen.
  • Lägg materialet i arkivhöljen (el.d.) och i mellan skyddsblad. Som skyddsblad lämpar sig t.ex. arkivdugligt kopieringspapper.
  • Packa alltid arkivhöljen fulla, men tryck inte in material som inte ryms (utan att vikas eller bli vikt).
  • Skilj åt med skyddsblad om förvaringsredskapet innehåller material från olika materialgrupper, eller kombinera material som hör ihop med skyddsblad. I övriga fall, lägg ett skyddsblad på och under materialet i skyddshöljet. Använd skyddsblad med måtta: en riklig användning ökar arkivets storlek.
  • Markera vid behov preciserande uppgifter på skyddsbladen om innehållet i materialet inuti. Uppgifterna skrivs på innan man lägger materialet mellan skyddsbladen.

-

Bild: Till höger ett överfullt arkivhölje.

-

Bild: Material åtskilda av skyddsblad.

Notera

  • Om nivån på skyddandet och om åtgärder som krävs avtalas med Riksarkivet.
  • Skyddandet kan ske på Riksarkivet, men då står överlåtaren för materialkostnaderna.
  • Bekanta dig med anvisning om material som används för att skydda varaktigt förvarade dokument (på finska).
  • Arkivdugliga förvaringsredskap, t.ex. arkivhöljen, kan köpas från webbutiker.
  • För fotografiska och övriga specialmaterial finns det skyddsredskap tillverkade för dem.
    Stora material kan skyddas med skyddspapper (se skilda anvisningar för specialmaterial).

Etikettanteckningar

  • Fäst en etikett på förvaringsredskapet och markera arkivets namn på etiketten (t.ex. Matti Meikäläinens arkiv, arkiv över släkten Virtanen) med versaler samt förvaringsredskapets löpande nummer eller materialgruppens beteckning.
  • Uppgifterna kan även skrivas direkt på förvaringsredskapet med penna. Uppgifter på arkivhöljet skrivs då med blyertspenna.

-

Bild: Skriva anteckningar med blyertspenna.

-

Bild: Sorterat och skyddat arkiv.

Notera

  • Numret på förvaringsenheten markeras i arkivförteckningen​​​​ (Riksarkivets materialexcel) bredvid den aktuella enheten.

Beskrivning och användningsbegränsningar

  • Beskriv materialets innehåll (teman) med egna ord som en helhet eller som materialgrupper.
  • Beskriv en person eller släkt, vars verksamhet har lett till att materialet skapades (t.ex. alla namn, levnadsår, viktiga skeden av karriären, hobbyer, viktigaste släktförhållanden).
  • Beskriv viktiga uppgifter om materialets tidigare ägoförhållande och förvaring.
  • Markera möjliga användarbegränsningar enligt lagstiftningen på materialet eller delar av materialet i arkivkatalogen (Riksarkivets materialexcel) i samband med beskrivningen av ett material.
  • En möjlig användningsbegränsning som baserar sig på överlåtelseavtalet avtalas tillsammans med det mottagande verksamhetsstället och antecknas i överlåtelseavtalet.

Notera

  • En beskrivning betyder att man ger uppgifter om materialet, mängden, innehållet och hur det uppstått, aktörer som har producerat det och som haft det i sin ägo osv.
  • Se specialanvisningar om behandling av fotografier.
  • Innehåller materialet särskilda kategorier av personuppgifter som definierats i dataskyddslagstiftningen?
  • Innehåller materialet andra uppgifter som bör hemlighållas på basis av en annan lag?